Quatre documents, quatre usages
Tous ces documents partent des mêmes écritures validées ; ils diffèrent par leur périmètre et par ce qu’ils servent à prouver. Les brouillons n’y figurent jamais.
| Document | Où le trouver | À quoi il sert | Particularité |
|---|---|---|---|
| Extrait intégral | Registre → Extraits PDF | Archiver ou remettre le registre complet à une date donnée | A4 paginé, date de génération, référence unique, nombre d’écritures, scellé d’intégrité |
| Version présentable | Registre → Version présentable | Montrer les écritures entre deux dates | Période de… à…, numéros d’ordre du premier au dernier, brouillons exclus |
| Document par objet | Depuis la fiche de l’objet | Joindre une preuve à une facture, un dossier d’assurance ou une contestation | Reprend l’écriture validée ; certains documents portent un QR code vers la page publique de l’objet |
| Certificat de continuité | Registre → Continuité des numéros | Attester que la suite des numéros d’ordre ne comporte pas de trou | PDF daté, scellé, produit à partir de la vérification de la chaîne |
| Export CSV du registre | Registre → Extraits PDF | Retravailler les données dans un tableur, transmettre à un conseil | Fichier registre-AAAAMMJJ.csv ; ce n’est pas un document de présentation |
L’agent peut vérifier lui-même un extrait, sans compte : sur la page publique « Vérifier un extrait », le QR ou la référence portée par le document retrouve l’écriture dans le registre scellé, sans afficher l’identité du vendeur.
Générer un extrait, pas à pas
La génération prend quelques secondes et n’écrit rien dans le registre : vous pouvez recommencer autant de fois que nécessaire.
- Ouvrir Registre → Extraits PDF
La liste de vos extraits déjà générés s’affiche, du plus récent au plus ancien, avec référence, date, nombre d’écritures et taille.
- Cliquer sur Générer
L’extrait reprend toutes les écritures validées, dans l’ordre de leurs numéros. Un message confirme la référence et le nombre d’écritures.
- Relire le document
Ouvrez le PDF : en-tête de votre établissement, date de génération, numérotation des pages, mentions de chaque écriture. Vérifiez que les écritures attendues y sont.
- Télécharger ou transmettre
Le bouton Transmettre envoie l’extrait par e-mail à l’adresse que vous saisissez ; le téléchargement garde le fichier sur votre poste.
- Archiver
Conservez l’extrait avec sa référence. Si vous corrigez une écriture ensuite, générez un nouvel extrait : l’ancien reste une photographie exacte du registre à sa date.
Le scellé d’intégrité du PDF, expliqué simplement
Au moment de la génération, le fichier PDF est scellé avec un certificat du service. Si quelqu’un modifie le document après coup — un chiffre, une ligne, une page —, un lecteur PDF comme Acrobat signale que le document a été altéré. Ce scellé protège donc l’intégrité du fichier que vous remettez. Il ne s’agit pas d’une signature électronique qualifiée et nous ne la présentons pas comme telle : le certificat identifie le service, pas un signataire reconnu par un tiers de confiance. En cas d’indisponibilité du scellement, le PDF est produit sans scellé et reste lisible.
- Toute modification du PDF après génération devient visible dans le lecteur
- La date de génération est imprimée sur le document
- Le scellé n’est ni une signature qualifiée ni une certification officielle
- L’extrait complète le registre numérique, il ne le remplace pas
Ce que la loi attend : présenter et conserver
Les extraits répondent à deux obligations distinctes du parcours juridique : présenter le registre quand une autorité le demande, et le conserver dans la durée.
