La règle, et son texte
Les deux supports sont prévus par le code pénal. L’article R.321-6 encadre le registre papier : coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire de la commune où se trouve l’établissement ouvert au public — un registre par établissement —, mentions portées à l’encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation, conservation cinq ans à compter de la clôture. L’article R.321-6-1 encadre le registre tenu sous forme de traitement automatisé : données conservées dix ans à compter de leur enregistrement, avec une exigence d’intégrité et d’intangibilité. L’arrêté du 15 mai 2020 (NOR : MICB1932177A) fixe les modèles des deux registres et impose au traitement automatisé un journal des consultations conservé un an (article 3). L’article 1366 du code civil donne à l’écrit électronique la même force probante que le papier, sous réserve d’identifier dûment son auteur et d’en garantir l’intégrité. Dans les deux cas, l’article 321-7 du code pénal punit de six mois d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende l’omission, même par négligence, de tenir le registre jour par jour.
- Deux voies prévues par le code pénal : le registre papier (article R.321-6) et le traitement automatisé (article R.321-6-1) ; aucune n’est « plus légale » que l’autre.
- Papier : coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, le maire ; un registre par établissement ouvert au public ; encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation ; conservation cinq ans après clôture.
- Numérique : intégrité, intangibilité, conservation dix ans après enregistrement ; journal des consultations conservé un an (arrêté du 15 mai 2020, article 3).
- L’écrit électronique a la même force probante que le papier si son auteur est dûment identifié et son intégrité garantie (article 1366 du code civil).
- Le vrai critère de choix est votre organisation : volume, recherche, corrections, nombre d’utilisateurs.
Ce que cela veut dire concrètement
Sur papier, la loi protège le registre par la forme : le cahier est numéroté page par page (coté) et visé par l’autorité (paraphé) avant usage ; on écrit à l’encre indélébile ; on ne laisse pas de blanc, on ne rature pas, on n’abrège pas. Résultat : on ne peut ni insérer une page ni réécrire une ligne sans que cela se voie. En numérique, la loi obtient le même résultat par des garanties techniques : l’intégrité (les données ne sont pas altérées), l’intangibilité (une écriture validée ne se réécrit pas), la conservation dix ans et le journal des consultations. Dans les deux cas, la règle de fond est identique : tenue jour par jour, mentions des articles R.321-3 à R.321-5, présentation à toute réquisition. Ce qui change, c’est la vie quotidienne : retrouver un objet acheté il y a trois ans, corriger une faute de frappe, tenir le registre à deux, présenter un extrait daté — le papier le permet, le numérique le facilite.
- Votre volume
Quelques lignes par mois ou plusieurs par jour ? Plus le volume monte, plus la recherche page par page et le jour par jour deviennent pénibles sur papier.
- Vos utilisateurs
Une seule personne tient le registre, ou plusieurs ? Le numérique identifie l’auteur de chaque écriture ; le papier repose sur la discipline de chacun.
- Vos recherches
Devez-vous souvent retrouver un objet, un vendeur, une période ? Le numérique cherche par numéro, nom ou date ; le papier se feuillette.
- Votre capacité à tenir la procédure
Papier : paraphe, un registre par établissement, zéro rature. Numérique : journal des consultations, sauvegardes, réversibilité. Choisissez la procédure que vous tiendrez vraiment, dans la durée.
Papier ou numérique : le comparatif point par point
Chaque ligne renvoie au texte qui la fonde. Les critères pratiques (recherche, correction) traduisent les règles en gestes quotidiens.
| Critère | Registre papier (R.321-6) | Traitement automatisé (R.321-6-1 et arrêté du 15 mai 2020) |
|---|---|---|
| Formalité avant usage | Coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, le maire de la commune | Aucun paraphe : dispense du registre physique si les conditions de R.321-6-1 sont respectées |
| Nombre de registres | Un par établissement ouvert au public | À organiser selon vos établissements (voir le guide dédié) |
| Règles d’écriture | Encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation | Intégrité et intangibilité des données enregistrées |
| Correction d’une erreur | Pas de rature : écriture rectificative à la suite | Rectification tracée, écriture d’origine conservée |
| Conservation | Cinq ans à compter de la clôture | Dix ans à compter de l’enregistrement des données |
| Journal des consultations | Non prévu | Oui : identifiant, date, heure, objet, conservé un an (article 3 de l’arrêté) |
| Recherche d’une écriture | Page par page | Par numéro d’ordre, vendeur ou période |
| Force probante | Écrit sur support papier | Identique, si l’auteur est dûment identifié et l’intégrité garantie (article 1366 du code civil) |
| Mentions de chaque écriture | Articles R.321-3 à R.321-5 | Les mêmes |
Application concrète dans votre registre
Comparez point par point. Le papier doit être coté et paraphé avant usage, tenu à raison d’un registre par établissement et recherché page par page. Le numérique facilite les recherches, mais doit démontrer l’intégrité et l’intangibilité des données, conserver celles-ci dix ans après leur enregistrement et garder un an le journal des consultations. Sur papier, R.321-6 interdit blancs, ratures et abréviations ; en numérique, la procédure doit préserver l’écriture initiale et tracer la rectification. Le choix dépend donc du volume, du nombre d’utilisateurs, de l’organisation et de la capacité réelle à respecter chaque procédure. Livre de Police prévoit une conservation longue, des rectifications reliées à l’original et une journalisation des principaux parcours couverts ; leur périmètre et leurs résultats doivent être vérifiés, sans confondre fonction prévue et conformité automatique.
