Du devis à la facture, sans perdre l’origine
Le parcours se trouve dans le menu Ventes et facturation. Chaque document garde le lien avec le précédent : la facture sait de quel devis elle vient, l’avoir sait quelle facture il corrige, l’encaissement sait quelle facture il solde.
- Le devis
Créé depuis un objet du stock ou de zéro, avec vos lignes et vos conditions ; PDF à votre charte, envoi par e-mail depuis l’écran.
- La conversion
Un clic convertit le devis accepté en facture brouillon, lignes et client repris. Une vente au comptoir ou une commande de la boutique peut aussi être facturée directement.
- Le contrôle de conformité
Avant l’émission, l’écran vérifie les mentions et bloque ce qui manque : une facture rattachée à un objet soumis au registre ne s’émet pas tant que l’écriture n’est pas inscrite.
- L’émission
Numéro définitif dans la série continue de l’entité émettrice, PDF figé, empreinte SHA-256 calculée et affichée, fichier Factur-X produit. La facture est verrouillée.
- L’encaissement
Montant, moyen (carte, espèces, virement, chèque…), référence externe et note ; plusieurs encaissements partiels possibles jusqu’au solde. La liste Encaissements les regroupe.
- Relance, avoir, remboursement
Relance préparée depuis la facture impayée, selon la séquence que vous réglez ; avoir pour corriger ou annuler ; remboursement tracé dans Avoirs et remboursements.
Ce que contient une facture émise
Une facture n’est fiable que si l’on peut dire ce qu’elle contient, d’où viennent ses chiffres et pourquoi elle ne bougera plus.
- Un numéro continu, par série et par entité émettrice, attribué à l’émission — jamais avant
- Vos mentions : entité, adresse, SIREN, logo et design réglés dans Paramètres de facturation
- Des lignes reliées aux objets du stock, avec leur régime de TVA : marge, normal, franchise ou autoliquidation
- Un PDF figé dont l’empreinte SHA-256 est conservée : toute régénération différente se verrait
- Un fichier Factur-X (XML) téléchargeable pour les destinataires qui le demandent
- Un cycle de vie tracé : création, émission, encaissements, relances, avoir — visible dans le tableau de bord Sécurité et connexions
TVA sur marge : ce que dit le texte, ce que fait le logiciel
Le régime de la marge est le quotidien de l’occasion. Les sources ci-dessous viennent du parcours juridique du centre d’aide ; le choix du régime applicable reste une décision fiscale, à valider avec votre cabinet.
| Source | Ce qu’elle prévoit | Dans Livre de Police |
|---|---|---|
| Article 297 A du CGI | Pour un bien d’occasion livré par un non-redevable de la TVA, la base d’imposition est la différence entre le prix de vente et le prix d’achat | La ligne au régime de la marge prend le prix d’achat de l’objet dans le stock et calcule la marge |
| Article 297 E du CGI | Au régime de la marge, la TVA n’apparaît pas sur la facture | Aucun montant de TVA n’est imprimé sur les lignes à la marge |
| BOFiP — mention sur la facture | « Régime particulier – Biens d’occasion », « – Objets d’art » ou « – Objets de collection et d’antiquité » selon le bien | La mention prévue est portée sur la facture |
| BOFiP — calcul de la marge | La différence prix de vente TTC − prix d’achat est une marge TTC, à ramener hors taxe avec le coefficient du taux ; globalisation par période possible | L’écran TVA sur marge calcule la marge globale ; le Récapitulatif de TVA regroupe par régime |
Exemple de calcul : commode achetée 700 € à un particulier, vendue 1 200 € ; marge TTC 500 €, marge hors taxe 416,67 €, TVA 83,33 € au taux de 20 %. À confirmer avec votre cabinet selon votre situation.
Encaissements, relances et avoirs au quotidien
Facturer est une chose ; être payé en est une autre. Trois écrans servent ce suivi.
Encaissements
Chaque paiement reçu est enregistré sur sa facture, avec son moyen et sa référence ; le reste à payer se met à jour. Les encaissements se listent par période pour le rapprochement avec la banque et la caisse.
