En bref, en quatre gestes
L’essentiel de la méthode, avant le détail :
- Gardez l’ancien registre
Cahier, tableur ou export de l’ancien logiciel : vous le gardez tel quel, et vous pouvez le déposer dans le coffre d’archives de votre compte.
- Reprenez le stock encore détenu
Seulement les objets encore en stock, avec leur vraie date d’achat et la mention « reprise » : rien n’est antidaté.
- Importez en simulation d’abord
Le stock s’importe en CSV : vous voyez ce qui serait créé avant d’écrire quoi que ce soit.
- Rapprochez avant de basculer
Comparez le nombre d’objets et le total des prix d’achat des deux côtés.
Trois situations de départ, trois parcours
Tout le monde ne part pas du même endroit. Un cahier papier, un tableur et un logiciel tiers ne se reprennent pas de la même manière, et la loi n’attend pas la même chose de chacun. Repérez votre situation : le reste de la page détaille chaque outil.
Vous tenez un cahier papier
Vous archivez le cahier tel quel — chez vous et, si vous le souhaitez, dans votre coffre d’archives —, puis vous reprenez uniquement les objets encore en stock, un par un, avec leur vraie date d’achat et leur provenance. Les objets déjà vendus n’ont pas à être ré-inscrits.
Vous avez un tableur
Le fichier de stock s’importe en CSV : les colonnes usuelles sont reconnues, un modèle est téléchargeable et la simulation est activée par défaut. Le registre, lui, se reprend objet par objet pour garder sa valeur : un import de stock crée des fiches, pas des écritures scellées.
Vous quittez un autre logiciel
Avant de fermer votre compte, téléchargez le registre signé (PDF) et l’export tableur de l’ancien outil. Archivez-les, reprenez le stock encore détenu, importez vos contacts et vos produits, puis gardez l’accès à l’ancien système jusqu’au rapprochement final.
Vous quittez un autre logiciel de livre de police ?
Vous n’avez rien à payer pour essayer : vos 250 premières fiches d’objets (60 fiches de véhicules pour l’automobile) sont offertes à vie, sans carte bancaire. Avant de résilier l’ancien abonnement, cochez ces cinq points :
- Téléchargez le registre complet en PDF et l’export tableur de l’ancien outil, et ouvrez-les pour vérifier qu’ils sont lisibles
- Notez la date de fin de votre ancien contrat et son éventuel préavis
- Gardez l’accès à l’ancien outil jusqu’au rapprochement final
- Déposez ces fichiers dans le coffre d’archives : chaque dépôt reçoit une empreinte et sa date
- Importez d’abord quelques lignes en simulation, puis le reste
Reprendre l’ancien registre proprement, sans antidater
Le registre se tient jour par jour : on ne réécrit jamais une date. La reprise d’un ancien registre inscrit donc chaque objet encore détenu avec sa vraie date d’achat, sa provenance et son vendeur, et porte la mention qu’il s’agit d’une reprise recopiée aujourd’hui depuis l’ancien registre ; l’ancien numéro d’ordre est conservé en note et la numérotation continue, sans trou ni doublon. Vous ne recopiez que les objets encore en stock : c’est là que la continuité compte, puisqu’un objet détenu en vue de la vente doit pouvoir montrer sa provenance dans le registre actif. Si tout a été vendu, vous repartez sur un registre neuf et vous archivez simplement l’ancien.
- Récupérer
Sur l’ancien outil, télécharger le PDF signé et l’export tableur avant de fermer le compte ; ne rien supprimer tant que rien n’est archivé.
- Archiver
Conserver l’ancien registre tel quel, chez vous — c’est la mémoire de votre passé, objets vendus compris — et le déposer dans le coffre d’archives.
- Reprendre le stock détenu
Pour chaque objet encore en vente, saisir sa vraie date d’achat, sa provenance et le vendeur ; la ligne porte la mention « reprise » et l’ancien numéro.
- Continuer
Le nouveau registre reprend la suite de la numérotation ; les nouvelles opérations se saisissent au fil de l’eau.
Les durées de conservation restent celles des textes : cinq ans après la clôture pour un registre papier, dix ans à compter de l’enregistrement pour un registre numérique. Le coffre d’archives vous aide à conserver ; il ne vous dispense pas de cette obligation.
Le coffre d’archives : conserver l’ancien support, daté et empreinté
Le moment de la migration est celui où l’on a peur de perdre un cahier ou un tableur qu’il faudra pouvoir présenter pendant des années. Le coffre d’archives de votre compte transforme ce saut dans le vide en simple rangement : vous déposez vos anciens cahiers photographiés ou scannés, vos tableurs, vos registres signés ; chaque dépôt reçoit une empreinte au moment où il arrive, ce qui permet de prouver plus tard que le fichier présenté est bien celui qui a été déposé, et qu’il n’a pas été retouché depuis. Les fichiers sont stockés dans un espace privé, hors de toute page publique. Un dépôt est une archive : il ne crée aucune écriture au registre et ne remplace pas votre propre conservation.
