Le remettant identifié au dépôt
L’identité complète du remettant se relève à l’arrivée du lot, pas le jour de la vente. Plusieurs objets remis ensemble se rattachent au même remettant.
Métier
Livre de police ventes aux enchères : du dépôt au procès-verbal, un numéro d’ordre stable
Remis un mardi, adjugé trois semaines plus tard, ravalé puis représenté : le lot change de numéro, pas son écriture. Le registre garde le numéro d’ordre du dépôt, le procès-verbal d’adjudication s’inscrit comme une écriture, et le relevé du déposant se prépare à partir du prix d’adjudication.
Identité du remettant au dépôtProcès-verbal inscrit comme une écritureUn accès par collaborateur
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Sans engagement
Pour votre métier
Ce que le registre fait pour une maison de ventes
Une désignation qui engage, bien remplie
Pour une œuvre, la fiche demande le degré d’attribution, la signature, l’époque et la mention « d’époque » ou « de style », avec une aide sous chaque champ.
Le procès-verbal et le relevé du déposant
Chaque adjudication s’inscrit avec sa date, son numéro de lot et son prix. Le relevé du déposant part de ce prix et de la commission, et dit ce qui manque au lieu de le deviner.
Plusieurs personnes, un seul registre
Chaque collaborateur a son propre accès, sans supplément. Le journal des saisies dit qui a fait quoi.
Ce que le logiciel ne fait pas : ni la déclaration au Conseil des maisons de vente, ni les enchères en ligne, ni les frais acheteur, ni le catalogue de la vente.
Avant de choisir un logiciel, trois questions à poser
- Un lot ravalé puis représenté garde-t-il son numéro d’ordre ?
- Oui : l’écriture d’origine ne bouge pas, le passage en vente s’y ajoute.
- Plusieurs clercs peuvent-ils saisir ?
- Oui, chacun sous son propre accès.
- Combien de lots avant de payer ?
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Pour vérifier par vous-même : la démonstration, le dossier de conformité public, la vérification d’un extrait.
Le guide complet
Le livre de police de votre métier, pas à pas
Dans une maison de ventes, les objets ne font que passer : remis un mardi, estimés le jeudi, adjugés trois semaines plus tard — ou ravalés, puis représentés sous un autre numéro de lot. C'est ce mouvement qui rend le registre difficile à bien tenir : un même bronze peut porter successivement un numéro de dépôt, deux numéros de lot et une estimation révisée, sans que son écriture d'origine ne bouge. Cette page traite d’abord de la pratique du registre des objets mobiliers, et dit ce que le produit tient des obligations propres aux opérateurs de ventes volontaires — procès-verbal, répertoire, délais de reversement — sans se substituer au Conseil des maisons de vente : elle traite de la pratique du registre — qui inscrire quand le lot arrive, comment relier numéros de vacation et numéros d'ordre sans perdre le fil, et pourquoi le registre doit être présentable le matin même de la vente, pas le lendemain.
Le remettant : l'identité se relève au dépôt, pas le jour de la vente
À l'hôtel des ventes, l'identité qui compte pour le registre est celle du remettant : la personne qui dépose l'objet, parfois plusieurs semaines avant la vacation. C'est au moment de la remise qu'elle se relève, sur un document officiel — pas le jour de la vente, quand le remettant n'est plus dans la salle. L'article R.321-3 du code pénal fixe les mentions : pour une personne physique, nom, prénoms, qualité et domicile, plus la nature, le numéro, la date de délivrance et l'autorité de la pièce présentée ; pour une personne morale, dénomination et siège, avec l'identité complète du représentant et les références de sa pièce. Le piège du métier : la réquisition de vente signée au dépôt est un document commercial — elle ne dispense de rien si les mentions d'identité n'y sont pas complètes et reportées au registre.
- La notice du catalogue vend, la description du registre identifie : deux textes, deux fonctions
- Faible : « Lot 47 — commode ancienne — est. 300/500 € »
- Utile : « Commode sauteuse en placage de bois de rose, dessus de marbre gris restauré, deux tiroirs sans traverse, estampille illisible sous le montant avant gauche, manque un sabot arrière, 84 × 118 × 58 cm — remise par Mme D., réquisition n° 2026-087 »
- Relever les identifiants particuliers : signatures, monogrammes, numéros de série, emblèmes et signes (R.321-3)
- « Dans le goût de » est un argument de vente, pas un signe distinctif : décrire ce qui est frappé, gravé, manquant
Numéro d'ordre, numéro de vacation, numéro de lot : un seul fil
Le numéro d'ordre du registre est attribué quand l'objet entre, et il ne change plus : l'article R.321-4 du code pénal prévoit l'attribution d'un numéro d'ordre à chaque objet exposé à la vente ou détenu en stock, porté sur le registre et figurant de manière apparente sur l'objet ou le lot. Le numéro de lot, lui, appartient à une seule vacation : le bronze ravalé en mars revient en juin sous un autre numéro de lot, avec la même écriture au registre. C'est là que les salles se perdent : le catalogue parle en numéros de lot, la réserve parle en numéros d'ordre, et personne ne tient le pont entre les deux. La pratique sûre : l'étiquette qui suit l'objet en réserve porte le numéro d'ordre, et chaque passage en vente est noté avec sa date de vacation et son numéro de lot, rattachés à ce numéro. Dans un sens comme dans l'autre, la correspondance doit se faire en une consultation.
