À quoi sert le mode contrôle
Un contrôle se passe rarement au calme : un agent attend au comptoir, des clients sont là, et vous devez retrouver une écriture précise ou présenter la période demandée. Le mode contrôle sépare nettement la consultation de la saisie : vous n’y créez rien, vous n’y corrigez rien, vous y retrouvez et vous y montrez. Les brouillons en sont exclus, parce qu’un brouillon n’est pas une écriture du registre ; vos prix de vente, votre boutique, vos contacts et vos factures restent hors de la vue présentée.
- Cinq accès regroupés : le registre sur une période, le récépissé de préfecture, les extraits PDF, le certificat de continuité des numéros et le dossier de preuve
- Lecture seule : aucune saisie, aucune suppression possible depuis cet écran
- Brouillons exclus : seules les écritures validées et numérotées apparaissent
- Vos écrans de gestion (stock, boutique, facturation, contacts) ne sont pas exposés
- L’agent peut vérifier lui-même un extrait, sans compte : sur la page publique « Vérifier un extrait », le QR ou la référence portée par le document retrouve l’écriture dans le registre scellé, sans afficher l’identité du vendeur
Comment ça marche dans Livre de Police
Dans le menu Registre, l’entrée Mode contrôle ouvre un aide-mémoire avec les accès disponibles. Chaque accès ouvre un écran dédié : la version présentable du registre filtre les écritures entre deux dates et affiche le nombre d’écritures ainsi que les numéros d’ordre du premier au dernier ; l’écran Extraits PDF génère un extrait intégral daté et paginé ; Continuité des numéros produit un certificat PDF ; Scellement et preuves affiche les empreintes, les scellés quotidiens et l’état des horodatages externes.
- Ouvrir Registre → Mode contrôle
L’aide-mémoire s’affiche avec les cinq accès. Gardez-le ouvert le temps de la présentation.
- Afficher la période demandée
Dans la version présentable, saisissez la date de début et la date de fin : seules les écritures validées de cette période s’affichent, avec leurs numéros d’ordre.
- Retrouver une écriture précise
Cherchez un numéro d’ordre, une date ou un vendeur. La fiche affiche description, provenance, identité et transaction telles qu’elles ont été validées.
- Remettre un document
Générez l’extrait intégral dans Extraits PDF, ou le document d’un seul objet depuis sa fiche. Chaque PDF porte sa date de génération.
- Répondre sur l’intégrité
Ouvrez Continuité des numéros puis Scellement et preuves : l’agent voit les états réellement obtenus, avec leurs dates.
Ce que la loi attend lors d’un contrôle
Le livre de police existe pour être présenté. Les textes cités ici viennent du parcours juridique du centre d’aide, avec leur source officielle ; ils vous indiquent ce qui est attendu, ils ne remplacent pas un conseil adapté à votre situation.
| Texte | Ce qu’il prévoit | Ce que vous montrez dans Livre de Police |
|---|---|---|
| Article 321-7 du code pénal | Tenir le registre jour par jour ; l’omission, même par négligence, est punie de 6 mois d’emprisonnement et 30 000 € d’amende | Les écritures validées, datées et numérotées, dans la version présentable |
| Article 321-8 du code pénal | Mêmes peines pour des mentions inexactes ou le refus de présenter le registre aux autorités | La présentation immédiate, à l’écran ou en PDF, sans délai de préparation |
| Article R. 321-1 du code pénal | Déclaration préalable en préfecture et présentation du récépissé à toute réquisition | L’écran Récépissé de préfecture, où vous conservez votre récépissé |
| Article R. 321-6-1 du code pénal | Le registre automatisé dispense du registre papier coté et paraphé s’il garantit intégrité, intangibilité et sécurité, et conserve les données dix ans | Scellement et preuves, Continuité des numéros, et l’extrait PDF scellé |
| Arrêté du 15 mai 2020 | Modèles officiels de registre ; journal des consultations conservé un an pour le traitement automatisé | L’extrait reprend les mentions du registre ; le Journal des saisies trace les actions |
Livre de Police organise la présentation. L’exactitude des mentions, les justificatifs et l’appréciation de votre situation restent de votre responsabilité.
