Les huit étapes de vie d’un objet
Chaque objet du stock est à une étape, et chaque étape appelle un geste. Les compteurs par étape, en haut de l’écran Suivi du stock (menu Stock et atelier), vous disent où est le travail.
| Étape | Ce que ça veut dire | Le geste suivant |
|---|---|---|
| À traiter | Arrivé, pas encore préparé | Photos, description commerciale, prix |
| En préparation | Nettoyage, restauration, passage à l’atelier | Terminer puis passer à « à diffuser » |
| À diffuser | Prêt pour les annonces et la boutique | Publier, générer les packs de diffusion |
| En vente | Proposé à la vente, en boutique ou en ligne | Surveiller l’ancienneté, ajuster le prix |
| Réservé | Acompte versé ou option posée | Encaisser le solde ou libérer l’objet |
| À régulariser | Vendu, mais dossier de vente incomplet | Compléter prix réel, date, acquéreur |
| Vendu | Vente conclue et enregistrée | Facturer, retirer des canaux de diffusion |
| Sorti du stock | Perdu, volé, détruit, rendu | Conserver le motif de sortie |
Retrouver, trier, filtrer
Un stock de quelques centaines d’objets se parcourt avec des filtres, pas avec l’ascenseur. La recherche porte sur les champs que vous avez réellement remplis.
- Recherche libre : désignation, description, numéro de série, provenance, état
- Tri : plus anciens, plus récents, prix croissant ou décroissant
- Objets dormants : en stock depuis plus de 30, 60, 90 ou 180 jours — la question numéro un d’un brocanteur
- Emplacement : boutique, réserve, foire, stand… chaque lieu que vous renseignez devient un filtre
- Objets confiés : les objets en dépôt se distinguent du stock propre et ne comptent pas dans la valeur de votre commerce
- Brouillons : les fiches non encore validées au registre sont repérées à part
Étiquettes, scan et inventaire
Le numéro d’ordre doit figurer de manière apparente sur l’objet : l’étiquette le porte, et son QR code ouvre la fiche sur un téléphone. L’inventaire se fait ensuite en rayon, objet par objet.
- Imprimer les étiquettes
Une étiquette depuis la fiche, ou une planche depuis Étiquettes pour une sélection d’objets ; chaque étiquette porte le numéro et un QR code vers la fiche.
- Scanner pour retrouver
Le scan du QR code ouvre la fiche de l’objet : état, emplacement, prix, historique, sans taper de référence.
- Pointer l’inventaire
L’écran Inventaire liste les objets avec leur référence et leur numéro d’ordre ; vous pointez par scan, rayon par rayon. Pour un ferrailleur, la pesée (poids net, matière) est affichée.
- Clôturer et conserver
La clôture produit un dossier d’inventaire daté, conservé dans Dossiers d’inventaire avec son document.
Stock propre, objets confiés et prix planchers
Un dépôt-vente, un antiquaire qui prend une collection en dépôt, une friperie qui vend pour des particuliers : ce qui est confié n’est pas à vous. Livre de Police le marque comme objet confié, l’exclut de la valeur de votre commerce et le filtre séparément. L’écran Prix planchers ajuste en une fois les prix de réserve d’une sélection — utile avant et après une foire — sans toucher aux fiches une par une ; un plancher ne s’applique qu’à un objet qui en a déjà un.
- Marquage « objet confié » à l’enregistrement, filtre dédié dans le stock
- Prix planchers modifiables en masse, en pourcentage, sur les objets qui en ont un
- Contrat de dépôt et relevé du déposant depuis la fiche (voir la page Dépôt-vente)
- Les champs de gestion (emplacement, étape, plancher) vivent hors du registre : ils se modifient sans rectification
Ce que la loi attend : numéro d’ordre et description
Le stock est le prolongement du registre, pas un fichier à part. Deux articles du code pénal encadrent directement ce que vous voyez sur l’étiquette et dans la fiche.
