Ce que l’import fait, et dans quel ordre
L’écran Importer un stock se trouve dans le menu Stock et atelier. Il est conçu pour qu’une erreur de fichier ne crée jamais des dizaines de fiches que vous n’auriez pas vues : la simulation est le réglage par défaut, et il faut cocher explicitement « écrire vraiment » pour engager l’import.
- Télécharger le modèle
Le bouton Modèle CSV fournit un fichier avec les onze colonnes attendues et deux lignes d’exemple. Partez de lui plutôt que d’un export brut.
- Remplir vos lignes
Seules les colonnes nature et désignation sont obligatoires. Les intitulés voisins sont reconnus (« prix » pour prix_achat, « ref » pour référence, « série » ou « poinçon » pour numéro de série, « origine » pour provenance).
- Charger le fichier
Le séparateur (virgule ou point-virgule) est détecté automatiquement ; un fichier enregistré depuis Excel avec son marqueur d’encodage est accepté.
- Lire le rapport de simulation
Lignes créées, lignes ignorées et erreurs sont listées ligne par ligne : date illisible, montant invalide, doublon d’un numéro de série ou d’une référence déjà présents dans votre stock (la fiche existante est indiquée).
- Écrire vraiment
Corrigez votre fichier si besoin, cochez « écrire vraiment », relancez : les objets sont créés en brouillon dans votre stock, prêts à être complétés.
- Compléter et valider
Ouvrez chaque brouillon, renseignez ce que le CSV ne contenait pas (identité et pièce du vendeur, mode de règlement…), puis validez pour inscrire l’écriture au registre.
Le modèle CSV : onze colonnes
Le modèle reste volontairement court. Il porte ce qu’un tableur de stock contient d’ordinaire ; le reste se complète dans la fiche, au moment de la validation.
| Colonne | Obligatoire | Contenu attendu |
|---|---|---|
| nature | Oui | Type d’objet (bijou, montre, meuble, livre, téléphone, vêtement…) |
| designation | Oui | Nom court de l’objet tel que vous le désignez |
| description | Non | Détails : dimensions, matière, marque, état observé, signes distinctifs |
| date_entree | Non | Date réelle d’entrée ou d’acquisition — jamais la date de saisie |
| numero_serie | Non | Numéro de série, poinçon, signature ; sert aussi à détecter les doublons |
| reference | Non | Votre référence interne ; sert aussi à détecter les doublons |
| prix_achat | Non | Montant payé, en euros |
| etat | Non | Neuf, très bon, bon, usagé, à restaurer… |
| provenance | Non | Provenance déclarée : succession, bien personnel, achat en salle… |
| annee_epoque | Non | Année, millésime ou époque |
| couleur | Non | Couleur dominante, utile pour les vêtements et la décoration |
Pourquoi les lignes importées sont des brouillons
Un tableau de stock ne contient presque jamais les mentions que le registre exige : l’identité du vendeur, de l’apporteur ou du déposant et, séparément, la nature, le numéro, la date et l’autorité de sa pièce (article R. 321-3 du code pénal), ni le mode de règlement (article R. 321-5). Importer ces lignes directement au registre produirait des écritures incomplètes et numérotées — impossibles à compléter sans rectification. L’import crée donc des brouillons : modifiables, sans numéro, hors de la chaîne d’empreintes, que vous validez un par un quand ils sont complets.
- Un brouillon ne compte pas au registre légal tant qu’il n’est pas validé
- La validation attribue le numéro d’ordre et l’empreinte, et inscrit l’écriture
- Chaque objet créé par l’import décompte une unité de vos 250 objets offerts (60 véhicules pour un compte automobile) ; au-delà, l’écran vous invite à activer l’abonnement avant d’importer la suite
- Le fichier source reste votre référence : conservez-le
Reprendre un ancien registre sans antidater
Changer de logiciel ne vous autorise pas à réécrire les dates. L’écran Reprise d’un ancien registre (menu Registre) pose trois règles : chaque objet garde sa vraie date d’acquisition ; la ligne porte la mention « reprise » qui dit qu’elle a été recopiée aujourd’hui depuis votre ancien registre ; et l’ancien registre est conservé tel quel. L’ancien numéro d’ordre est noté sur la fiche, et la numérotation de votre nouveau registre continue sans trou. Vous pouvez déposer votre ancien cahier, tableur ou PDF signé dans Registres archivés : il reste daté et empreinté dans votre compte.