- Papier : faire coter et parapher avant la première écriture, un registre par établissement
- Numérique : vérifier l’intangibilité, le journal des consultations et l’export complet
- Dans les deux cas : saisir le jour même et conserver les registres clos
- Ne jamais recopier un ancien registre pour le détruire : il se conserve
Cas pratique
Une situation concrète, résolue avec les textes.
La situation
Une friperie ouvre un second point de vente. Elle tient déjà un cahier coté et paraphé dans sa première boutique. Que change l’ouverture ?
Ce qu’il faut faire
Sur papier, l’article R.321-6 prévoit un registre par établissement ouvert au public : le second point de vente tient son propre registre, coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, le maire de sa commune, et conservé cinq ans après sa clôture. Dans un traitement automatisé, vérifiez comment l’outil distingue les établissements et comment chaque registre reste présentable séparément. Dans les deux cas, la règle de fond ne change pas : jour par jour, mentions complètes, présentation à toute réquisition.
Textes applicables : Articles R.321-6, R.321-6-1 et 321-8 du code pénal.
Exemple complet, pas à pas : la même pendule, sur les deux supports
Le 3 juin, un brocanteur de Vichy achète une pendule Napoléon III 180 € à un particulier. Écrivons l’opération deux fois : d’abord à la main sur le cahier coté et paraphé, puis dans un registre numérique. Les mentions sont les mêmes ; c’est tout le reste qui change.
- Sur le cahier : le geste, et ses contraintes
Stylo à encre indélébile, ligne suivante, pas de blanc laissé, pas d’abréviation, pas de rature : c’est ce qu’exige l’article R.321-6. On écrit d’un trait : « 03/06/2026 — n° 214 — Pendule de cheminée Napoléon III, bronze doré et marbre noir, cadran émaillé signé “Japy Frères”, H 44 cm, balancier et clé présents, un éclat de 5 mm au coin arrière droit du socle — Provenance : succession déclarée par le vendeur — GUILLOT, Marc, Henri, retraité, 3 impasse du Lavoir, 03200 Vichy — CNI n° 000000000000 (numéro fictif) délivrée le 12/03/2016 par la sous-préfecture de Vichy — Prix 180,00 € — Règlement chèque n° 4419023. »
- Sur le cahier : ce qui coince
Une lettre mal formée ne se corrige pas discrètement. Le cahier reste à la boutique, donc l’achat fait en salle des ventes se note d’abord sur un papier volant — le trou est là. Et si le cahier brûle ou se perd, il n’y a rien derrière.
- Dans le registre numérique : les mêmes mentions, mais séparées
Section « l’objet » : Nature « Pendule de cheminée » ; Description « Napoléon III, bronze doré et marbre noir, cadran émaillé signé Japy Frères, H 44 cm, balancier et clé présents, éclat de 5 mm au coin arrière droit du socle ». Section « provenance et identité » : Provenance « Succession familiale, déclarée par le vendeur » ; Vendeur « GUILLOT, Marc, Henri — retraité — 3 impasse du Lavoir, 03200 Vichy » ; Pièce « Carte nationale d’identité — n° 000000000000 (numéro fictif) — délivrée le 12/03/2016 — par la sous-préfecture de Vichy ». Section « la transaction » : Prix « 180,00 € », Règlement « Chèque n° 4419023 ».
- Ce que les champs séparés changent vraiment
Sur le cahier, tout est dans une phrase : on ne peut ni trier, ni chercher, ni recompter. Dans le registre numérique, chaque information vit dans son champ, donc on retrouve la pendule par son numéro d’ordre, par le nom du vendeur ou par le mot « Japy » en trois secondes. C’est le même contenu, rendu exploitable.
- Le numéro d’ordre et l’étiquette
Numéro 214 dans les deux cas, porté de manière apparente sur l’objet comme l’exige l’article R.321-4 : une étiquette-cavalier passée autour du balancier, à l’intérieur du coffre. Sur le cahier, on l’écrit à la main ; dans le logiciel, on l’imprime.
