Ce que contient l’export
Trois livrables se trouvent dans Ventes et facturation → Export comptable, plus deux écrans de TVA. Chacun a son usage.
| Livrable | Contenu | Format et particularité |
|---|---|---|
| Journal des ventes | Factures émises sur la période, avec leurs lignes, montants et régimes de TVA | CSV lisible dans un tableur, utile pour un premier rapprochement |
| Fichier FEC | Écritures de ventes (journal VE), d’encaissements par la banque (BQ) et par la caisse (CA), avoirs, sur la période | 18 colonnes normalisées (JournalCode, EcritureNum, CompteNum, Debit, Credit…), séparateur tabulation, UTF-8, dates AAAAMMJJ ; total débit = total crédit, sinon le fichier est refusé avec l’explication |
| Contrôle avant comptable | Rapport des vérifications sur l’année choisie, avec verdict et score | À l’écran et en PDF, à joindre à la remise |
| Récapitulatif de TVA | Opérations et montants regroupés par régime : marge, normal, franchise, autoliquidation, non précisé | Les pièces issues d’une balle ne sont pas comptées en plus de la balle |
| TVA sur marge | Calcul de la marge globale sur la période | Base de déclaration à confirmer avec le cabinet |
Générer l’export, pas à pas
Quelques minutes suffisent, à condition d’avoir émis les factures et enregistré les encaissements de la période.
- Vérifier le SIREN
Le FEC identifie l’entreprise : un SIREN valide est exigé avant la génération (Mon identité, ou Ajouter mon SIRET si vous ne l’avez pas encore renseigné).
- Choisir la période
Du 1er janvier à aujourd’hui par défaut ; ajustez les dates de début et de fin selon la demande du cabinet (mois, trimestre, exercice).
- Lancer le Contrôle avant comptable
Le rapport classe chaque anomalie : bloquante, majeure, mineure ou simple information, avec l’explication et la correction à faire.
- Corriger à la source
Une facture sans encaissement, un doublon, une rupture de numérotation : corrigez dans les écrans concernés, puis relancez le contrôle.
- Générer et transmettre
Téléchargez le FEC et le journal des ventes ; joignez le rapport de contrôle. Le cabinet sait ainsi ce qui a été vérifié et ce qui reste à son appréciation.
Le Contrôle avant comptable : huit familles de vérifications
Plutôt qu’un feu vert, un rapport détaillé. Chaque contrôle a un statut (conforme, anomalie, information, sans objet) et, s’il révèle une anomalie, une gravité.
Recevabilité et forme
Présence et ordre des 18 champs, dates au format AAAAMMJJ, montants numériques, champs obligatoires renseignés, SIREN valide.
Intégrité comptable
Équilibre débit = crédit par écriture et sur le fichier, une seule jambe par ligne, montants positifs, continuité des numéros d’écriture par journal, comptes conformes au plan comptable.
Cohérence et sincérité
Caisse jamais négative dans le temps, lettrage cohérent, comptes d’attente soldés, soldes au sens normal, pièces justificatives référencées.
Exhaustivité
Journaux attendus présents, encaissements présents en face des ventes, continuité des numéros de facture.
Séparation des exercices
Écritures rattachées au bon exercice, sans débordement sur la période voisine.
Contrôles fiscaux (TVA)
Cadrage de la TVA collectée avec le chiffre d’affaires de la période.
Métier et TVA sur marge
Règlements en espèces dans la limite de 1 000 € (article D. 112-3 du code monétaire et financier), pas de TVA déduite sur l’achat d’objets revendus à la marge.
Analytique et signaux
Écritures datées un week-end, doublons d’écritures (une facture payée deux fois) : des signaux à regarder, pas des verdicts.
TVA : ce que dit le texte, ce que regroupe l’export
Le régime de la marge structure la comptabilité de l’occasion. Les sources ci-dessous viennent du parcours juridique du centre d’aide ; l’application du régime reste une décision à valider avec votre cabinet.
- Article 297 A du CGI : pour les biens d’occasion livrés par un non-redevable, la base d’imposition est la différence entre prix de vente et prix d’achat — d’où l’importance d’un prix d’achat renseigné sur chaque objet vendu à la marge
- Article 297 E du CGI : au régime de la marge, la TVA n’apparaît pas sur la facture ; l’export distingue donc les ventes à la marge des ventes au régime normal
- BOFiP — calcul : la marge est une marge TTC à ramener hors taxe ; la globalisation par période est possible — l’écran TVA sur marge la calcule, le cabinet la valide
- Le Récapitulatif de TVA regroupe par régime et n’additionne pas une balle de vêtements et les pièces qui en sont issues : la dépense réelle, c’est la balle
Ce que ça change pour trois organisations
Le même export, des rythmes différents.
Brocanteur avec un cabinet trimestriel
Chaque fin de trimestre : contrôle avant comptable, corrections, FEC et journal des ventes envoyés avec le rapport. Le cabinet n’a plus à demander « et cette vente en espèces du 14 ? ».
Antiquaire au régime de la marge
Le prix d’achat de chaque pièce est dans le stock depuis l’entrée : la marge se calcule sans chercher les factures d’achat ; le récapitulatif par régime prépare la déclaration.
Friperie qui achète en balles
La balle est l’achat ; les pièces triées n’alourdissent ni le quota d’objets ni le récapitulatif de TVA. L’export reflète la dépense réelle.
Ce que l’export n’est pas
Pour que la remise au cabinet se passe sans malentendu.
- Pas une attestation de conformité fiscale : un fichier bien formé n’est pas une comptabilité validée
- Pas un substitut au cabinet : le rapport prépare sa revue, il ne la remplace pas
- Pas une comptabilité complète : l’export couvre les ventes, encaissements et avoirs de Livre de Police ; achats, charges et banque hors logiciel viennent d’ailleurs
- Pas une décision de régime de TVA : les réglages appliquent votre choix, ils ne le font pas
Préparer les données avant la période d’export
Un export structuré ne corrige pas les clients incomplets, les régimes de TVA incohérents ou les paiements non enregistrés. Avant la clôture, contrôlez les documents émis, avoirs, dates, numéros, comptes ou catégories attendus et rapprochez les soldes. Corriger tôt facilite la compréhension ; corriger au dernier moment sans historique crée de nouveaux écarts.
- Période fermée et comprise
- Numérotation contrôlée
- TVA et avoirs relus
- Paiements rapprochés
Vérifier le format au lieu de se fier au nom du bouton
Téléchargez le fichier, contrôlez son encodage, ses colonnes, sa période et ses totaux. Pour un export présenté comme FEC, le cabinet doit examiner la structure et les données selon le contexte. Pour Factur-X, ouvrez le PDF et vérifiez aussi les données embarquées avec un outil adapté. Un nom de fichier ou une extension ne garantit pas l’acceptation par le destinataire.
- Fichier ouvert
- Structure examinée
- Totaux rapprochés
- Test d’import chez le destinataire
Organiser un échange reproductible avec le cabinet
Convenez d’un rythme, d’une période et d’une personne responsable. Transmettez le fichier par un canal adapté, conservez la version envoyée et notez les rejets ou corrections demandés. Si le cabinet transforme le fichier, gardez les règles de correspondance pour la période suivante. La preuve d’un échange réussi est un fichier accepté et rapproché, pas seulement un téléchargement depuis Livre de Police.
- Périmètre convenu
- Version envoyée conservée
- Retour du cabinet documenté
- Règles de correction réutilisées