Créer ou retrouver la bonne personne
Recherchez avant de créer une fiche et examinez les homonymes, adresses ou coordonnées similaires. Une fusion automatique peut rattacher une facture ou une commande au mauvais client. Lorsqu’une donnée change, conservez le contexte utile et vérifiez les documents déjà émis au lieu de les réécrire rétroactivement.
- Recherche avant création
- Homonymes examinés
- Coordonnées relues
- Fusion contrôlée
- Historique non réécrit
Relier demandes, devis et commandes
Le contexte commercial aide l’équipe à répondre sans recommencer l’enquête : objet recherché, échange précédent, devis transmis, commande en cours ou demande de service. N’ajoutez que les informations nécessaires et factuelles. Une note interne doit rester distincte d’un document envoyé au client et ne doit pas devenir une appréciation disproportionnée.
- Interactions datées
- Objet ou besoin rattaché
- Devis et commandes accessibles
- Notes factuelles
- Prochaine action attribuée
Retrouver factures, paiements et restes dus
La fiche peut orienter vers les documents et mouvements associés. Vérifiez toujours le numéro, la période et le statut source avant de relancer. Une facture émise n’est pas un paiement ; un paiement annoncé n’est pas un encaissement rapproché. Cette distinction protège la relation et évite une relance injustifiée.
- Document exact
- Échéance vérifiée
- Paiements déjà reçus rapprochés
- Avoir ou remboursement pris en compte
- Relance relue avant envoi
Respecter la finalité de chaque donnée
Une adresse collectée pour exécuter une commande ne doit pas être réutilisée automatiquement pour une prospection sans base adaptée. Documentez les finalités, les durées et les canaux autorisés, puis limitez les accès. Les demandes de droit doivent être examinées avec les obligations de conservation des factures et autres documents applicables.
- Finalité explicite
- Communication autorisée
- Droits par rôle
- Durées examinées
- Demande de droit tracée
Faire reprendre le dossier par un collègue autorisé
Une autre personne doit pouvoir comprendre la prochaine action à partir des faits disponibles, sans accéder à tout le registre ni à des données inutiles. Testez la fiche avec un rôle limité, puis retirez l’accès. La continuité du service vient de la clarté du contexte et des responsabilités, pas du partage d’un mot de passe.
- Contexte compréhensible
- Responsable visible
- Rôle limité
- Aucun secret partagé
- Révocation testée