- La correction, six jours plus tard
Le 9 juin, le brocanteur constate que la signature est « Japy Frères & Cie », pas « Japy Frères ». Sur le cahier : interdiction de raturer, on porte une écriture rectificative datée à la suite, en renvoyant au n° 214. Dans le registre numérique : rectification tracée reliée à l’écriture initiale, motif « Signature relevée à la loupe le 09/06 : Japy Frères & Cie ». Les deux méthodes conservent l’original ; la seconde le fait sans dépendre de la discipline de celui qui écrit.
- La conservation, et les deux durées
Le cahier se conserve cinq ans à compter de sa clôture (article R.321-6). Les écritures du registre numérique se conservent dix ans à compter de leur enregistrement (article R.321-6-1). Ce ne sont pas les mêmes durées, ni le même point de départ : c’est le piège le plus fréquent au moment de basculer.
- Le jour du contrôle
Avec le cahier : on le sort de l’armoire et on tourne les pages jusqu’au 3 juin. Avec le registre numérique : on filtre sur juin, on affiche l’écriture 214 et on l’imprime. Dans les deux cas, on présente aussi le récépissé de la déclaration préalable, réclamé au titre de l’article R.321-1.
Textes appliqués : articles R.321-3 à R.321-6-1 du code pénal, arrêté du 15 mai 2020 pour la description. Aucun des deux supports n’est illégal : le choix se fait sur le volume, l’organisation et la capacité à tenir le registre sans retard. Exemple fictif.
Erreurs fréquentes à éviter
Les pièges ci-dessous sont ceux qui reviennent le plus souvent sur ce sujet précis :
- Utiliser un registre papier jamais coté ni paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, le maire
- Raturer, abréger ou laisser des blancs dans le registre papier, ce que l’article R.321-6 interdit
- Corriger une écriture numérique en écrasant l’ancienne valeur au lieu d’ajouter une rectification datée
- Appliquer la durée papier (5 ans après clôture) à un registre numérique, conservé 10 ans après enregistrement
- Tenir un seul registre papier pour plusieurs établissements, alors que R.321-6 en exige un par établissement
- Garder le papier malgré un volume d’achats qui fait prendre du retard sur la tenue jour par jour
Les erreurs qu’on voit le plus souvent — et comment les corriger
Le passage d’un support à l’autre est le moment où l’on perd le plus d’écritures. Cinq erreurs, et le geste qui les évite.
Basculer au numérique sans clôturer le cahier
Ce qui se passe : le cahier reste ouvert, à moitié rempli, et personne ne sait plus quel support fait foi pour mars. La correction : arrêtez le cahier à une date nette, portez une mention de clôture, et conservez-le cinq ans à compter de cette clôture (article R.321-6). La première écriture numérique reprend au numéro d’ordre suivant.
Ressaisir tout l’historique dans le nouveau registre
Ce qui se passe : on recopie deux ans d’écritures, avec des fautes, et l’on crée un doublon d’archives sans valeur ajoutée. La correction : conservez l’ancien support tel quel comme archive et démarrez le nouveau registre à la date de bascule. Si vous reprenez du stock encore présent en boutique, faites-le comme une reprise d’inventaire clairement identifiée, pas comme de fausses écritures rétrodatées.
Confondre les deux durées de conservation
Ce qui se passe : on efface des écritures numériques au bout de cinq ans, en appliquant la règle du papier. La correction : cinq ans après clôture pour le registre papier (R.321-6), dix ans après enregistrement pour le registre numérique (R.321-6-1). Notez les deux dates dans votre procédure interne.
Prendre un tableur pour un registre numérique
Ce qui se passe : le fichier est modifiable sans trace, copiable et partagé par courriel, alors que l’article R.321-6-1 exige intégrité, intangibilité et sécurité. La correction : servez-vous du tableur pour préparer ou importer, et validez les écritures dans un outil qui trace les corrections et verrouille l’historique.
Garder le cahier « au cas où » et saisir dans les deux
Ce qui se passe : deux registres divergent, et le jour du contrôle on ne sait pas lequel présenter. La correction : un seul registre fait foi à un instant donné. Choisissez, annoncez la date de bascule à votre équipe, et gardez l’ancien support en archive, fermé.
Croire que le papier est « plus sûr » parce qu’il est physique
Ce qui se passe : le cahier est unique, donc un dégât des eaux, un vol ou un incendie suffisent à tout perdre. La correction : quel que soit le support, posez-vous la question de la copie. L’article 1366 du code civil pose d’ailleurs l’équivalence de principe entre écrit électronique et écrit papier, sous réserve d’identifier son auteur et de garantir son intégrité.
Le bon support est celui que vous tiendrez réellement à jour tous les jours. Un cahier bien tenu vaut mieux qu’un logiciel jamais rempli — et l’inverse est tout aussi vrai.