- Numéro d'ordre : attribué à l'entrée, jamais réattribué, apparent sur l'objet ou le lot (R.321-4)
- Numéro de lot : propre à une vacation ; un invendu représenté reçoit un nouveau numéro de lot, pas une nouvelle écriture
- À chaque passage en vente : date de la vacation et numéro de lot, rattachés au numéro d'ordre
- Retrait par le remettant : tracer la sortie et sa date, sans toucher à l'écriture d'entrée
- Test simple : de « lot 112 du 14 juin », remonter au remettant doit prendre une minute
De l'estimation à l'adjudication : tracer sans effacer, présenter sans attendre
Un lot remis pour être vendu n'a pas de prix d'achat : ce que l'on peut honnêtement inscrire à l'entrée, c'est sa valeur estimée — l'article R.321-5 du code pénal vise le prix d'achat et le mode de règlement, ou la valeur estimée. Quand l'estimation est revue après examen — un marbre rapporté, une signature douteuse —, la révision se trace avec sa date, sans effacer la valeur initiale : le registre se tient jour par jour (art. 321-7). Le même R.321-5 prévoit d'indiquer les mesures de protection patrimoniale connues : une question à se poser à chaque remise d'objet classé ou signalé. Enfin, le jour de la vacation est exactement celui où un contrôle peut survenir, et le plus mauvais pour improviser : refuser de présenter le registre aux autorités, comme y porter des mentions inexactes, est puni de 6 mois d'emprisonnement et 30 000 € d'amende (art. 321-8).
- À l'entrée d'un lot remis : la valeur estimée, datée (R.321-5)
- Estimation révisée après examen : tracer la révision, ne pas écraser la valeur initiale
- Objet classé ou signalé : indiquer les mesures de protection patrimoniale connues (R.321-5)
- Registre à jour avant l'ouverture de la vacation, pas reconstitué après le marteau
- Mentions inexactes ou refus de présenter : 6 mois d'emprisonnement et 30 000 € d'amende (art. 321-8)
Au quotidien : cinq remises, cinq lignes qui relient le lot au remettant
Un tableau, des bijoux en lot, une armoire remise par une étude, une montre de collection, un lot ravalé qui revient à la vacation suivante : à l’hôtel des ventes, la ligne doit relier en une consultation l’objet, le remettant, la réquisition et la vacation. Le tableau ci-dessous montre l’écriture d’entrée de chaque cas — valeur estimée, jamais prix d’achat. Noms et numéros sont fictifs.
- La notice du catalogue vend, la ligne du registre identifie : deux textes, deux fonctions — « dans le goût de » n’est pas un signe distinctif
- Une estimation révisée après examen se trace avec sa date, sans écraser la valeur initiale (art. 321-7 et R.321-5 du code pénal)
- Le registre est à jour avant l’ouverture de la vacation : refuser de le présenter est puni des mêmes peines que son absence (art. 321-8)
| Objet typique | Ce que vous relevez | Exemple de ligne conforme |
|---|---|---|
| Tableau remis pour la vente | Identité complète du remettant relevée au dépôt, technique, dimensions, signature relevée, état, numéro de réquisition, valeur estimée | « Huile sur toile, paysage de rivière, 46 × 61 cm, porte une signature « H. Harpignies » en bas à droite, réentoilage ancien, remise par M. X le 04/03 (identité et pièce relevées), réquisition n° 2026-112, valeur estimée 800/1 200 € » |
| Bijoux remis en lot | Nombre et nature, métaux et titres lus aux poinçons, poids total, pierres non expertisées, remettant, réquisition, estimation | « Lot de 5 bijoux or 750 ‰ (2 bagues, 1 chaîne, 2 médailles), poinçons tête d’aigle relevés, poids total 21,3 g, pierres non expertisées, remis par Mme Y, réquisition n° 2026-118, valeur estimée 600/800 € » |
| Meuble remis par une étude | Nature, époque soutenue, accidents, dimensions ; pour la personne morale : dénomination, siège, représentant et sa pièce | « Armoire normande en chêne sculpté, XIXe siècle, corniche chantournée, une charnière remplacée, 235 × 160 × 65 cm, remise par l’étude Z (représentant M. W, identité et pièce relevées), réquisition n° 2026-121, valeur estimée 300/500 € » |
| Montre de collection | Marque, modèle, référence, numéro de boîtier relevé, état de marche, boîte et papiers, remettant, estimation | « Montre Rolex Datejust acier, réf. 16xxx, boîtier n° relevé au dos, fonctionne, sans boîte ni papiers, remise par M. V, réquisition n° 2026-130, valeur estimée 2 500/3 500 € » |
| Lot ravalé, représenté | Même numéro d’ordre et même écriture d’entrée ; nouvelle date de vacation et nouveau numéro de lot rattachés ; estimation révisée tracée avec sa date | « N° d’ordre 2026-0457 (commode sauteuse, entrée du 02/02) — ravalée le 14/03 sous le lot 47, représentée le 20/06 sous le lot 112, valeur estimée révisée 250/400 € le 10/06 » |
Une journée type en maison de ventes : de la remise du lot à la ligne validée
Une maison de ventes fonctionne par vagues : des semaines de remises, puis une vacation où tout se joue en trois heures. Le registre, lui, ne suit pas ce rythme — il se tient au fil des entrées, longtemps avant le marteau. Voici la séquence réelle, du moment où un remettant pousse la porte jusqu’à l’écriture qui restera après l’adjudication.
