Du document au règlement sans refaire le dossier
Le paiement est rattaché à la facture concernée avec son montant, sa date, son mode et, si nécessaire, une référence externe. Le client, le total facturé et l’historique restent au même endroit. Cette continuité évite de reconstruire le solde dans un fichier séparé au moment de l’encaissement.
- Facture et client déjà identifiés
- Montant et date du mouvement
- Référence externe facultative
- Historique conservé
- Solde recalculé
Bien plus qu’un logiciel de caisse isolé
Livre de Police relie l’encaissement aux autres fonctions déjà utilisées par le commerce d’occasion. Le même objet peut rester rattaché à son entrée, son stock, son client, son document commercial et son suivi après-vente. Cette continuité ne remplace pas tous les prestataires externes ; elle évite surtout de reconstruire le dossier dans plusieurs logiciels sans lien entre eux.
| Fonction reliée | Information retrouvée au moment de la vente | Avantage opérationnel |
|---|---|---|
| Registre et fiche objet | Référence, description et provenance déjà saisies | Identifier le bon objet sans recréer une fiche de caisse |
| Stock | Disponibilité, coût et prix de l’objet | Relier la vente au bon article et contrôler son état |
| CRM et clients | Coordonnées et historique commercial | Retrouver le bon interlocuteur et ses documents |
| Devis, commandes et factures | Lignes, total, échéance et statut du document | Passer du document au règlement dans le même parcours |
| Boutique en ligne | Commande et informations commerciales selon la configuration | Rapprocher le canal de vente avec le document concerné |
| Tableau de bord et préparation comptable | Facturé, encaissé, restant dû et mouvements | Piloter puis exporter sans confondre vente et trésorerie |
Les moyens de paiement du commerce réel
Carte bancaire, espèces, chèque, virement, prélèvement, paiement en ligne ou autre moyen peuvent être distingués dans le suivi. Livre de Police enregistre ce que vous déclarez avoir reçu ; il ne se substitue pas au terminal, à la banque ou au prestataire qui confirme effectivement les fonds.
- Carte bancaire
- Espèces
- Chèque
- Virement ou prélèvement
- Paiement en ligne ou autre moyen identifié
Acompte, solde et paiement réparti
Une même facture peut recevoir plusieurs mouvements. Vous pouvez enregistrer un acompte, compléter le solde plus tard ou répartir le règlement entre plusieurs moyens en conservant chaque ligne séparément. Le reste dû vient du total facturé moins les paiements enregistrés ; il reste donc explicable et vérifiable.
- Paiement total ou partiel
- Plusieurs mouvements par facture
- Modes distincts conservés
- Reste dû visible
- Chronologie lisible
Rembourser sans effacer la vente
Un remboursement suit son propre parcours et reste relié au document d’origine. La facture ne disparaît pas pour donner l’illusion que la vente n’a jamais existé. Cette séparation rend le motif, la date et le montant retrouvables lors d’une relance, d’un export ou d’un contrôle interne.
- Remboursement distinct
- Document d’origine conservé
- Motif et chronologie
- Avoir selon le parcours
- Historique non réécrit
Rapprocher la caisse avec les vraies sources de fonds
Les listes de factures et paiements aident à repérer les soldes partiels, échéances et écarts. Elles doivent être rapprochées avec le terminal, la banque, la caisse physique et le prestataire de paiement. Livre de Police organise le suivi opérationnel ; l’interface seule n’est jamais la preuve qu’un montant a été crédité.
- Factures en attente
- Soldes partiels
- Échéances dépassées
- Rapprochement banque, caisse ou prestataire
- Écart expliqué avant correction
Traiter les paiements partiels sans perdre le solde
Pour un acompte ou un règlement en plusieurs fois, enregistrez chaque mouvement avec sa date, son montant et son mode, puis contrôlez le total rattaché à la facture. Le solde doit correspondre à la différence réelle et rester compréhensible sur la fiche. Si un règlement est annulé ou rejeté, ne le remplacez pas silencieusement par un nouveau mouvement : conservez la chronologie et le motif de l’écart.
- Mouvement unitaire
- Solde recalculé
- Rejet ou annulation distingué
- Pièce ou référence conservée
Organiser une relance proportionnée
Avant de relancer, vérifiez l’échéance, les paiements déjà reçus, les avoirs et les échanges en cours. Préparez un message factuel indiquant le document, le montant restant et le moyen de contact. Une proposition générée par le CRM ou l’IA doit être relue. L’envoi et sa délivrabilité sont des étapes distinctes ; notez le résultat pour éviter que deux personnes relancent le même client le même jour.
- Solde vérifié avant contact
- Canal adapté
- Message relu
- Interaction enregistrée
Rapprocher logiciel, banque, caisse et prestataire
La vue interne reflète les mouvements saisis ou reçus par intégration. Comparez-la régulièrement avec les sources de fonds : compte bancaire, caisse et prestataire de paiement. Un statut réussi côté interface peut être suivi d’un rejet, d’un remboursement ou d’un litige. Les différences sont expliquées, datées et corrigées par le parcours prévu afin que les exports et indicateurs ne confondent pas facturation et trésorerie.
- Sources externes rapprochées
- Frais et remboursements identifiés
- Écart non masqué
- Période et responsable notés