- Formats acceptés : PDF, JPG, PNG, WebP, CSV, TXT, XLS, XLSX, ZIP
- Jusqu’à 30 Mo par fichier
- Empreinte calculée au dépôt, date conservée
- Stockage privé, accessible depuis votre compte, jamais exposé publiquement
- Archive distincte du registre : aucune écriture créée, aucune obligation de conservation supprimée
Importer un stock existant en CSV, d’abord en simulation
Si vous gérez votre stock dans un tableur, exportez-le en CSV et déposez-le dans l’import de stock. Le séparateur — virgule ou point-virgule — est détecté automatiquement et les colonnes usuelles sont reconnues sous leurs noms courants : nature, désignation, description, date d’entrée, numéro de série ou poinçon, référence, prix d’achat, état, provenance, année ou époque, couleur. Un modèle CSV se télécharge pour préparer le fichier. La simulation est le comportement par défaut : vous voyez ce qui serait créé, ce qui serait ignoré en doublon — un numéro de série ou une référence déjà connus — et les lignes en erreur, avant d’écrire quoi que ce soit. Les fiches importées sont des fiches de stock, modifiables et supprimables : elles ne sont pas inscrites au registre scellé.
| Colonne reconnue | Noms acceptés (exemples) | Contrôle avant import |
|---|---|---|
| Nature | nature, type, catégorie, marque | Correspondance avec le vocabulaire de votre métier |
| Désignation | désignation, objet, modèle | Une ligne par objet, pas par lot mélangé |
| Date d’entrée | date_entree, date_achat, date_acquisition, date | Format cohérent, chronologie plausible |
| Numéro de série | numero_serie, serial, poinçon, signature | Unicité : sert à ignorer les doublons |
| Référence | reference, ref, numero, reference_maison | Unicité : sert aussi à ignorer les doublons |
| Prix d’achat | prix_achat, prix, amount | Décimales et devise |
| État, provenance, année, couleur | etat, provenance, annee, epoque, couleur | Texte libre relu, données sensibles écartées |
Le nombre d’objets importables dépend de vos objets offerts restants ou de votre abonnement actif : l’écran vous le dit avant de lancer l’import.
Importer vos contacts et vos produits de boutique
Deux autres imports CSV complètent la reprise. L’import de carnet reprend vos vendeurs ou vos acheteurs, avec un fichier d’exemple pour chaque type, un mode simulation et les mêmes règles de déduplication que les formulaires. L’import de produits de boutique prend un CSV de dix mégaoctets au plus, avec le séparateur de votre choix, en simulation par défaut, et conserve l’historique de vos vingt derniers imports — créés, mis à jour, doublons ignorés, lignes invalides — pour que vous puissiez relire ce qui s’est passé.
- Contacts : vendeurs ou acheteurs, modèle CSV par type, simulation puis import réel
- Produits de boutique : CSV jusqu’à 10 Mo, séparateur au choix, simulation par défaut
- Historique des imports conservé : total, créés, mis à jour, doublons, invalides
- Règles de validation identiques à la saisie manuelle
- Données personnelles des vendeurs reprises pour le registre, pas pour la prospection
La méthode en six étapes
Quelle que soit votre situation de départ, la méthode reste la même : inventorier, exporter sans détruire, préparer, tester un échantillon, importer et rapprocher, puis basculer. Elle tient en une page, mais c’est elle qui fait la différence entre une migration annoncée et une migration prouvée.
- Inventorier
Lister les sources : ancien logiciel, tableurs, registre papier, photos, fiches clients, documents comptables. Distinguer ce qui s’importe, ce qui s’archive et ce qui se ressaisit.
- Exporter sans supprimer
Garder une copie brute et une copie lisible de chaque export, noter sa date et son origine, maintenir l’accès à l’ancien système pendant tout le contrôle.
- Préparer le CSV
Faire correspondre les colonnes au modèle, contrôler dates, montants, identités et catégories ; documenter les champs sans équivalent au lieu de les perdre en silence.
- Tester un échantillon
Quelques lignes couvrant les cas simples et les exceptions — objet vendu, objet en stock, dépôt-vente, vendeur professionnel, champ manquant — en simulation, puis relues dans l’interface et dans un export.
- Importer et rapprocher
Lancer le lot, comparer le nombre de lignes, les références, les montants et les statuts ; isoler et expliquer chaque écart. Un message « import terminé » n’est pas une preuve.
- Basculer
Fixer la date à partir de laquelle tout se saisit dans Livre de Police, informer l’équipe, vérifier les rôles, conserver une procédure de secours et tester la première entrée et la première vente.
Ce que la migration ne fait pas — et que nous préférons dire
Aucun import ne devine ce qui n’est pas dans votre fichier. Un numéro de série absent ne sera pas inventé, une provenance vide restera vide, une photo sur un disque dur ne se téléversera pas toute seule. Un import de stock ne crée pas d’écriture au registre scellé — c’est volontaire : le registre se reprend objet par objet, avec la vraie date et la mention de reprise. Et nous ne promettons pas « zéro perte de données » : nous vous donnons la méthode — sauvegardes, simulation, comptage, rapprochement — qui réduit ce risque au minimum et vous laisse une fenêtre de retour.
- Pas d’écriture de registre créée par l’import de stock
- Pas de donnée inventée pour remplir un champ vide
- Pas de photos importées automatiquement depuis un fichier
- Pas de correspondance automatique avec les colonnes de tout logiciel tiers : le modèle et la simulation servent à le vérifier
- Pas de promesse « zéro perte » : une méthode et une fenêtre de retour