| Texte | Ce qu’il prévoit | Le document qui y répond |
|---|---|---|
| Article 321-8 du code pénal | Refuser de présenter le registre ou y porter des mentions inexactes est puni des mêmes peines que le défaut de tenue | Version présentable à l’écran, extrait intégral ou document par objet, immédiatement |
| Article R. 321-4 du code pénal | Chaque objet ou lot reçoit un numéro d’ordre porté sur le registre | Les numéros d’ordre figurent sur chaque ligne ; le certificat de continuité vérifie leur suite |
| Article R. 321-6-1 du code pénal | Conservation dix ans à compter de l’enregistrement pour le registre automatisé | Extraits, export CSV et dossier de preuve téléchargeables à tout moment pour vos archives |
| Arrêté du 15 mai 2020 | Modèles officiels de registre papier et automatisé | L’extrait reprend, écriture par écriture, les mentions enregistrées au registre |
Un extrait est une photographie du registre à une date : il prouve ce qui était enregistré, pas que tout ce qui devait l’être l’a été.
Des exemples concrets
Quelques situations où l’extrait est le bon geste, et lequel choisir.
Brocanteur : l’agent veut « le mois dernier »
Version présentable du 1er au 31 ; l’agent lit à l’écran le nombre d’écritures et les numéros du premier au dernier. S’il veut une copie, l’extrait intégral est généré et transmis.
Dépôt-vente : un déposant conteste
Le document de l’objet reprend l’écriture d’entrée, la valeur estimée et l’identité du déposant telles que consignées ; joint au contrat de dépôt et au relevé du déposant, il clôt la discussion.
Librairie ancienne : sinistre et assurance
L’extrait intégral archivé chaque mois décrit les ouvrages en stock à la date voulue, avec leur description et leur prix d’achat ; le scellé rassure l’assureur sur l’absence de retouche.
Téléphonie : un appareil signalé volé
Recherche par numéro de série, document de l’objet avec provenance déclarée et identité du vendeur, remis aux enquêteurs.
Les limites à connaître
Un extrait est fidèle à ce que contient le registre au moment où vous le générez — ni plus, ni moins.
- Les brouillons ne sont jamais inclus : validez avant de générer
- Une correction se fait dans le registre par rectification tracée, puis vous régénérez ; on ne retouche pas un PDF
- L’extrait n’est pas un document homologué : il reproduit vos écritures sous le modèle prévu
- Le nom de votre établissement, son adresse et son SIRET apparaissent en en-tête : vérifiez-les dans Mon identité avant d’imprimer
Choisir le bon périmètre avant de générer
Un PDF peut porter sur une écriture, une période ou un ensemble filtré selon le parcours. Le choix doit correspondre à la demande réelle. Une période trop large expose inutilement des informations ; une période trop étroite peut omettre l’opération recherchée. Vérifiez aussi la date de génération, le nombre de lignes et la présence des références attendues. Le nom du fichier doit permettre de retrouver son contexte sans contenir de donnée personnelle superflue.
- Période ou objet explicitement choisi
- Nombre d’écritures contrôlé
- Date de génération visible
- Nom de fichier sobre et traçable
Contrôler le document hors de l’application
Le meilleur test consiste à ouvrir le PDF avec un lecteur indépendant, sur un autre appareil si possible. Parcourez les premières et dernières pages, recherchez une référence connue, vérifiez les caractères accentués, les sauts de page et les éléments de vérification annoncés. Un bouton qui répond 200 ne démontre pas que le document est lisible ni complet. Conservez l’erreur exacte si un lecteur refuse le fichier ou si une page est tronquée.
- Ouverture dans un lecteur indépendant
- Première et dernière page relues
- Recherche d’une référence connue
- QR code ou lien testé lorsqu’il est présent
Transmettre avec la bonne protection
Un export peut contenir des identités, adresses ou informations commerciales. Choisissez le destinataire et le canal en fonction de la demande, évitez les liens publics non maîtrisés et ne joignez pas plus de données que nécessaire. Conservez la date et le périmètre de ce qui a été remis. La possibilité de télécharger un PDF aide à la réversibilité ; elle n’autorise pas sa diffusion à toute personne qui le demande.
- Destinataire vérifié
- Périmètre minimal
- Canal adapté aux données
- Trace de la remise conservée