Le dossier de conformité réglementaire du livre de police

La première planche pose la méthode suivie par tout le dossier. À gauche, les cinq exigences que la réglementation impose à un registre tenu sous forme numérique : intégrité des données, intangibilité, sécurité, conservation pendant dix ans, présentation en cas de contrôle. À droite, le dispositif qui répond à chacune, nommé précisément — empreintes SHA-256 et chaînage, extrait imprimable daté, hébergement dans l’Union européenne, archivage et dossier de preuve, exports. Entre les deux, une chaîne en quatre temps : le texte, les mécanismes, la preuve, le contrôle. C’est cet enchaînement qui sépare une conformité démontrée d’une conformité affirmée.

Un registre tenu à part est un registre qui prend du retard. Ici l’objet est saisi une fois, à l’achat, et cette fiche unique alimente ensuite tout le reste : le registre légal, le suivi de stock — entré, préparé, en vente, vendu, en dépôt —, les devis, factures et avoirs, la facturation électronique au format Factur-X, la vitrine ou le catalogue en ligne, et les écrans mobiles utilisés en réserve ou en déplacement. Aucune double saisie, donc aucune divergence possible entre ce que dit le registre et ce que dit la caisse.

Plutôt que de signaler une erreur après coup, le logiciel refuse de sceller une écriture à laquelle il manque une mention obligatoire. La saisie est guidée en cinq temps, et chaque écran énumère ce que le code pénal réclame : nom, prénoms ou dénomination, domicile ou siège, puis nature, numéro, date et autorité de délivrance de la pièce d’identité ; description précise, provenance, signes d’identification ou numéros de série ; prix d’achat ou valeur vénale et mode de règlement. Un brouillon reste possible, et se complète plus tard. Une écriture scellée, elle, est complète par construction — et l’identité du vendeur y est figée.

Sept étapes, de gauche à droite. L’écriture est validée puis acceptée dans le registre ; son empreinte SHA-256 est calculée ; cette empreinte incorpore celle de l’écriture précédente, ce qui forme une chaîne ; un scellement quotidien couvre l’ensemble du registre, y compris les jours sans activité ; ce scellement est horodaté par des autorités extérieures selon la norme RFC 3161 ; il est ancré dans une chaîne de blocs publique ; enfin un contrôle nocturne recalcule le tout et suspend l’écriture officielle en cas d’anomalie critique. Les quatre points portés à droite — intangibilité au niveau du moteur de base de données, prévention et détection, verrouillage armé, preuves vérifiables par un tiers — ne sont exigés par aucun texte.

L’arrêté du 15 mai 2020 fixe en annexe le modèle du registre : numéro d’ordre, date, description et provenance, vendeur ou déposant, pièce d’identité, prix ou valeur et mode de règlement, mention du code du patrimoine. L’extrait produit reprend ces rubriques, dans cet ordre. Il se présente sous quatre formes complémentaires, selon l’interlocuteur : un écran en lecture seule pour consulter sans risque de modification, un extrait imprimable daté à présenter lors d’un contrôle, des exports structurés — CSV, JSON, PDF — pour un expert-comptable ou un conseil, et un dossier de preuve autonome qui réunit textes, mécanismes et preuves.

Une écriture validée ne peut être ni modifiée ni supprimée. Une correction n’écrase rien : elle crée une nouvelle écriture, liée à l’originale, qui enregistre le champ corrigé, l’ancienne valeur, la nouvelle, le motif, l’auteur et le rang de l’écriture d’origine. De même, un objet vendu ne disparaît pas du registre : il sort du stock par un mouvement ajouté. L’historique reste donc complet et chronologique, chaque écriture porte nominativement son auteur, et un extrait officiel restitue toutes les étapes de vie de l’objet, de bout en bout.

L’article R.321-6-1 du code pénal impose dix ans de conservation à compter de l’enregistrement de chaque donnée : le délai court écriture par écriture, et non à la clôture d’un exercice. La frise distingue trois temps. Pendant le contrat, l’export est en libre-service depuis votre espace. Pendant les trente jours qui suivent une résiliation, tout reste accessible. Au-delà, les données hors registre sont supprimées ou anonymisées, mais le registre lui-même — écritures, journaux et preuves associées — est conservé jusqu’au terme de la conservation décennale, et restitué sur simple demande. Aucune suppression n’est liée à l’ancienneté, et l’abonnement reste sans durée d’engagement.

L’arrêté du 15 mai 2020 impose de journaliser les consultations du registre. Le journal enregistre l’identifiant du consultant, la date, l’heure et l’objet de la consultation ; il est visible à l’écran, exportable, protégé contre la modification et la suppression, et conservé au moins pendant la durée réglementaire. À droite, la répartition des rôles au sens du RGPD : vous êtes responsable de traitement, ENYWERE est sous-traitant. L’infrastructure est hébergée dans l’Union européenne, les communications sont chiffrées, les professionnels sont strictement cloisonnés, les comptes collaborateurs sont soumis à habilitation, et l’adresse réseau du consultant est conservée sous forme chiffrée.

Un engagement n’a de valeur que s’il est écrit et opposable. À gauche, ce que nous tenons : un éditeur français identifié, des données hébergées dans l’Union européenne, aucune durée d’engagement, un essai réel sans carte bancaire, un compte par collaborateur, une assistance en français, des publications datées des évolutions, un centre d’aide et ce dossier public. À droite, ce que nous nous interdisons : aucune exploitation du contenu de votre registre, ni profilage ni revente, un accès du support uniquement sous votre contrôle, jamais de test sur vos données réelles, aucun traceur non essentiel avant votre choix.

La dernière planche renverse la démonstration : plutôt que de vous demander de nous croire, elle vous donne les moyens de contrôler. Contrôles rapides : confronter un extrait au modèle officiel, tenter une modification ou une suppression, éprouver le journal des consultations, ouvrir le dossier de preuve. Contrôles techniques : recalculer la chaîne d’intégrité, contrôler les preuves de temps RFC 3161. Contrôles publics : confronter l’autorité d’horodatage à la liste de confiance européenne, vérifier l’ancrage public. Aucun de ces contrôles ne dépend de nous. Posez d’ailleurs la même question à chaque éditeur que vous consultez : que puis-je vérifier moi-même, sans vous, et avec quels outils ?