- Le remettant se présente, l’identité se relève au dépôt
Nom, prénoms, qualité, domicile sur une pièce officielle, avec la nature, le numéro, la date et l’autorité de délivrance du document (art. R.321-3 du code pénal). C’est le jour du dépôt qu’il faut le faire, pas le jour de la vente : après la vacation, le remettant est reparti et l’écriture reste incomplète.
- Le lot est décrit à l’arrivée, avant l’expertise
Nature, matière, dimensions, marques et signatures relevées, état à réception : une description d’entrée, distincte de la notice du catalogue qui viendra ensuite. La notice sert la vente ; la description du registre sert l’identification, et les deux ne disent pas la même chose.
- La valeur s’inscrit, même sans achat
Un objet remis en vue de la vente n’est pas acheté : c’est une estimation de la valeur vénale qui prend la place du prix d’achat et du mode de règlement (art. R.321-5). L’estimation basse du catalogue peut servir de base, à condition qu’elle soit datée et rattachée à l’écriture.
- Le numéro d’ordre est attribué et ne bougera plus
Le numéro d’ordre du registre est stable et continu (art. R.321-4). Le numéro de lot, lui, appartient à une vacation et change si l’objet est représenté. Tenir les deux séparément, avec la vacation comme troisième repère, est ce qui permet de suivre un objet d’une vente à l’autre sans jamais rompre la numérotation.
- Le jour de la vacation, le résultat vient s’ajouter
Adjugé à tel montant, ravalé, retiré avant la vente : le sort du lot s’inscrit comme une suite de la même écriture, avec sa date. On n’efface pas une ligne parce que le lot n’est pas parti ; on inscrit ce qui s’est passé, et le lot représenté dans la vacation suivante garde son numéro d’ordre d’origine.
- Après la vente, le registre doit rester présentable
Une maison de ventes peut être contrôlée un lendemain de vacation, quand tout est en désordre. C’est précisément le moment où le Mode contrôle et l’extrait PDF daté prennent leur valeur : ils montrent des écritures tenues au fil de l’eau, pas un rattrapage fait dans l’urgence.
Les lots qui posent problème en salle des ventes — et la bonne façon de les écrire
Les difficultés d’une maison de ventes ne viennent pas des pièces d’exception : elles viennent des allers-retours, des retraits de dernière minute et des remettants qui ne sont pas propriétaires. Voici cinq cas, avec la solution d’écriture.
Le lot ravalé, représenté trois semaines plus tard
Une seule écriture, un seul numéro d’ordre : l’objet n’est pas ressorti de la maison. La nouvelle vacation et le nouveau numéro de lot s’ajoutent à la ligne existante, avec leur date. Créer une seconde écriture donnerait l’illusion de deux objets et casserait la continuité que l’article R.321-4 attend de la numérotation.
Le remettant qui n’est pas le propriétaire
Vous relevez l’identité de la personne qui remet le lot, telle qu’elle figure sur sa pièce, et sa qualité : mandataire, héritier, dirigeant d’une société, syndic. Si elle agit pour une personne morale, relevez aussi la raison sociale et le domicile de celle-ci. La qualité fait partie des mentions attendues par l’article R.321-3 : elle n’est pas un détail administratif.
Le lot retiré par le remettant avant la vacation
L’écriture d’entrée reste : l’objet est bien passé par la maison. On inscrit la restitution avec sa date et le nom de la personne à qui le lot a été remis. Une ligne d’entrée sans sortie sur un objet absent est exactement ce qu’un contrôle relève ; une entrée suivie d’une restitution datée ne pose aucune question.
