Identifier la personne et le rôle qu’elle tient
L’article R.321-3 prévoit les nom, prénoms, qualité et domicile de la personne qui vend, apporte à l’échange ou remet en dépôt. Il demande aussi la nature, le numéro, la date de délivrance et l’autorité de la pièce produite par la personne physique qui réalise l’opération. Dans un achat direct simple, ces deux rôles sont tenus par la même personne. Si un mandataire intervient ou si le vendeur est une personne morale, ne forcez pas le scénario direct : R.321-3 prévoit alors des informations distinctes sur la personne morale et son représentant.
- Vendeur ou apporteur clairement identifié
- Personne physique qui réalise l’opération distinguée si nécessaire
- Nature et références de la pièce présentée
- Qualité et domicile consignés
- Branche personne morale traitée séparément
Relever les références utiles sans transformer la pièce en archive générale
Le texte cité exige des références de la pièce présentée : nature, numéro, date de délivrance et autorité. Il n’énonce pas dans cet article une obligation générale de conserver une photographie ou une photocopie de la pièce. Si une copie devait être envisagée pour une finalité distincte, sa base, sa nécessité, ses accès et sa durée demanderaient une analyse séparée. Dans le parcours direct, relisez les références avec la personne, évitez les champs facultatifs sans usage défini et protégez l’accès aux données d’identité.
- Références recopiées fidèlement
- Image de la pièce non déduite de R.321-3
- Collecte limitée à une finalité déterminée
- Accès réservé aux personnes autorisées
- Erreur corrigée par le parcours tracé après validation
Décrire l’objet et sa provenance séparément
La provenance n’est pas la même chose que la description. Décrivez l’objet à partir de ses caractéristiques visibles ou mesurées, puis indiquez d’où il vient selon l’information disponible. “Acheté directement à Mme X lors du rendez-vous du…” documente le circuit de l’opération ; “héritage familial” reste une déclaration du vendeur tant qu’aucune pièce ne l’établit. Relevez les numéros, marques, signatures et défauts utiles sans créer une attribution. Une photo peut compléter la fiche dans LivreDePolice, tandis que les données de la personne restent exclues des contenus commerciaux publics.
- Description factuelle de l’objet
- Provenance qualifiée selon sa source
- Signes distinctifs relevés exactement
- Aucune attribution inventée
- Données d’identité séparées de la boutique et des exports d’annonce
Rapprocher prix, valeur et mode de règlement
Le modèle de registre de l’arrêté du 15 mai 2020 prévoit le prix d’achat, ou la valeur vénale selon la nature de l’opération, ainsi que le mode de règlement. Pour un achat direct, saisissez le montant convenu et le moyen réellement utilisé ; ne déduisez pas un paiement du seul fait qu’une facture ou un reçu existe. Si plusieurs objets sont acquis ensemble, examinez séparément les conditions d’un éventuel lot avant de choisir une ligne commune. Conservez les justificatifs commerciaux utiles selon vos propres obligations sans les confondre avec l’écriture du registre.
- Montant de l’opération contrôlé
- Mode de règlement réellement utilisé
- Lot évalué selon ses conditions propres
- Document commercial rapproché de l’écriture
- Paiement et document conservés comme états distincts
Relire avant validation et conserver la chronologie
Préparez d’abord la fiche en brouillon. Comparez le nom, les références de la pièce, la date de l’opération, la provenance, la description, le prix et le règlement aux éléments disponibles. Après validation, une correction ne doit pas réécrire silencieusement l’entrée d’origine ; utilisez le mécanisme de rectification prévu par le produit et conservez la chronologie. Le registre doit être tenu jour par jour : organisez le rendez-vous et la relecture afin que l’écriture ne dépende pas d’un souvenir reconstitué plusieurs jours plus tard.
- Préparer
Créer le contact et la fiche en brouillon.
- Contrôler
Relire identité, pièce, provenance, objet, montant et règlement.
- Valider
Inscrire l’opération seulement lorsque les données sont cohérentes.
- Rapprocher
Conserver le lien avec l’objet physique et les documents commerciaux.
- Rectifier
Ajouter une correction tracée si une erreur est découverte.