Identifier l’entreprise et son interlocuteur
Séparez la personne morale, l’établissement et le contact opérationnel lorsque le besoin le justifie. Vérifiez la dénomination, les coordonnées de facturation et les références utiles avant de créer un doublon. Une adresse trouvée dans un ancien document peut être obsolète ; la source et la date doivent rester compréhensibles.
- Dénomination et établissement
- Interlocuteur identifié
- Coordonnées relues
- Recherche de doublon
- Source et date connues
Relier les achats aux objets reçus
Rattachez les objets ou prestations au bon fournisseur et au document source. Pour un lot, conservez le prix global et la ventilation ou la méthode retenue sans inventer une valeur précise par pièce. La réception physique, l’état et les différences avec la commande doivent être constatés par l’équipe.
- Objet ou prestation reçu
- Document source
- Prix et frais attribuables
- Écart de réception
- Méthode de ventilation documentée
Contrôler les factures fournisseurs
Une facture reçue doit être rapprochée du fournisseur, de l’opération, des montants et, lorsqu’il existe, du bon de commande. Repérez les doublons, avoirs et écarts. La future réception électronique via une PA partenaire constitue un parcours séparé : un fichier présent dans Livre de Police ne prouve pas encore son origine ni son statut réglementaire.
- Fournisseur exact
- Commande ou achat rapproché
- Montants et taxes relus
- Doublon ou avoir traité
- Statut PA vérifié séparément
Suivre les échéances et paiements sans les confondre
La date d’échéance organise le travail, mais seul le mouvement rapproché établit le paiement. Conservez la référence utile, traitez les paiements partiels et les litiges puis vérifiez les exports remis au cabinet. Une facture fournisseur enregistrée ne doit pas être considérée comme soldée sur la seule intention de payer.
- Échéance visible
- Paiement partiel possible
- Mouvement rapproché
- Litige ou écart séparé
- Export contrôlé
Préserver la réversibilité et les accès
Les factures, coordonnées bancaires et négociations ne doivent être accessibles qu’aux personnes concernées. Testez les rôles, l’export des données nécessaires et la procédure de départ d’un membre. Une copie locale utile doit être protégée et conservée selon les obligations applicables, sans devenir un fichier partagé sans contrôle.
- Rôles limités
- Coordonnées sensibles protégées
- Export ouvert et rapproché
- Accès révoqué
- Conservation documentée