Le lot composite : « ensemble de bijoux fantaisie »
Le regroupement suppose que chaque objet vaille 60 € au plus et ne présente pas d’intérêt artistique ou historique (art. R.321-3, dernier alinéa). Un ensemble catalogué comme tel mais contenant une pièce estimée séparément n’est pas regroupable : la pièce sort et prend sa ligne. Écrivez le nombre d’éléments et leur nature dominante pour le reste.
Plusieurs clercs saisissent le même après-midi
Le registre est celui de l’établissement, pas celui d’une personne : une seule numérotation continue, quel que soit le nombre de saisisseurs. Chacun doit avoir son propre compte, pour que le journal des saisies indique qui a écrit quoi. Lorsque l’activité est exercée par une personne morale, les obligations de la sous-section incombent à ses dirigeants (art. R.321-7).
Le livre de police ne remplace aucune des obligations propres aux opérateurs de ventes volontaires ni celles des commissaires de justice : il s’y ajoute, avec sa propre logique et ses propres mentions.
Le mot de la salle, la mention du registre
Une maison de ventes manipule trois systèmes de numérotation et un vocabulaire de vacation que le registre ignore. Voici cinq formules du métier et leur traduction, avec l’enjeu de chacune.
| Ce que vous dites au comptoir | Ce que le registre attend | Pourquoi |
|---|---|---|
| « Le lot 214 » | Numéro d’ordre du registre, stable, distinct du numéro de lot et du numéro de vacation | Le numéro d’ordre est continu et ne change jamais (art. R.321-4) ; le numéro de lot appartient à une vacation. |
| « Ravalé » | « Ravalé lors de la vacation du 12/03, représenté le 04/04 sous le lot 87 » ajouté à l’écriture existante | L’objet n’est pas sorti de la maison : une seule écriture, complétée, jamais dupliquée. |
| « Remis par la famille » | Identité de la personne qui remet, relevée sur sa pièce, avec sa qualité d’héritier ou de mandataire | La qualité fait partie des mentions attendues (art. R.321-3) : elle explique l’écart entre le remettant et le propriétaire. |
| « Estimation 800/1 200 € » | Estimation de la valeur vénale portée à l’écriture, datée | Un lot remis sans achat reçoit une estimation de la valeur vénale à la place du prix (art. R.321-5). |
| « Retiré avant la vente » | « Restitué le 09/03 à M. X, remettant identifié à l’entrée » | Une entrée sans sortie sur un objet absent est une anomalie ; une restitution datée n’en est pas une. |
Le livre de police ne remplace aucune des obligations propres aux opérateurs de ventes volontaires ni celles des commissaires de justice : il s’y ajoute, avec ses propres mentions.
De la réquisition au procès-verbal : ce que le produit inscrit, et où
Exemple fictif filé — Étude Dupont, commissaire-priseur.
| Moment | Geste dans le produit | Ce qui est scellé |
|---|---|---|
| 02/02 — Mme F. remet une commode sauteuse, réquisition n° 2026-087 | Écriture d’entrée : identité relevée sur pièce, description, case « objet confié », prix d’achat à zéro, prix de réserve 1 200 €, commission 15 %, réquisition portée dans la désignation | L’écriture n° d’ordre 2026-0457, chaînée à la précédente |
| 14/06 — vacation « Mobilier et objets d’art », lot 112 | « Enregistrer l’adjudication » : date de vacation, numéro de lot, adjudicataire (nom et adresse relevés), prix marteau 1 850 €, règlement par virement | Le procès-verbal d’adjudication, écriture intangible avec son numéro et son empreinte ; il entre au répertoire 2026 et dans l’extrait officiel du registre |
| Le même jour | Le relevé du déposant | 1 850 € − 277,50 € de commission = 1 572,50 € net à reverser, échéance au 14/08 (deux mois, art. L.321-14 du code de commerce) |
| Avant la vente | Une valeur révisée après examen | Une rectification datée, qui ne réécrit jamais la valeur d’entrée |
Le prix de réserve reste confidentiel : hors registre, hors vitrine, hors extrait.
Les six écrans de l’étude, et ce qu’ils refusent de calculer
Le tableau de bord de la maison de ventes est en lecture seule. Le tiret dit « je ne sais pas » ; un zéro dirait « c’est zéro ».
- Ce que le tableau de bord refuse de calculer, et pourquoi : le taux d’invendus (sans calendrier de ventes, il mentirait), les impayés, les frais de garde en euros, les frais acheteur, les estimations basse et haute — elles n’existent pas dans le produit, seule la réserve est convenue par écrit.
| Écran | Ce qu’il montre |
|---|---|
| Le produit des ventes | Douze mois de produit marteau, ce qui a le mieux produit, les frais vendeur retenus |
| Les vacations | Les douze dernières journées de vente, les dix plus hauts lots de la dernière vacation, les modes de règlement inscrits au PV |
| Les réquisitions en cours | Depuis combien de temps les lots attendent, qui vous les a confiés, les entrées au registre mois par mois |
| Ce qui manque avant la vente | Ce qui manque, et à combien de lots ; les dix lots auxquels il manque le plus de choses |
| Le magasin | Où sont rangés les lots, depuis quand les lots adjugés attendent d’être enlevés |
| Les délais et la vigilance | L’échéance des deux mois lot par lot, la fenêtre de trois mois vacation par vacation, et « le registre, vu comme le voit un contrôle » — les entrées inscrites le jour même de l’adjudication y sautent aux yeux |
Erreurs fréquentes en salle des ventes
- Saisir la réquisition le matin de la vente : l’écran des délais montre les registres reconstitués le jour de l’adjudication — un contrôle le voit aussi.