Ce que l’agent voit — et ce qu’il ne voit pas
La vue présentée est volontairement sobre. Elle montre les écritures du registre avec leurs mentions, leurs numéros et leurs dates, et les documents que vous choisissez de générer. Elle ne montre ni vos brouillons, ni vos marges, ni votre carnet d’adresses, ni l’administration de votre compte. Vous répondez à la demande, vous gardez la maîtrise du reste.
Visible
Écritures validées de la période, numéros d’ordre, description, provenance, identité et pièce du vendeur, prix ou valeur, mode de règlement, date de génération des extraits, états de preuve datés.
Hors de la vue
Brouillons, prix de vente conseillés, emplacements, étapes de stock, boutique en ligne, devis et factures, contacts commerciaux, réglages du compte.
À préparer
Votre récépissé de déclaration, le dernier extrait intégral archivé, et la connaissance des cinq accès pour ne pas chercher devant l’agent.
Trois situations de contrôle, trois gestes
Les demandes ne se ressemblent pas. Voici comment le mode contrôle répond aux cas les plus fréquents chez les professionnels de l’occasion.
Brocanteur : « les entrées de la semaine »
Version présentable du lundi au samedi : la liste s’affiche avec le premier et le dernier numéro d’ordre. L’agent lit à l’écran ; si une copie est demandée, l’extrait intégral est généré et remis.
Bijoutier : « ce bijou précis »
Recherche par numéro d’ordre, poinçon ou numéro de série relevé sur la fiche. Le document PDF de l’objet reprend la description, la provenance déclarée et l’identité du vendeur telle que consignée.
Comptoir d’or : « votre registre est-il complet ? »
Le certificat de continuité des numéros vérifie qu’aucun numéro ne manque dans la suite ; l’écran Scellement et preuves montre les scellés quotidiens et les horodatages, avec leur état réel.
Ce que le mode contrôle ne fait pas
Dire ce qu’une fonction ne fait pas protège autant que de dire ce qu’elle fait. Le mode contrôle est une aide de présentation, pas un verdict.
- Il ne certifie pas votre conformité et ne remplace pas l’examen de l’agent
- Il ne complète pas une mention manquante et ne corrige pas une écriture : la rectification tracée se fait depuis la fiche, hors de cet écran
- Il n’annonce pas qu’un contrôle sera favorable : le résultat dépend de ce qui a été réellement saisi
- Il ne présente pas les brouillons : validez vos écritures au fil de l’eau, pas la veille d’un contrôle
Préparer le contrôle avant le jour du contrôle
Le bon moment pour découvrir le mode contrôle n’est pas lorsqu’un agent attend devant le comptoir. Organisez un exercice avec une période courte, quelques écritures représentatives et un utilisateur qui n’a pas réalisé les saisies. Il doit pouvoir retrouver une référence, comprendre la chronologie, ouvrir l’extrait attendu et expliquer ce qui est montré. L’exercice révèle les libellés ambigus, les brouillons oubliés et les informations qu’une équipe sait produire en théorie mais pas encore présenter sereinement.
- Choisir une période et trois cas différents
- Rechercher par référence, date et vendeur
- Ouvrir les exports avant de les remettre
- Noter le temps et les blocages sans inventer un délai légal
Montrer uniquement le périmètre demandé
Le mode contrôle sépare la consultation du reste du back-office, mais cette séparation ne dispense pas de vérifier le périmètre. Avant de présenter ou d’imprimer, relisez la période, les filtres et les écritures sélectionnées. Les données d’autres clients, les brouillons internes ou les écrans d’administration n’ont pas à être exposés si la demande ne les vise pas. Une vue lisible protège donc aussi l’organisation : elle évite de partager un compte complet ou de naviguer au hasard devant un tiers.
- Comprendre la demande reçue
- Vérifier les filtres actifs
- Limiter l’accès au rôle nécessaire
- Conserver une note de ce qui a été remis
Après la présentation, traiter les écarts
Une question posée pendant la consultation peut révéler une donnée manquante ou une écriture difficile à comprendre. Ne réécrivez pas l’original pour rendre le registre plus propre après coup. Utilisez la rectification tracée lorsque le parcours le permet, rattachez le justificatif utile et conservez le contexte de la demande. Le mode contrôle sert alors aussi d’outil d’amélioration : les difficultés observées deviennent des règles de saisie et de formation pour les prochaines opérations.
- Conserver l’original
- Documenter le motif de la rectification
- Former l’équipe sur le cas rencontré
- Rejouer le même scénario après correction