Registre papier : cinq ans à compter de la clôture
Pour le registre physique, R.321-6 ne fait pas partir le délai de chaque achat. Le texte prévoit cinq ans à compter de la date de clôture du registre. Il faut donc pouvoir identifier la clôture du cahier, conserver le support dans son intégrité et éviter qu’une destruction administrative automatique se fonde uniquement sur l’âge de la première ligne. Cette durée concerne le registre prévu par cet article. Une facture, un justificatif comptable, une pièce liée à un litige ou un autre document professionnel peut suivre une règle différente. Le plan d’archivage doit séparer ces catégories au lieu d’appliquer « cinq ans » à tout le dossier.
- Support papier identifié
- Date de clôture conservée
- Délai de cinq ans calculé depuis cette clôture
- Autres documents classés selon leur propre finalité
Traitement automatisé : dix ans après chaque enregistrement
Pour le registre numérique, R.321-6-1 prévoit dix ans à compter de l’enregistrement des données dans le traitement. Le point de départ devient donc propre à chaque inscription et non à la fermeture d’un cahier. La conservation utile doit maintenir la donnée, sa lisibilité, son rattachement au registre et les éléments nécessaires pour comprendre une rectification. Une simple sauvegarde technique ou un PDF isolé ne prouve pas, à elle seule, que le traitement respecte toutes les exigences d’intégrité, d’intangibilité et de sécurité. Le professionnel doit aussi pouvoir récupérer et présenter les informations pendant la période applicable.
- Dix ans depuis chaque enregistrement
- Donnée et chronologie restant lisibles
- Rectifications reliées à l’original
- Exports testés hors de l’application
Journal des consultations : une durée distincte d’un an
L’article 3 de l’arrêté du 15 mai 2020 demande que les consultations du traitement automatisé soient enregistrées avec l’identifiant du consultant, la date, l’heure et l’objet de la consultation. Il fixe à un an la conservation de ces informations. Ce journal ne remplace pas le registre et son délai d’un an ne réduit pas les dix ans applicables aux données enregistrées. Inversement, conserver toutes les traces techniques pendant dix ans sans justification n’est pas automatiquement souhaitable. Il faut nommer le journal concerné, limiter les accès et vérifier régulièrement que la collecte correspond bien au périmètre requis.
- Identifiant du consultant
- Date et heure
- Objet de la consultation
- Journal protégé et conservé un an
Construire un calendrier qui ne mélange pas les finalités
Un commerce d’occasion conserve aussi des données de compte, des factures, des justificatifs, des documents fournisseurs, des demandes de support et parfois des informations CRM. Le RGPD impose de ne pas garder toutes les données indéfiniment par simple confort. Établissez un tableau avec la catégorie, la finalité, la base retenue, le délai, le point de départ, l’accès autorisé et le sort final. Une identité requise pour le registre ne devient pas pour autant une adresse de prospection. Les obligations légales de conservation et l’usage commercial doivent rester séparés, documentés et contrôlés.
- Catégorie et finalité définies
- Délai et événement de départ notés
- Accès limité
- Suppression, anonymisation ou archive décidée
Vérifier concrètement la conservation dans LivreDePolice
LivreDePolice annonce une conservation longue des écritures numériques, un historique des rectifications et des exports de contrôle. Pour évaluer le parcours, créez une écriture fictive, validez-la, ajoutez une rectification tracée puis recherchez les deux états. Ouvrez ensuite l’extrait ou le dossier exporté hors de l’application. Cette recette prouve un comportement observable à une date donnée ; elle ne remplace pas l’examen de l’infrastructure, des sauvegardes, des restaurations et de la politique de conservation. La page Sécurité et le dossier de conformité publient les mécanismes et leurs limites sans promettre une certification générale.
- Écriture fictive retrouvée
- Original et rectification lisibles
- Export ouvert hors service
- Politique et preuve technique distinguées