À l’entrée : un dépôt s’enregistre comme un achat
Le formulaire Ajouter un objet sert aussi au dépôt. Vous renseignez le déposant exactement comme un vendeur — nom, prénoms, qualité, domicile, et séparément la nature, le numéro, la date et l’autorité de sa pièce —, la description et la provenance déclarée, puis, à la place du prix et du mode de règlement, l’estimation de la valeur vénale. La case « objet confié » le distingue de votre stock propre ; la commission et le prix plancher se notent sur la fiche.
- Même identité, même pièce, même description que pour un achat
- Valeur vénale estimée à la place du prix d’achat et du règlement
- Marquage « objet confié », commission en pourcentage, prix plancher
- Validation au registre : numéro d’ordre, empreinte, date d’entrée réelle
Le contrat de dépôt, prêt à imprimer
Depuis la fiche de l’objet, l’écran Contrat de dépôt assemble un contrat à partir des données enregistrées : identité du déposant, description de l’objet, valeur estimée, commission, prix plancher, date. Il s’imprime et se signe. Le modèle est un support de préparation : ses clauses — durée du dépôt, modalités de restitution, responsabilité en cas de dommage, frais — sont à adapter à votre activité et à relire ; ce qui manque sur la fiche apparaît comme manquant, jamais comblé par défaut.
- Contrat généré depuis la fiche, sans ressaisie
- Données manquantes nommées plutôt que devinées
- Clauses à adapter à votre activité et, si besoin, à faire relire
- Un exemplaire au déposant, un dans vos archives
Pendant le dépôt : suivre, exposer, ajuster
Les objets confiés suivent les mêmes étapes que votre stock — à traiter, en vente, réservé, vendu — mais restent filtrables à part et exclus de la valeur de votre commerce. Avant une foire, l’écran Prix planchers baisse ou remonte en une fois les planchers d’une sélection, en pourcentage, sans toucher aux fiches une par une ; un plancher n’est jamais créé sur un objet qui n’en a pas, parce que ce serait inventer un accord que le déposant n’a pas donné.
Filtre « objets confiés »
Dans le Suivi du stock : ce qui est à vous et ce qui vous est confié, en un clic, avec le compteur.
Prix planchers en masse
Sélection, pourcentage, application : les promesses faites aux déposants restent tenues, même avec deux cents objets.
Boutique et diffusion
Un objet confié se publie comme un autre ; le prix plancher guide le prix affiché, les données du déposant ne sortent jamais.
Étiquettes et inventaire
Numéro d’ordre apparent sur l’objet, QR code vers la fiche, pointage par scan à l’inventaire.
À la sortie : vente ou restitution, toujours tracée
Un dépôt se termine de deux façons. La vente : vous enregistrez le prix réel, la date et l’acquéreur depuis la fiche ; l’objet passe à l’étape Vendu, la facture à l’acheteur se prépare, et le relevé du déposant se calcule. La restitution : l’écran Sortie enregistre la date et le motif (rendu au déposant, ou perdu, volé, détruit) ; l’écriture d’entrée n’est pas effacée, la sortie s’ajoute. Le relevé du déposant reprend le prix de vente constaté, enregistré sur la fiche, applique la commission convenue et affiche le net dû ; si le prix de vente ou la commission manque, il le dit au lieu de calculer un net faux.
- Enregistrer la vente
Prix réel encaissé, date, acquéreur : le mouvement de sortie part au registre avec son contenu, pas vide.
- Facturer l’acheteur
Depuis la vente ou la commande, avec le régime de TVA applicable ; le guide TVA sur marge et votre cabinet tranchent le régime.
- Éditer le relevé du déposant
Produit de la vente, commission, net dû, identité du déposant : le document qui accompagne le règlement.
- Ou restituer
Écran Sortie, motif « rendu », date ; l’objet quitte le stock, l’entrée reste au registre.
