Transformer l’accord en commande identifiable
Rattachez la commande au bon client et aux objets exacts, puis vérifiez prix, remise, taxes, quantité et conditions. Si elle provient d’un devis, conservez ce lien et la version acceptée. Une commande créée manuellement doit atteindre le même niveau de précision afin que l’équipe sache ce qui est réservé et ce qui reste disponible.
- Client exact
- Objets et références
- Lien avec le devis
- Prix, remise et taxes
- Conditions de retrait ou livraison
Définir des états qui déclenchent une action
Reçue, confirmée, à préparer, prête, expédiée, remise, annulée ou à vérifier doivent correspondre à une règle partagée. Déterminez qui change chaque état et sur quelle preuve : accord, retour de paiement, colis remis au transporteur ou retrait signé. Un statut vague ou anticipé crée des erreurs de stock et des communications contradictoires.
- Définition de chaque état
- Responsable identifié
- Événement déclencheur
- État incertain prévu
- Historique conservé
Réserver l’objet unique au bon moment
Un objet d’occasion ne peut pas être promis simultanément à deux clients. Choisissez l’événement qui le réserve et celui qui le remet en vente en cas d’échec ou d’expiration. La boutique et les flux externes peuvent avoir leurs propres délais ; tant que le retrait n’est pas confirmé, bloquez une seconde vente et traitez l’écart.
- Réservation datée
- Durée ou condition d’expiration
- Stock interne mis à jour
- Canaux publics contrôlés
- Retour en vente autorisé explicitement
Rapprocher acompte, solde et facture
La commande décrit l’engagement commercial, tandis que le paiement et la facture portent leurs propres états. Enregistrez l’acompte sur le bon document, calculez le reste attendu puis rapprochez le solde du mouvement réel. Une autorisation de paiement, une facture émise ou un virement annoncé ne sont pas encore un encaissement confirmé.
- Acompte rattaché
- Reste dû lisible
- Facture reliée
- Statut tiers vérifié
- Remboursement ou annulation séparés
Clôturer par la remise, l’expédition ou l’annulation
La dernière étape doit être observable : objet remis au client, colis confié au transporteur, commande annulée ou remboursement rapproché. Conservez les références utiles et vérifiez que le stock, l’espace client et les documents racontent la même chronologie. La clôture administrative ne remplace pas la réalité physique de la remise.
- Remise ou expédition constatée
- Référence utile conservée
- Espace client contrôlé
- Stock final rapproché
- Incident ou retour traité