- Ouvrir une seconde écriture pour un lot ravalé : même numéro d’ordre, pas de procès-verbal tant qu’il n’est pas adjugé, nouveau numéro de lot au PV final.
- Enregistrer un lot comme acheté (montant supérieur à zéro sans la case « confié ») : l’opérateur de ventes volontaires n’achète pas pour son compte (art. L.321-4 du code de commerce).
- Oublier le mode de règlement au procès-verbal : l’écran des vacations le compte, et Tracfin s’ouvre dès 10 000 €.
- Deux orthographes d’un même adjudicataire : la vigilance se fait sur le nom inscrit au PV.
- Laisser un lot adjugé au magasin sans date d’enlèvement : l’écran du magasin le classe parmi ceux qui attendent depuis le plus longtemps.
Champs importants à saisir
La qualité d’un registre se joue souvent au moment de la saisie. Un contrôle peut porter sur un objet précis, une période, un fournisseur ou une série d’opérations. Il faut donc capter les informations avant qu’elles ne disparaissent : identité du vendeur ou déposant, pièce présentée, description de l’objet, prix, mode de règlement, date d’entrée, destination et éventuelles pièces complémentaires. Livre de Police guide cette saisie pour éviter les lignes trop courtes, les libellés ambigus ou les informations dispersées dans des notes privées. Pour une maison de ventes aux enchères, les champs qui comptent le plus sont ceux-ci.
- numéro de vacation
- numéro de lot
- estimation
- adjudication
- vendeur
Ce que Livre de Police fait pour une maison de ventes
Un numéro d’ordre qui ne change jamais, des numéros de lot qui se succèdent, une équipe qui saisit à plusieurs et un contrôle qui peut survenir le matin de la vente : le produit tient ce fil.
Votre métier « Ventes aux enchères (OVV) » règle le formulaire
Nature « Œuvre d’art / Tableau » cochée d’avance (auteur ou attribution, technique et dimensions), à changer en un clic pour un bijou, un meuble ou un livre ; désignation, signes distinctifs et identité complète du remettant. La case « objet confié » fixe le prix d’achat à zéro et ouvre le prix de réserve : l’estimation de la valeur vénale, qui tient lieu de prix à l’entrée (art. R.321-5), se porte dans la ligne. À l’entrée, le numéro de réquisition se porte dans la désignation ou les signes distinctifs ; le numéro de lot, la date de vacation, l’adjudicataire et le prix marteau s’inscrivent au procès-verbal d’adjudication, scellé comme une écriture. Une remise de plusieurs objets se saisit objet par objet, rattachée au même remettant.
Un numéro d’ordre stable, des passages en vente tracés
L’écriture validée n’est jamais réécrite ; un passage en vacation — date, numéro de lot, estimation révisée — peut s’ajouter par une rectification tracée, datée et reliée à l’écriture d’origine. L’écran Continuité des numéros et le Journal des saisies montrent qui a écrit quoi, et quand.
Le Mode contrôle le matin de la vente
Recherche par remettant, par objet, par date ; extraits PDF sur une période ; version présentable du registre qui n’expose pas tout votre espace. De « lot 112 du 14 juin » au remettant, la correspondance se fait en une consultation.
Une équipe, des comptes séparés
Un compte par clerc ou collaborateur, des droits limités au besoin, et le Journal des saisies qui attribue les actions qu’il journalise à leur auteur — l’obligation de tenue pèse sur le professionnel et, en société, sur ses dirigeants (art. 321-7, al. 3). Les écritures validées sont numérotées, chaînées et scellées chaque jour.
Tarif : 250 objets offerts à vie (60 véhicules pour l’automobile), puis 8,50 € HT par mois (10,20 € TTC), sans engagement. Aucune carte bancaire n’est demandée pour commencer. Cette page traite du registre des objets mobiliers et de ce que le produit tient des obligations propres aux opérateurs de ventes volontaires ; elle ne remplace ni la déclaration au Conseil des maisons de vente ni le compte affecté.
Créer le registre de ma maison de ventes
250 objets offerts à vie, sans carte bancaire, sans engagement.
