1. Inventorier les données à reprendre
Listez les sources existantes avant toute modification : ancien logiciel, tableurs, registre papier, photos, fiches clients et documents comptables. Distinguez ce qui doit être importé dans le service, ce qui doit seulement rester archivé et ce qui demande une reprise manuelle.
- Objets et numéros existants
- Vendeurs, clients et fournisseurs
- Photos et pièces justificatives
- Stock, prix et statuts
- Devis, factures et paiements
- Archives à conserver hors import
2. Exporter sans supprimer la source
Conservez une copie lisible et une copie brute des exports avant de transformer les colonnes. Ne résiliez pas l’ancien outil et ne détruisez pas les archives tant que la reprise n’est pas contrôlée. Une migration doit rester réversible jusqu’à la validation finale.
- Export original conservé en lecture seule
- Date et origine de chaque fichier notées
- Aucune suppression avant validation
- Accès à l’ancien système maintenu pendant le contrôle
3. Préparer le CSV et la correspondance
Le modèle d’import doit faire correspondre les colonnes de l’ancien système avec les champs attendus. Les formats de date, montants, catégories et identités méritent un contrôle particulier. Les champs qui n’ont pas d’équivalent doivent être documentés au lieu d’être silencieusement perdus.
| Source | Contrôle avant import |
|---|---|
| Numéro ou référence | Unicité et ordre attendu |
| Dates | Format, fuseau et cohérence chronologique |
| Identités | Nom, qualité, coordonnées et doublons |
| Montants | Décimales, devise et régime de TVA |
| Catégories | Correspondance avec le vocabulaire cible |
| Texte libre | Encodage, longueur et données sensibles |
4. Tester un échantillon représentatif
Commencez par quelques lignes couvrant les cas simples et les exceptions : objet vendu, objet en stock, dépôt-vente, vendeur professionnel, montant avec TVA sur marge, champ manquant. Relisez le résultat dans l’interface et dans un export avant de lancer un lot plus large.
- Cas simple et cas limite
- Contrôle visuel de chaque champ
- Comparaison source / interface / export
- Corrections du mapping avant le lot complet
5. Importer, compter et réconcilier
Après le lot principal, comparez le nombre de lignes, les références, les montants et les statuts. Les erreurs doivent être isolées et expliquées. Un message “import terminé” ne prouve pas que chaque information est correcte.
- Nombre attendu et nombre créé
- Doublons ou rejets identifiés
- Totaux de stock rapprochés
- Échantillon aléatoire relu
- Journal des écarts conservé
6. Organiser la bascule
Fixez un moment à partir duquel les nouvelles opérations sont saisies dans LivreDePolice. Informez l’équipe, vérifiez les droits d’accès et conservez une procédure de secours. La bascule n’est terminée qu’après le test du même parcours par les personnes qui l’utiliseront réellement.
- Date de coupure claire
- Dernier export de l’ancienne source
- Comptes et rôles vérifiés
- Première entrée et première vente testées
- Anciennes archives conservées selon les obligations applicables