Relances
Une séquence de relance se règle une fois (délais, textes, expéditeur) ; chaque facture en retard propose sa relance, que vous envoyez ou non.
Avoirs et remboursements
Une facture émise ne se modifie pas : l’avoir la corrige ou l’annule en gardant l’historique ; le remboursement est tracé avec son moyen.
Quatre métiers, quatre façons de facturer
Les mêmes écrans, des habitudes différentes.
Antiquaire : devis détaillé, facture à la marge
Le devis décrit la pièce, ses dimensions et son état ; accepté, il devient facture au régime de la marge, avec la mention prévue et sans TVA apparente. L’acompte est un premier encaissement, le solde un second.
Brocanteur : vente au comptoir
La vente au comptoir crée la commande et la facture en quelques secondes ; espèces ou carte enregistrées comme encaissement ; la facture part en PDF ou par e-mail au client professionnel qui la demande.
Bijoutier : réparation et vente
Un ordre de travail de l’Atelier se facture avec ses pièces et sa main-d’œuvre ; la vente d’un bijou neuf suit le régime normal, celle d’un bijou d’occasion acheté à un particulier, la marge.
Dépôt-vente : facturer l’acheteur, rendre compte au déposant
La facture à l’acheteur suit le régime applicable ; le relevé du déposant, lui, détaille produit de vente, commission et net dû. Deux documents, deux destinataires.
Vers le cabinet comptable et la facture électronique
La facturation ne s’arrête pas à l’envoi au client. Livre de Police prépare ce que votre cabinet attend, et la connexion à la facturation électronique.
- Export CSV du journal des ventes et export FEC sur la période de votre choix (Ventes et facturation → Export comptable)
- Contrôle avant comptable : un rapport qui passe vos écritures au crible avant la remise au cabinet
- Récapitulatif de TVA par régime et écran TVA sur marge pour la déclaration
- Facture électronique : préparation de vos factures et connexion à une plateforme partenaire depuis l’écran dédié ; consultez la page « Facturation électronique » pour le calendrier et les options
Ce que la facturation ne décide pas
Le logiciel applique vos réglages ; il ne prend pas les décisions fiscales à votre place.
- Il ne choisit pas votre régime de TVA : marge, normal, franchise ou autoliquidation sont des réglages, la décision appartient à l’entreprise et à son cabinet
- Il ne garantit pas qu’une facture est complète si les données sources (client, objet, prix d’achat) sont fausses : relisez avant d’émettre
- Il ne remplace pas la validation du cabinet sur l’export comptable
Construire le document à partir de données cohérentes
Avant de créer une facture, vérifiez le client, les objets ou prestations, les quantités, prix et régimes de TVA. La réutilisation des fiches évite une partie de la saisie mais peut aussi propager une ancienne adresse ou un prix non actualisé. Le document doit être relu dans son rendu final. La numérotation et la date d’émission suivent le parcours prévu ; un brouillon reste distinct d’une facture émise.
- Client relu
- Lignes rattachées aux bons objets
- TVA choisie et vérifiée
- PDF final ouvert avant remise
Passer du devis à la facture sans perdre l’origine
Un devis accepté peut être converti pour reprendre les coordonnées et les lignes. Conservez le lien entre les documents et contrôlez ce qui a changé entre la proposition et la vente. Une modification après émission ne doit pas réécrire silencieusement le document transmis ; utilisez l’avoir ou le parcours de correction adapté. Cette chronologie aide le client, l’équipe et le cabinet à comprendre l’opération.
- Devis d’origine accessible
- Écarts avant conversion vérifiés
- Numéro attribué au bon moment
- Avoir distingué d’une suppression
Suivre l’encaissement et préparer les sorties
Rattachez chaque paiement à la facture correspondante et vérifiez le solde après un acompte, un règlement partiel ou un remboursement. Les exports PDF, CSV, Factur-X ou structurés doivent être ouverts et rapprochés. Leur production ne prouve ni le mouvement bancaire ni l’acceptation par un cabinet, une PA ou une administration. Conservez le retour du destinataire lorsqu’il existe.
- Paiements et remboursements distincts
- Reste à payer visible
- Export contrôlé
- Retour du destinataire conservé