Procès-verbal scellé, répertoire, relevé du déposant, délais : ce que le produit tient des obligations de l’opérateur
Le procès-verbal d’adjudication et le répertoire
Registre et répertoire des procès-verbaux sont obligatoirement électroniques (art. L.321-9 et L.321-10 du code de commerce). Chaque adjudication enregistrée devient une écriture intangible — date de vacation, numéro de lot, adjudicataire, prix marteau, règlement — avec son numéro et son empreinte ; le répertoire se filtre par année et l’extrait officiel du registre la porte. C’est un extrait horodaté et vérifiable, pas un acte authentique.
Le relevé du déposant
Prix marteau moins commission égale net à reverser. Si l’une des trois données manque — prix, commission, identité —, le relevé le dit au lieu de deviner. La base de votre TVA est la commission (art. 266-1-b du CGI).
Les délais du code de commerce, surveillés
Reversement au vendeur au plus tard deux mois après la vente ; sur un adjudicataire défaillant, réitération des enchères dans les trois mois (art. L.321-14). L’écran des délais les compte lot par lot et vacation par vacation ; le seuil de vigilance de 10 000 € y est nommé.
Ce que le produit ne fait pas
Ni la déclaration au Conseil des maisons de vente, ni le compte affecté (art. L.321-6), ni la conduite des enchères, ni les enchérisseurs en ligne, ni les frais acheteur, ni les impayés, ni le catalogue de vente : aucun connecteur vers les plateformes d’enchères. Le mandat écrit, le prix de réserve et le relevé viennent du parcours dépôt-vente ; le droit de suite et le certificat d’exportation des biens culturels sont rappelés à l’écran Conformité de l’étude.
Intégrité des écritures : ce qui est en place, et ses limites
Fonctions du produit : le service centralise la saisie, la recherche, les corrections tracées, l’export et le mode contrôle. Il est édité par ENYWERE SAS et développé par Untelcom, avec des champs compréhensibles et des exports lisibles pour les professionnels qui travaillent seuls ou en petite équipe. Les écritures validées sont numérotées et chaînées ; un scellement quotidien est programmé et les réponses RFC 3161 comme les preuves OpenTimestamps disponibles conservent chacune leur état.
- 250 objets offerts pour démarrer
- 8,50 € HT/mois ensuite, sans engagement
- Documents privés servis après contrôle d’accès
Limite : ces mécanismes et leurs résultats datés contribuent à la chaîne de preuve. Ils ne constituent ni agrément public, ni certification ISO, ni garantie automatique de conformité du registre tenu par l’utilisateur.
Votre première journée avec Livre de Police
Une heure pour poser l’étude et l’équipe ; ensuite, une ligne par remise, le jour de la remise.
- Créer le compte et l’équipe
SIRET, établissement, un compte par collaborateur avec ses droits. Les 250 premiers objets (60 véhicules pour l’automobile) sont offerts, sans carte bancaire.
- Vérifier votre type d’activité « Ventes aux enchères (OVV) »
Il coche d’avance la nature « Œuvre d’art / Tableau » ; la case « objet confié » et le prix de réserve servent à l’objet remis ; numéro de lot et réquisition se portent dans la désignation.
- Reprendre les lots en réserve
Import CSV ou reprise d’un ancien registre pour les objets déjà remis, continuité des numéros pour ne pas rompre la série. Chaque lot en réserve doit se retrouver au registre avec son numéro d’ordre.
- Première remise, remettant présent
Identité sur la pièce d’identité au dépôt — pas le jour de la vente —, description qui relève sans attribuer, réquisition, valeur estimée. Brouillon, relecture, validation.
- Étiqueter la réserve
L’étiquette qui suit l’objet porte le numéro d’ordre ; le numéro de lot, lui, vit sur le catalogue de la vacation. Le QR renvoie à la fiche.
- Simuler le contrôle du jour de vente
Mode contrôle, extrait PDF sur la semaine de remises, correspondance numéros d’ordre / numéros de lot de la prochaine vacation : si tout se retrouve en une minute, la salle peut ouvrir.
Ce qu’un contrôle regarde en premier dans une maison de ventes
Le contrôle d’une maison de ventes porte rarement sur le volume : il porte sur la chaîne qui relie un lot à la personne qui l’a remis, et sur la stabilité de la numérotation d’une vacation à l’autre. L’article 321-7 du code pénal punit de six mois d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende l’omission, même par négligence, de la tenue jour par jour du registre.
- Le récépissé de déclaration préalable (art. R.321-1)
- La date de relevé de l’identité du remettant : au dépôt, pas à la vacation (art. R.321-3)
- La continuité du numéro d’ordre, indépendante des numéros de lot (art. R.321-4)
- L’estimation de la valeur vénale sur les lots remis sans achat (art. R.321-5)
- Le sort de chaque lot : adjugé, ravalé, retiré — daté dans tous les cas
- La capacité à présenter le registre pendant une vacation, sans l’interrompre
Le Mode contrôle ouvre une vue limitée aux écrans utiles et l’extrait PDF daté couvre la vacation ou la période demandée. Ces mécanismes contribuent à la chaîne de preuve ; ils ne valent ni agrément public, ni certification, ni garantie automatique de conformité.
