Choisir le régime à partir de la situation réelle
Le régime dépend notamment de l’origine de l’objet, de la qualité du vendeur et de la situation de l’entreprise. Ne sélectionnez pas la TVA sur marge parce que l’objet est “d’occasion” sans vérifier les conditions. Conservez les justificatifs qui expliquent le choix.
- Origine et vendeur identifiés
- Régime de l’entreprise vérifié
- Justificatifs conservés
- Paramètre choisi par opération lorsque nécessaire
- Conseil sollicité en cas de doute
Calculer et relire le document
Une fois le paramètre choisi, les montants sont calculés et les mentions préparées dans le parcours de facturation. Relisez la base, le taux, les arrondis et le total. Un calcul exact appliqué à un mauvais régime reste un mauvais résultat.
- Base et prix contrôlés
- Taux applicable vérifié
- Arrondis relus
- Mention du régime examinée
- PDF final ouvert avant envoi
Transmettre des fichiers exploitables
Les exports présentés comme FEC, CSV ou Factur-X facilitent les échanges. Leur nom ne prouve ni leur conformité universelle ni leur acceptation par un logiciel tiers. Vérifiez la version, la période, les champs et le résultat d’import avec le cabinet ou le destinataire.
| Sortie | Contrôle attendu |
|---|---|
| CSV | Colonnes, séparateur, encodage et période |
| Export structuré/FEC | Structure, comptes, journaux et acceptation |
| Factur-X | Profil, données embarquées et lecture PDF |
| Synthèse | Totaux rapprochés avec les documents et paiements |
Préparer la facturation électronique
Les données propres et les identifiants stables facilitent les échanges avec la Plateforme Agréée partenaire. Livre de Police n’est pas une Plateforme Agréée : depuis votre espace, vous raccordez vous-même votre entreprise à la Plateforme Agréée partenaire, et la page dédiée décrit chaque étape.
- Données client complètes
- Numérotation et statuts cohérents
- Identifiants externes à conserver
- Rejets visibles
- PA partenaire pour la transmission réglementaire
Documenter pourquoi un régime a été choisi
Pour chaque situation sensible, conservez les faits qui soutiennent le choix : nature de l’opération, qualité du vendeur, justificatif d’achat, régime de l’entreprise et conseil reçu. Le paramètre dans Livre de Police enregistre le choix opérationnel ; il ne constitue pas son fondement juridique. Cette documentation permet de relire une facture plusieurs mois plus tard et d’expliquer une correction sans reconstruire la décision de mémoire.
- Origine de l’objet
- Qualité du vendeur
- Justificatif conservé
- Validation interne ou conseil noté
Contrôler les arrondis, totaux et avoirs
Les écarts comptables apparaissent souvent dans les détails : remise, arrondi, changement de taux, paiement partiel ou avoir. Comparez les lignes, la base, la taxe et le total du document final avec le calcul attendu. Lorsqu’un avoir corrige une facture, conservez le lien et vérifiez son effet dans les exports. Ne modifiez pas une facture émise pour retrouver artificiellement le total souhaité.
- Calcul ligne par ligne
- Arrondis compris
- Avoir relié
- Export après correction rapproché
Préparer un dossier que le cabinet peut reproduire
Transmettez la période, les exports, les documents et les règles utilisées pour les catégories ou comptes. Demandez au cabinet de confirmer le format attendu et testez l’import avant une échéance. Lorsqu’une transformation manuelle est nécessaire, documentez-la. Le même processus pourra être rejoué et contrôlé au lieu de dépendre d’une personne qui sait “réparer le fichier” sans laisser de méthode.
- Période et périmètre
- Format convenu
- Rejets conservés
- Transformation reproductible