Établir le cadre avant de recevoir l’objet
Définissez les informations du déposant, la description attendue, la durée, le prix, les possibilités de modification, la commission, les frais, la responsabilité, la restitution et le règlement. Un logiciel peut structurer ces données ; il ne remplace pas la validation du contrat ni l’information donnée à la personne.
- Identité et qualité du déposant
- Durée et renouvellement
- Prix et commission
- Responsabilité et assurance
- Vente et restitution
Constater la remise physique et l’état
Créez la fiche au moment de la remise ou selon la procédure décidée. Photographiez l’état, accessoires, marques et défauts ; donnez une référence et un emplacement. Distinguez la création informatique de la réception réelle. Le déposant doit pouvoir comprendre la liste des objets enregistrés et signaler une erreur.
- Date de remise
- État contradictoire si prévu
- Photos utiles
- Référence et emplacement
- Document remis ou signé
Piloter les échéances et changements de prix
Affichez les dépôts arrivant à échéance et attribuez la relance. Un changement de prix ou de commission doit suivre l’accord prévu, avec sa date et son auteur. Évitez d’écraser la valeur précédente. Les objets expirés ne doivent pas rester publiés sans décision, ni être restitués seulement dans le logiciel.
- Échéance visible
- Relance attribuée
- Accord de modification conservé
- Historique du prix
- Publication et objet physique rapprochés
Relier la vente au bon déposant
Lors d’une vente, vérifiez l’objet, le prix final, la remise, les frais, le paiement client et la part revenant au déposant. Un même nom ne suffit pas pour associer la personne. Les documents et mouvements doivent revenir à la fiche exacte afin d’éviter un règlement erroné ou une exposition de données.
- Objet exact
- Prix réellement vendu
- Commission calculée selon l’accord
- Paiement client distingué
- Solde du bon déposant
Prouver le règlement ou la restitution par un événement réel
Marquez un règlement lorsque le mouvement a été réalisé et rapproché, avec son mode et sa référence. Pour une restitution, constatez la remise de l’objet et conservez le document approprié. Un bouton validé n’est pas une preuve de virement, de retrait physique ou d’acceptation par le déposant.
- Mouvement constaté
- Référence conservée
- Objet remis physiquement
- Document accessible
- Échec ou litige séparé
Contrôler périodiquement les dépôts ouverts
Rapprochez la liste informatique avec les emplacements et les contrats : objets présents, vendus non réglés, échus, à restituer, en litige ou sans document. Faites examiner les exceptions par une seconde personne lorsque c’est possible. La qualité se juge aux écarts résolus, pas au nombre de fiches créées.
- Inventaire physique
- Contrats retrouvés
- Soldes rapprochés
- Échéances traitées
- Exceptions documentées