Dans quel cadre peut-on compter avant la clôture ?
Le BOFiP, au paragraphe 310 du BOI-BIC-PDSTK-20-10, rappelle le principe d’un inventaire à la clôture. Il admet notamment un comptage antérieur, relativement proche du 31 décembre, pour les entreprises qui clôturent ce jour-là et rencontrent de sérieuses difficultés de recensement liées à l’activité commerciale de fin d’année.
Dans ce cas, les quantités doivent être corrigées quotidiennement des achats et ventes jusqu’à la clôture. Les justificatifs conservés doivent permettre d’identifier le stock final et ses prix de revient détaillés. Ce paragraphe ne fixe pas un délai chiffré universel. Conseil : vérifiez avec votre cabinet que votre situation relève du cadre applicable avant de fixer le calendrier.
Écrire les deux dates et la règle de suivi
L’article R.123-172 du code de commerce prévoit un document décrivant les procédures et l’organisation comptables lorsqu’il est nécessaire à la compréhension du traitement et aux contrôles. Pour préparer ce travail, voici une grille conseillée, à adapter à votre organisation.
- Pour chaque objet ou groupe homogène : référence, quantité réellement comptée, emplacement, date et heure du comptage.
- À part : date de clôture visée, personne qui relève les mouvements et personne qui vérifie le rapprochement.
- Après le comptage : date de chaque mouvement, référence de l’objet, quantité concernée et document justificatif.
- Pour une correction : motif, quantité avant et après, référence de la pièce qui permet de comprendre l’écart.
Conseil : conservez le relevé initial. Ne remplacez pas sa date réelle par celle de la clôture ; ajoutez une situation rapprochée distincte.
Si le comptage se déroule par zones
Méthode conseillée : marquez les objets déjà comptés et notez l’heure de fin de chaque zone. Pour chaque référence, partez de son propre relevé puis examinez seulement les mouvements postérieurs à ce relevé, jusqu’à la date cible. Une vente déjà prise en compte dans la quantité comptée ne doit pas être déduite une seconde fois.
- Un objet déplacé d’une zone comptée vers une zone encore à compter garde la même référence : signalez son passage pour éviter un second comptage.
- Un transfert entre deux emplacements de la même entreprise change la localisation ; à lui seul, il ne crée pas une pièce supplémentaire dans le total.
- Une livraison, un retour ou une opération dont le traitement reste incertain reçoit une ligne à vérifier, avec sa pièce justificative.
Conseil : faites relire les mouvements autour de chaque heure de comptage. C’est là qu’un objet peut être omis ou pris en compte deux fois.
Exemple fictif : du 28 au 31 décembre
Cet exemple pédagogique porte sur 40 objets appartenant au commerce, comptés le 28 décembre après la fermeture. On suppose que les cinq achats sont acquis et reçus après ce comptage, et que les deux ventes sont conclues et livrées ensuite, avant la clôture du 31 décembre. Aucun autre mouvement ni écart n’est constaté.
| Événement fictif | Effet sur la quantité | Total rapproché |
|---|---|---|
| 28 décembre : comptage initial | Point de départ : 40 | 40 |
| 29 décembre : cinq objets achetés et reçus | + 5 | 45 |
| 30 décembre : deux objets vendus et livrés | − 2 | 43 |
| 31 décembre : une pièce déplacée de la réserve à la boutique | 0 au total | 43 |
Calcul fictif : 40 + 5 − 2 = 43 objets à rapprocher à la clôture. Chaque mouvement reste rattaché aux références concernées. Ce total ne donne pas une valeur en euros et ne justifie pas, à lui seul, la présence de chaque objet.
Séparer les cas dont le rattachement reste à vérifier
Le BOFiP distingue le contrôle comptable d’un bien et sa propriété sur le plan fiscal. La présence physique en boutique ne suffit donc pas, à elle seule, à décider du traitement de toutes les pièces.
- Conseil : isolez dans votre rapprochement les objets confiés en dépôt, ceux en réparation et ceux vendus mais encore présents.
- Pour un achat non reçu, un retour ou une clause particulière du contrat, transmettez au cabinet les dates et les documents avant de retenir un traitement.
- Laissez un écart inexpliqué visible jusqu’à son examen ; ne créez pas un achat ou une vente fictive pour équilibrer le total.
Ce guide fournit une méthode de préparation. Il ne fixe pas la date comptable ou fiscale de chaque opération particulière.
Remettre un dossier qui permet de refaire le rapprochement
L’article R.123-177 du code de commerce rattache l’inventaire à l’existence et à la valeur des éléments à la clôture. Il prévoit des données organisées pour justifier le contenu et l’évaluation des postes du bilan. Le comptage et ses mouvements sont donc à rapprocher du travail de valorisation.
- Conseil : réunissez le relevé initial daté, le suivi des mouvements, leurs justificatifs et la situation obtenue à la clôture.
- Joignez les écarts expliqués et la liste des points encore à trancher, sans les fondre dans un total présenté comme validé.
- Pour les coûts et la valeur du stock, utilisez le guide déjà consacré à la valorisation et les consignes de votre cabinet.