| Texte | Ce qu’il prévoit | Dans Livre de Police |
|---|---|---|
| Article R. 321-4 du code pénal | Un numéro d’ordre affecté à chaque objet exposé à la vente ou détenu en stock, porté sur le registre et figurant de manière apparente sur l’objet ou le lot | Le numéro d’ordre est attribué à la validation ; l’étiquette le porte avec son QR code |
| Article R. 321-3 du code pénal | Nature, provenance et description de l’objet, avec ses caractéristiques et signes servant à l’identifier | La fiche porte ces mentions ; la recherche du stock s’appuie dessus |
| Arrêté du 15 mai 2020, annexe I | Description précise : nature, dimensions, style, signature, signes distinctifs, provenance | Le guide de description par catégorie aide à remplir sans inventer |
| Article R. 321-3, dernier alinéa, et arrêté du 29 décembre 1988 | Mention et description communes possibles pour des objets d’une valeur unitaire ne dépassant pas 60 €, sans intérêt artistique ou historique | Le lot reçoit un numéro commun ; le guide « enregistrer un lot » détaille les deux conditions |
Les étapes, emplacements, planchers et photos sont des informations de gestion : elles aident à vendre, elles ne sont pas des mentions du registre.
Quatre stocks, quatre usages
Les mêmes écrans servent des métiers très différents.
Brocanteur : la foire du week-end
Filtre par emplacement « foire de mai » pour charger le camion, filtre « dort depuis 90 jours » pour décider les baisses de prix, étiquettes imprimées la veille.
Friperie : des centaines de pièces
Étiquettes par lot sur les portants, inventaire par scan portant par portant, familles d’objets par rayon, nouveautés mises en avant en boutique.
Ferrailleur : le poids fait la valeur
La pesée (poids net, matière) est affichée dans l’inventaire ; les sorties du stock gardent leur motif.
Téléphonie : le numéro de série
Recherche par numéro de série, doublons détectés à l’import, étiquette sur chaque appareil, étape « réservé » quand un acompte est versé.
L’atelier, pour ce qui passe par la restauration
Le menu Stock et atelier comporte un écran Atelier et réparations : pièces détachées, devis de réparation, ordres de travail, documents PDF, facturation de l’ordre terminé et contrôle de la disponibilité des pièces. Un objet « en préparation » y trouve son suivi jusqu’au retour en vente.
- Devis de réparation converti en ordre de travail
- Pièces consommées et contrôle de stock des pièces
- Facture de l’ordre de travail depuis l’atelier
- L’objet repasse ensuite à l’étape « à diffuser », prêt pour la vente
Faire suivre l’objet de l’entrée à l’emplacement
Attribuez une référence stable et un emplacement compréhensible dès l’arrivée. Reliez les photos, le coût, le prix et le statut à la même fiche. Si l’objet change de zone ou part en préparation, enregistrez le mouvement selon la méthode de l’équipe. Une référence qui existe dans le logiciel mais n’est pas visible sur l’étiquette physique ralentit l’inventaire et favorise les erreurs.
- Référence unique
- Emplacement lisible
- Photos de la bonne pièce
- Mouvement mis à jour
Utiliser des statuts qui déclenchent une action
Disponible, réservé, vendu, restitué ou à vérifier doivent avoir une définition partagée. Déterminez qui change le statut et à quel événement : paiement, confirmation, retrait physique ou retour. Un objet unique ne peut pas rester disponible sur la boutique pendant que sa commande est en traitement. En cas d’incertitude sur un paiement ou un flux externe, choisissez un état qui bloque la nouvelle vente jusqu’au rapprochement.
- Définition écrite des statuts
- Responsable identifié
- Réservation distincte de la vente
- État incertain visible et bloquant
Rapprocher régulièrement le numérique et le physique
Planifiez des contrôles tournants par zone ou catégorie et un inventaire plus large selon le risque. Pour chaque écart, vérifiez les ventes, déplacements, restitutions et erreurs de référence. Ne changez pas un total pour le faire coïncider sans expliquer la cause. Le tableau de bord aide à cibler les objets anciens ou incohérents, mais la présence et l’état réels nécessitent toujours une observation physique.
- Comptage daté
- Écart documenté
- Canaux publics contrôlés
- Rectification ou mouvement tracé