Numéro d’ordre et date de l’opération
Le numéro d’ordre relie l’écriture à l’objet exposé à la vente ou détenu en stock. R.321-4 prévoit qu’il figure dans le registre et de manière apparente sur l’objet ou le lot admissible. La date correspond à l’achat, au dépôt ou à l’apport à l’échange selon l’opération réelle. Ne préremplissez pas une date par habitude et ne modifiez pas silencieusement un numéro attribué. Dans LivreDePolice, préparez la fiche en brouillon, puis vérifiez le numéro et la date produits lors de la validation et sur les exports utilisés en contrôle.
- Nature de l’opération choisie
- Date réelle contrôlée
- Numéro d’ordre attribué après validation
- Repère apparent sur l’objet ou le lot
- Correspondance vérifiée dans le mode contrôle
Description précise et provenance de l’objet
R.321-3 demande la nature, la provenance et une description comprenant les caractéristiques et signes qui servent à identifier l’objet. L’annexe I cite la nature, les dimensions, le style, la signature et les éventuels signes distinctifs. Décrivez les faits observés ou mesurés et qualifiez les informations déclarées. La provenance indique le circuit ou l’origine disponible de l’objet ; elle ne doit pas être confondue avec l’identité de la personne ni avec une attribution historique. Une donnée inconnue reste explicitement inconnue plutôt que d’être remplacée par une formule vraisemblable.
- Nature et caractéristiques observées
- Dimensions ou poids avec unité
- Signatures, numéros, poinçons et défauts
- Provenance distinguée de l’identité
- Incertitude écrite plutôt que masquée
Vendeur, déposant ou apporteur et pièce présentée
Pour une personne physique directe, consignez les nom, prénoms, qualité et domicile, puis les références de la pièce produite par la personne qui réalise l’opération : nature, numéro, date de délivrance et autorité. Pour une personne morale, R.321-3 ajoute la dénomination et le siège, puis les informations et références de pièce du représentant. Ces deux parcours ne sont pas interchangeables. Un téléphone, une adresse électronique ou une date de naissance peuvent répondre à d’autres usages, mais leur présence dans un formulaire ne les transforme pas en mentions générales de cet article.
- Rôle de la personne identifié
- Parcours personne physique ou morale choisi
- Références de pièce recopiées fidèlement
- Données facultatives séparées
- Accès aux données d’identité limité
Prix d’achat, valeur vénale et mode de règlement
Le modèle officiel prévoit le prix d’achat ou la valeur vénale et le mode de règlement. Choisissez l’information qui correspond à l’opération : achat, échange, acquisition gratuite ou dépôt en vue de la vente. Pour un achat, le prix négocié et le moyen réellement utilisé doivent être rapprochés des documents commerciaux et des mouvements d’encaissement disponibles. Pour les autres opérations, ne créez pas un faux prix d’achat afin de remplir une case ; utilisez la valeur attendue par le parcours et conservez la méthode d’estimation lorsqu’elle est utile à la relecture.
- Montant cohérent avec la nature de l’opération
- Prix et valeur non confondus
- Mode de règlement réellement constaté
- Document et paiement rapprochés séparément
- Écart expliqué avant validation
Protection patrimoniale et informations particulières
L’annexe I réserve une colonne à la mesure de protection du bien culturel lorsqu’elle est connue. Ne remplissez pas cette zone par déduction à partir de l’ancienneté ou de l’apparence. Consignez la décision et sa date quand un document ou une information fiable vous en donne connaissance. Certaines catégories, comme les métaux précieux ou des biens soumis à d’autres règles, peuvent demander des informations supplémentaires : le registre général ne remplace pas ces régimes particuliers. Le guide et le logiciel doivent donc signaler leurs limites plutôt que promettre une couverture universelle de chaque métier.
- Mesure de protection seulement si connue
- Décision et date référencées
- Règles particulières examinées séparément
- Aucun champ général présenté comme certification
Brouillon, validation et rectification
Le brouillon sert à compléter et relire avant inscription. La validation fait entrer l’écriture dans la chronologie du registre ; elle ne garantit pas que toutes les informations fournies sont vraies. Dans un traitement automatisé, R.321-6-1 exige notamment intégrité, intangibilité et sécurité, tandis que l’arrêté du 15 mai 2020 précise des exigences techniques. LivreDePolice conserve l’écriture initiale et utilise un parcours de rectification tracée plutôt qu’une réécriture silencieuse. Après correction, ouvrez le mode contrôle et l’export afin de vérifier que l’ordre, le lien et les deux contenus restent lisibles.
- Brouillon
Compléter sans présenter l’entrée comme validée.
- Relecture
Comparer la fiche aux personnes, objets et documents disponibles.
- Validation
Inscrire l’écriture dans le registre et contrôler son numéro.
- Contrôle
Retrouver la ligne et ses preuves dans le parcours dédié.
- Rectification
Ajouter une correction reliée sans effacer l’original.