Utiliser Excel pour un livre de police : points de vigilance

Les textes ne citent aucun logiciel par son nom : ils fixent des exigences de résultat. Le registre informatisé doit respecter l’article R.321-6-1 du code pénal — conservation des données dix ans à compter de leur enregistrement, intégrité et intangibilité — et l’arrêté du 15 mai 2020, dont l’article 3 impose un journal des consultations conservé un an. Un classeur classique, dont chaque cellule se réécrit sans conserver l’ancienne valeur, ne démontre pas ces garanties par lui-même.

L’article 321-8 du code pénal punit de six mois d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende le fait de porter des mentions inexactes sur le registre ou de refuser de le présenter aux autorités compétentes. L’article 321-7 prévoit les mêmes peines pour l’omission, y compris par négligence, de tenir le registre jour par jour. Un fichier réécrit sans trace rend précisément impossible de démontrer l’exactitude des mentions portées.

Non. L’article 1366 du code civil ne reconnaît à l’écrit électronique la même force probante que le papier que si son auteur est dûment identifié et s’il est établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. Un PDF fige une image du fichier à un instant donné, mais ne prouve pas ce qui a été modifié avant l’export ; une protection par mot de passe se retire sans laisser de trace.

Oui, c’est son bon usage : trier un historique, reprendre un ancien fichier, préparer un import CSV. Le tableur reste un outil de transition. Le registre lui-même doit ensuite verrouiller les écritures validées, tracer les rectifications — auteur, date, ancienne et nouvelle valeur — et conserver les données dix ans à compter de leur enregistrement, comme l’exige l’article R.321-6-1 du code pénal.

L’historique des versions montre des états successifs du fichier, mais l’outil reste conçu pour réécrire. Le registre, lui, doit garantir l’intangibilité d’une écriture validée, tenir un journal des consultations (identifiant, date, heure, objet) conservé un an et conserver les données dix ans. Évaluez l’outil sur ces preuves, pas sur la promesse d’un historique.

Si ce fichier a servi de registre, ses données restent soumises à la conservation de dix ans à compter de leur enregistrement (article R.321-6-1 du code pénal). Gardez-en une copie figée, datée et lisible, sans plus y écrire : c’est la trace de ce qui a été tenu avant la bascule.

L’historique des versions d’un service en ligne conserve des états successifs du fichier, ce qui est déjà mieux que rien, mais il n’est pas conçu comme une garantie d’intangibilité de chaque écriture : il dépend du paramétrage du compte, il peut être purgé, et celui qui administre le fichier peut souvent le désactiver. L’article R.321-6-1 demande que le traitement lui-même garantisse l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées et les conserve dix ans. Une fonction annexe, activable et désactivable, ne répond pas à cette exigence.

Surtout pas. Vous conservez le fichier tel quel, comme archive de la période pendant laquelle il a servi de registre, avec une date d’arrêt claire. Puis vous ouvrez le nouveau registre à la date de bascule, en reprenant la numérotation d’ordre là où elle s’est arrêtée. Le tableur peut aussi servir une dernière fois utilement : comme fichier d’import pour reprendre le stock encore présent en boutique, ce qui évite de tout ressaisir.

Nous ne publions pas de statistique de contrôle : nous n’en avons pas de source officielle, et une affirmation invérifiable n’aiderait personne. Ce qui est vérifiable, c’est le texte : l’article R.321-6-1 conditionne la tenue par traitement automatisé à l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données, et l’article 321-8 punit les mentions inexactes ainsi que le refus de présenter le registre. C’est sur ces exigences-là que se joue la discussion, pas sur le nom du logiciel.

Non. Il donne une information opérationnelle et renvoie vers les sources officielles ; un cas particulier doit être vérifié avec un conseil compétent.