- Reprenez en priorité les objets encore en stock, avec leur date réelle et leur provenance
- Conservez l’ancien registre intégral : cinq ans après sa clôture pour un registre papier (article R. 321-6), dix ans à compter de l’enregistrement pour un registre automatisé (article R. 321-6-1)
- Le registre se tient jour par jour (article 321-7) : une reprise dite « reprise » n’est pas un antidatage, une date réécrite en serait un
- L’import CSV alimente le stock ; la reprise écriture par écriture, avec identité et pièce, alimente le registre
Exemples de reprise
Trois professionnels, trois fichiers de départ, le même parcours.
Brocanteur : 300 lignes Excel
Le fichier a des colonnes « Objet », « Prix » et « Date achat » : elles sont reconnues. La simulation signale une quinzaine de doublons de référence et trois dates illisibles ; après correction, les objets arrivent en brouillon et sont validés par lots, devant le registre, avec les identités retrouvées dans les anciens carnets.
Téléphonie : 80 appareils
Les IMEI sont placés dans la colonne numero_serie du modèle ; la simulation écarte deux doublons avant écriture. Chaque fiche est ensuite complétée avec l’identité et la pièce du vendeur avant validation.
Antiquaire venant d’un autre logiciel
Export tableur du stock détenu et PDF signé du registre complet : le tableur passe par l’import, le PDF va dans Registres archivés, et les quelques pièces encore en stock sont reprises écriture par écriture avec la mention « reprise ».
Limites et précautions
L’import est un accélérateur technique. Il ne décide rien à votre place et ne crée aucune continuité juridique par lui-même.
- Il ne reprend pas l’identité des vendeurs ni leurs pièces : ces mentions se complètent dans la fiche
- Il ne reconstitue pas la date, les circonstances ou les garanties de tenue de votre ancien registre
- Le carnet d’adresses (Contacts → Importer un carnet) et les produits de la boutique (Boutique → Importer des produits) ont chacun leur propre import, avec leur modèle
- Relisez un échantillon après l’import : une colonne décalée se voit immédiatement sur dix fiches, pas sur trois cents
Cartographier les colonnes avant le premier lot
Un CSV reflète le vocabulaire de l’outil d’origine. Avant l’import, associez chaque colonne à un champ cible et notez les transformations nécessaires : format de date, séparateur décimal, catégories, références, noms composés ou statuts. Les colonnes sans destination ne doivent pas disparaître silencieusement. Conservez le fichier original et un document de correspondance afin de pouvoir expliquer comment chaque valeur a été reprise.
- Fichier source conservé
- Encodage et séparateur identifiés
- Correspondance champ par champ
- Colonnes écartées documentées
Construire un échantillon qui contient aussi les exceptions
Dix lignes faciles ne suffisent pas si le fichier complet contient des dépôts-vente, des vendeurs professionnels, des montants avec plusieurs régimes de TVA ou des références dupliquées. Préparez un échantillon représentatif comprenant au moins un cas de chaque type. Importez-le, relisez l’interface et exportez le résultat. La comparaison source-cible doit porter sur les valeurs, pas seulement sur le nombre de lignes acceptées.
- Cas simple et cas limite
- Doublon volontairement testé
- Champ vide et caractère accentué
- Résultat exporté puis comparé
Réconcilier les rejets et les doublons
À la fin du lot, comptez les lignes attendues, créées, rejetées et ignorées. Chaque différence doit avoir une explication. Une correction du fichier source peut justifier une nouvelle tentative, mais elle ne doit pas créer un second exemplaire des lignes déjà importées. Si le comportement d’idempotence n’est pas démontré, isolez le lot et demandez une vérification avant de relancer. La source archivée reste le point de comparaison.
- Totaux rapprochés
- Rapport de rejet conservé
- Doublons examinés manuellement
- Nouvelle tentative limitée aux lignes nécessaires