La règle, et son texte
Le livre de police est une chronologie scellée : chaque entrée et chaque sortie y sont datées et numérotées, et rien ne s’y efface (article R.321-6-1 pour le registre numérique). C’est précisément ce qui permet de répondre, écritures datées à l’appui, au comptable pour le bilan, à l’assureur après un sinistre, au contrôleur qui demande « qu’aviez-vous en stock le 15 mars ? ». Un tableau tenu à part, lui, ne prouve rien : il peut avoir été modifié depuis.
- Le registre scellé porte les entrées et les sorties datées : c’est sur lui que se reconstitue un inventaire passé.
- À une date D, le stock = inscriptions ≤ D moins sorties inscrites ≤ D, quantités réduites des ventes partielles.
- La valeur retenue est la valeur d’achat inscrite ; le prix de vente n’est pas une valeur d’inventaire.
- L’établissement et l’emplacement sont ceux d’aujourd’hui : le registre ne trace pas les déplacements.
- Un brouillon jamais inscrit n’est pas du stock au sens du registre : il n’apparaît pas.
Ce que cela veut dire concrètement
Menu Comptabilité → Inventaire à une date : vous choisissez le jour (et l’établissement), l’écran relit le registre : inscriptions ≤ D, sorties inscrites ≤ D (ventes, livraisons, restitutions, destructions, vols, pertes), ventes partielles. Il affiche le nombre d’objets, les pièces, la valeur d’achat inscrite, le nombre d’objets sortis avant la date, puis le tableau ligne par ligne, avec le numéro d’ordre. Le CSV et le PDF portent la date choisie et sont journalisés.
- Choisir la date
Le dernier jour de l’exercice pour le bilan ; le jour du sinistre pour l’assureur ; la date demandée pour un contrôle.
- Lire les compteurs
Objets en stock ce jour-là, pièces (lots comptés), valeur d’achat inscrite, objets sortis avant la date.
- Contrôler quelques lignes
Ouvrez deux ou trois fiches depuis le tableau : la date d’inscription et le montant d’achat doivent être ceux du registre.
- Exporter
CSV pour le tableur du comptable, PDF pour le dossier de bilan ; conservez-les avec les pièces comptables.
- Répéter à chaque clôture
L’inventaire d’une date reste identique quoi qu’il arrive ensuite : vous pouvez le régénérer un an plus tard, il donnera le même résultat.
Application concrète dans votre registre
Un objet entré le 20 décembre et vendu le 5 janvier est au stock du 31 décembre : l’inventaire à cette date le montre, avec sa valeur d’achat. L’inventaire du 10 janvier, lui, ne le montre plus.
- La valeur d’inventaire est la valeur d’achat inscrite, pas le prix de vente affiché.
- Un brouillon jamais inscrit n’est pas du stock au sens du registre.
- L’établissement et l’emplacement sont ceux d’aujourd’hui : le registre ne trace pas les déplacements internes.
- Pour les lots, la quantité restante à la date tient compte des ventes partielles inscrites.
Erreurs fréquentes à éviter
Les pièges ci-dessous sont ceux qui reviennent le plus souvent sur ce sujet précis :
- Prendre l’inventaire du jour et le dater d’hier : il lit l’état courant des fiches, pas le registre à une date.
- Compter les brouillons : ils ne sont pas inscrits.
- Valoriser au prix de vente : pour le bilan, c’est le coût d’acquisition qui compte.
- Oublier les dépôts : un objet confié n’appartient pas au stock propre.