Inviter une personne identifiée
Le responsable invite un membre avec l’adresse prévue. L’invitation et son renvoi suivent un parcours distinct. Chaque personne utilise ensuite son propre compte, ce qui évite de transmettre un secret partagé.
- Invitation nominative
- Renvoi contrôlé
- Compte individuel
- Aucun mot de passe partagé
Attribuer le rôle utile
Cinq rôles servent de point de départ : Responsable (accès à tout) ; Facturation (factures, paiements et avoirs) ; Boutique (objets, ventes, clients) ; Lecture seule ; Expert-comptable (lecture seule des factures, de la comptabilité, du contrôle, du stock et du registre). Vous ajustez ensuite, pour chaque personne, ce qu’elle peut faire domaine par domaine — registre, stock, ventes, factures, comptabilité, boutique… — et vous revenez au réglage du rôle à tout moment. La gestion de l’équipe et du compte reste réservée au titulaire.
- Responsable : accès à tout
- Facturation : factures, paiements et avoirs
- Boutique : objets, ventes et clients
- Lecture seule
- Expert-comptable : consultation, sans rien modifier
Modifier ou retirer l’accès
Un changement de poste : vous changez le rôle. Un départ : vous retirez l’accès. Pour un saisonnier, un prestataire ou le temps d’un bilan, vous fixez une date de fin : le jour venu, la personne n’entre plus dans le compte, sans que personne ait à y penser. Son accès n’est pas effacé, il est suspendu, et vous pouvez lui redonner une date.
- Changement de rôle
- Date de fin d’accès
- Retrait de l’accès
- Accès suspendu, pas effacé
Relire les actions et les limites
Les mécanismes d’audit prévus aident à attribuer les actions, mais leur couverture doit être contrôlée sur le parcours concerné.
- Actions attribuées au compte
- Périmètre du journal vérifié
- Session protégée
- Anomalies examinées
Préparer une matrice simple des responsabilités
Avant d’inviter l’équipe, listez les gestes : saisir un brouillon, valider une écriture, consulter le registre, gérer les contacts, facturer, rembourser, publier, exporter et administrer les membres. Attribuez chaque geste au rôle qui en a besoin. Cette matrice évite de donner l’administration par confort et permet de tester les droits avec des scénarios précis plutôt qu’en se fiant au nom du rôle.
- Actions sensibles recensées
- Rôle minimal par mission
- Validation et remboursement séparés si nécessaire
- Matrice revue lors d’une évolution
Organiser arrivée, changement et départ
Une invitation doit être envoyée à la bonne personne et acceptée sur son propre compte. Lors d’un changement de poste, ajustez le rôle au lieu de créer un second utilisateur. Au départ, révoquez l’accès, vérifiez les tâches ouvertes et réattribuez les relances ou commandes. L’historique de travail doit rester consultable dans le cadre applicable sans permettre à l’ancien membre de se reconnecter.
- Identité de l’invité vérifiée
- Accès créé au moment utile
- Tâches réattribuées
- Révocation immédiate au départ