Erreurs fréquentes à éviter
Les erreurs les plus fréquentes sont les descriptions trop vagues, les identités de vendeurs incomplètes, les corrections non tracées, les fichiers modifiables sans historique fiable et les saisies reportées trop longtemps. Les repérer à l’avance permet de tenir un registre plus lisible et de retrouver plus vite les justificatifs utiles.
- Ne pas utiliser un tableur comme registre principal sans preuve d’intégrité
- Ne pas effacer une ligne validée pour masquer une erreur
- Ne pas mélanger stock commercial et registre légal
- Ne pas reporter la saisie au point de perdre les justificatifs
Préparer un contrôle
Lorsqu’une autorité demande à consulter le registre, l’enjeu est de répondre vite et proprement. Une page de contrôle doit éviter d’exposer l’espace de gestion complet, afficher les écritures utiles, faciliter la recherche et permettre un export PDF clair. Pour une maison de ventes aux enchères, cela signifie retrouver un objet ou un vendeur sans feuilleter un cahier entier et sans produire un fichier confus. C’est l’un des avantages pratiques du numérique quand il est conçu pour le contrôle et pas seulement pour la saisie.
- Recherche par date, vendeur ou objet
- Vue lisible et limitée aux données utiles
- Export PDF daté
- Historique des corrections conservé
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FAQ
Questions fréquentes
Un lot ravalé revient dans la vacation suivante sous un autre numéro de lot : dois-je créer une nouvelle écriture ?
Non. Tant que l'objet est détenu, son écriture d'entrée et son numéro d'ordre restent les mêmes : l'article R.321-4 du code pénal attribue un numéro d'ordre à chaque objet exposé à la vente ou détenu en stock, porté sur le registre et figurant de manière apparente sur l'objet ou le lot. Le numéro de lot, lui, appartient à la vacation : notez la nouvelle date de vente et le nouveau numéro de lot en les rattachant au même numéro d'ordre. Ouvrir une seconde écriture pour le même objet fabrique un doublon que personne ne saura expliquer des mois plus tard.
Le remettant agit pour une société, ou dépose des objets qui ne sont pas à lui : quelle identité relever ?
Pour une personne morale, l'article R.321-3 du code pénal le prévoit expressément : dénomination et siège, plus nom, prénoms, qualité et domicile de son représentant, avec la nature, le numéro, la date de délivrance et l'autorité de la pièce d'identité qu'il présente. Un extrait Kbis ou un papier à en-tête ne remplace donc pas la pièce de la personne physique qui remet les lots. Quand le remettant annonce déposer « pour un tiers », la pratique prudente est la même qu'au comptoir : relever l'identité complète de celui qui remet réellement l'objet, sur un document officiel, et noter sa qualité telle qu'il la déclare.
Un contrôle se présente en pleine vacation. Puis-je demander aux agents de repasser après la vente ?
Non. Le refus de présenter le registre aux autorités compétentes est puni des mêmes peines que le défaut de registre : 6 mois d'emprisonnement et 30 000 € d'amende (art. 321-8 du code pénal). Le registre doit donc être à jour et accessible avant l'ouverture de la vente, pas reconstitué après le dernier coup de marteau. Concrètement : les remises de la semaine sont inscrites au fil de leur arrivée — l'article 321-7 impose la tenue jour par jour — et la correspondance entre numéros d'ordre et numéros de lot de la vacation du jour est prête avant que la salle n'ouvre.
Plusieurs commissaires-priseurs et clercs saisissent dans le même registre : qui en est responsable ?
Le professionnel dont l’activité comporte la vente — et, en société, ses dirigeants : l’article 321-7 du code pénal, alinéa 3, leur fait porter l’obligation de tenue, quelle que soit la personne qui écrit au jour le jour. C’est pourquoi un accès partagé est une mauvaise idée : dans Livre de Police, chaque collaborateur a son compte et ses droits, et le Journal des saisies attribue les actions qu’il journalise — écriture, validation, rectification — à une personne et à une heure. Le jour où une ligne est discutée, vous savez qui l’a passée — et l’écriture d’origine, intangible, est toujours là (art. R.321-6-1).
Un remettant retire son objet avant la vente : que devient l’écriture ?
Elle reste, et une sortie s’ajoute. L’écriture d’entrée ne se supprime ni ne se réécrit — sur support informatisé, les données enregistrées restent intègres et intangibles (art. R.321-6-1 du code pénal) ; le retrait se trace comme une sortie datée, reliée au numéro d’ordre, avec la décharge signée du remettant conservée dans le dossier. Le bon test reste le même qu’en dépôt-vente : pour chaque numéro d’ordre, le registre doit répondre « en réserve », « adjugé » ou « rendu ». Un numéro sans réponse est une question qu’un contrôle posera à votre place.