Ce que la loi attend d’un dépôt-vente
Le dépôt en vue de la vente est nommément visé par les textes du registre. Les sources ci-dessous viennent du parcours juridique du centre d’aide.
| Texte | Ce qu’il prévoit | Dans Livre de Police |
|---|---|---|
| Article R. 321-3 du code pénal | Identité du vendeur, de l’apporteur à l’échange ou du déposant, et séparément les références de la pièce produite par la personne physique qui réalise l’opération ; description et provenance de l’objet | Le déposant se saisit comme un vendeur, pièce relevée séparément ; description et provenance sur la fiche |
| Article R. 321-5 du code pénal | En cas de dépôt en vue de la vente, l’estimation de la valeur vénale remplace le prix d’achat et le mode de règlement | Le formulaire demande la valeur estimée pour un dépôt |
| Article R. 321-4 du code pénal | Numéro d’ordre pour chaque objet détenu en stock ou exposé à la vente, apparent sur l’objet | Numéro attribué à la validation, étiquette à QR code |
| Article 321-7 du code pénal | Registre tenu jour par jour par toute personne dont l’activité comporte la vente d’objets mobiliers usagés ou acquis auprès de personnes autres que celles qui les fabriquent | Le dépôt est enregistré à son entrée, pas au moment de la vente |
Le contrat de dépôt, la commission et le prix plancher relèvent de votre accord avec le déposant, pas des mentions du registre : ils se modifient sans rectification.
Quatre dépôts, quatre réalités
Le dépôt-vente ne concerne pas que les enseignes « dépôt-vente ».
Dépôt-vente de quartier
Trente déposants, des centaines d’objets : filtre « confiés », planchers en masse avant les soldes, relevés imprimés le jour du règlement.
Friperie qui vend pour des particuliers
Chaque pièce confiée a son déposant et sa valeur estimée ; la vente enregistrée alimente le relevé, la pièce invendue est restituée avec sa sortie tracée.
Antiquaire qui prend une collection en dépôt
Une entrée par objet, avec la pièce du déposant relevée une fois ; contrat de dépôt par objet ou par lot selon l’accord ; facture à la marge à l’acheteur, relevé au déposant.
Salle des ventes et commissaire-priseur
Le procès-verbal d’adjudication enregistre le prix marteau ; le relevé du déposant reprend ce prix, la commission et le net, et nomme ce qui manque.
Une équipe, des rôles
Un dépôt-vente travaille rarement seul. Mon équipe crée un compte par personne, avec cinq rôles : Responsable (accès à tout), Facturation, Boutique (objets, ventes, clients), Lecture seule et Expert-comptable. Les actions sont tracées ; un accès se retire en un clic au départ d’un employé.
- Un compte nominatif par employé, jamais de mot de passe partagé
- Le rôle Boutique suffit pour enregistrer les entrées et les ventes du quotidien
- Le rôle Facturation pour qui édite factures, encaissements et relevés
- Journal des saisies et tableau de bord Sécurité pour savoir qui a fait quoi
Documenter la remise dès l’entrée
Le dépôt commence lorsque l’objet est confié, pas seulement lorsqu’il est vendu. Identifiez le déposant, décrivez la pièce, son état, les accessoires, la date et les conditions convenues. Reliez le document de dépôt à la fiche et remettez un exemplaire lisible. Une photographie utile peut compléter la description, sans remplacer les informations exigées ou les signatures nécessaires à votre pratique.
- Déposant vérifié
- Objet et état décrits
- Conditions et durée
- Document remis et conservé
Suivre disponibilité, prix et commission
Pendant le dépôt, distinguez le prix affiché, la part du déposant, la commission et les éventuels frais selon l’accord. Toute modification doit être compréhensible et rattachée au bon objet. Lors de la vente, vérifiez le document client, le paiement et le calcul avant de solder la relation avec le déposant. Le logiciel applique les paramètres ; l’entreprise valide le contrat et le traitement fiscal.
- Prix et commission séparés
- Modification documentée
- Vente reliée au dépôt
- Règlement du déposant rapproché
Restituer sans effacer l’entrée
Si l’objet n’est pas vendu, retrouvez l’entrée d’origine et utilisez le parcours de restitution ou de sortie disponible. Vérifiez l’identité de la personne qui reprend la pièce, la date, son état et les accessoires. Conservez une trace de remise. L’entrée reste dans la chronologie : supprimer la fiche pour nettoyer le stock ferait disparaître le contexte que le registre et le contrat doivent conserver.
- Entrée d’origine retrouvée
- Restitution datée
- Identité et état contrôlés
- Historique conservé