Les lots invendus qui repartent chez le remettant doivent-ils rester au registre ?
Oui, et c’est même l’un des points les plus regardés. L’écriture d’entrée reste, et la restitution s’inscrit avec sa date et l’identité de la personne à qui le lot a été remis. Le registre raconte le passage de l’objet dans votre maison : une entrée sans sortie, sur un objet qui n’est plus là, est une anomalie ; une entrée suivie d’une restitution datée est une ligne complète.
Faut-il inscrire les lots que nous vendons pour le compte d’une administration ou d’un tribunal ?
L’article 321-7 du code pénal vise l’activité qui comporte la vente d’objets mobiliers usagés ou acquis auprès de personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font commerce, sans distinguer selon la qualité du remettant. Un objet remis en vue de la vente entre donc au registre à son arrivée, avec l’identité du remettant — ici la personne physique qui représente l’administration ou l’office — sa qualité, et une estimation de la valeur vénale (art. R.321-3 et R.321-5).
Combien de temps devons-nous pouvoir retrouver une remise ancienne ?
Pour un registre tenu au moyen d’un traitement automatisé, les données sont conservées dix ans à compter de leur enregistrement dans le traitement (art. R.321-6-1 du code pénal). Le registre papier se conserve cinq ans à compter de sa clôture (art. R.321-6), et le journal de traçabilité des consultations du registre numérique se conserve un an (arrêté du 15 mai 2020, art. 3). Dans une maison de ventes, cette durée de dix ans couvre en pratique plusieurs centaines de vacations : les registres archivés doivent rester consultables et exportables.
Le procès-verbal produit par le logiciel est-il l’acte authentique de la vente ?
Non. C’est une écriture scellée — horodatée, numérotée, chaînée, vérifiable par un tiers — qui porte les mentions de l’adjudication et entre au répertoire électronique. L’acte reste celui de l’opérateur ; le produit lui donne une trace intangible.
Comment noter un lot ravalé, puis représenté trois semaines plus tard ?
Il garde son numéro d’ordre et son écriture d’entrée ; aucun procès-verbal n’est enregistré tant qu’il n’est pas adjugé ; il apparaît dans « les réquisitions en cours » ; au PV final, il reçoit son nouveau numéro de lot et sa date de vacation.
Le logiciel calcule-t-il mes frais acheteur et mes impayés ?
Non, et nous le disons : les frais acheteur ne sont pas saisis, et un impayé n’est pas une donnée du registre. Le produit compte le produit marteau, les frais vendeur retenus, le net du déposant, et les échéances de deux et trois mois — ce que le registre et le PV savent.
Le prix de réserve est-il visible d’un contrôle ou du public ?
Non. Il est convenu par écrit avec le déposant, rangé hors du registre, et n’apparaît ni dans l’extrait officiel, ni dans la vitrine, ni dans le procès-verbal ; il sert au relevé et à l’alerte si le prix affiché passe dessous.
Une maison de ventes aux enchères peut-elle utiliser un livre de police numérique ?
Oui, si le traitement automatisé respecte les exigences applicables, notamment celles de l’article R.321-6-1 du code pénal et de l’arrêté du 15 mai 2020. Livre de Police met en œuvre une numérotation et un chaînage des écritures validées, des protections de base dans le périmètre couvert, un scellement quotidien programmé et des dépôts externes suivis par état. Ces fonctions doivent être contrôlées dans leur version réelle et ne dispensent pas l’utilisateur de vérifier ses saisies, sa déclaration et les autres obligations de sa situation.
Puis-je gérer plusieurs types d'objets dans le même registre ?
Oui : un seul registre par établissement, et la saisie s’adapte à l’objet. Le n° IMEI est demandé pour un téléphone, avec un contrôle de cohérence à la saisie ; métal, titre et poids ont chacun leur colonne, demandés d’office chez le bijoutier et au comptoir d’or et ailleurs dès que l’objet est déclaré en métal précieux — le poids au millième de gramme. Vous choisissez la nature de chaque objet : un antiquaire qui achète un bijou obtient les champs du bijou.
Pourquoi ne pas garder un simple fichier Excel ?
Un tableur classique utilisé seul ne démontre pas, par lui-même, l’intégrité, l’intangibilité ni la traçabilité des consultations exigées pour un registre automatisé : les cellules peuvent être réécrites et les anciennes valeurs disparaître. Excel ou CSV reste utile pour préparer ou importer des données. Le registre principal doit, lui, conserver l’écriture d’origine, tracer les rectifications et produire les éléments de contrôle nécessaires.
Confiance et sources
LivreDePolice.com est édité par ENYWERE SAS et développé par Untelcom. Page datée et périmètre explicite : une fonction, un rapport ou un partenaire ne constitue pas à lui seul une certification ni une preuve de résultat.
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