La règle, et son texte
La loi n’impose aucune dépense : elle impose un résultat. L’article 321-7 du code pénal punit de 6 mois d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende le fait d’omettre, « y compris par négligence », de tenir le registre « jour par jour ». Deux supports sont admis. Le registre papier (art. R.321-6) : coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire de la commune de l’établissement, un registre par établissement, tenu à l’encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation, conservé 5 ans à compter de sa clôture. Le traitement automatisé (art. R.321-6-1) : données conservées 10 ans à compter de leur enregistrement, avec une exigence d’intégrité et d’intangibilité que précise l’arrêté du 15 mai 2020 — modèles officiels et, en son article 3, journal des consultations conservé 1 an. L’article 1366 du code civil ferme la boucle : l’écrit électronique ne vaut le papier que si son auteur est identifié et son intégrité garantie. Aucun de ces textes n’oblige à payer un logiciel — mais aucun n’admet un fichier librement modifiable.
- Un support gratuit n’est ni conforme ni non conforme par son seul prix : il faut examiner sa tenue et ses garanties.
- Un tableur ou un PDF utilisé seul ne démontre généralement pas l’intégrité et l’intangibilité exigées du traitement automatisé (article R.321-6-1).
- Livre de Police permet de commencer avec 250 objets ou 60 véhicules offerts, sans carte bancaire.
- Le papier conforme au modèle, coté et paraphé, reste une solution légale à faible coût (article R.321-6).
- Comparez les coûts, la conservation, les corrections, les accès et les preuves disponibles.
- Les sanctions portent sur les manquements de tenue et les mentions, pas sur la gratuité ou le prix de l’outil.
Ce que cela veut dire concrètement
« Gratuit » recouvre trois réalités qui n’ont rien à voir. Le cahier papier : peu coûteux, parfaitement légal s’il suit le modèle de l’arrêté du 15 mai 2020, est coté et paraphé avant usage et tenu à l’encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation ; son coût réel est le temps — recherche page par page, un registre par établissement, conservation cinq ans. Le fichier gratuit (modèle PDF ou tableur) : imprimé puis coté et paraphé, il devient un registre papier ; rempli à l’écran, il ne démontre pas l’intégrité et l’intangibilité du traitement automatisé, ni le journal des consultations. L’offre gratuite d’un logiciel : elle se juge exactement comme une offre payante, sur ses preuves — intangibilité, journal, export, conservation dix ans. Chez Livre de Police, les 250 premiers objets (60 véhicules pour l’automobile) sont offerts à vie, sans carte bancaire ; cette offre ne prouve rien par elle-même, et c’est pourquoi la grille de vérification reste la même. Le coût caché d’un mauvais choix n’est pas le prix de l’outil : c’est la peine de l’article 321-7 si la tenue n’est pas démontrable.
- Votre volume
Quelques lignes par mois : un cahier conforme peut suffire. Plusieurs par jour : la recherche et les corrections tracées font pencher vers le traitement automatisé.
- Votre capacité à tenir le papier
Paraphe avant usage, un registre par établissement, zéro blanc, zéro rature, conservation cinq ans : si cette discipline vous semble tenable, le papier est une vraie option.
- Les preuves d’un outil numérique
Gratuit ou payant : intangibilité démontrée, journal des consultations conservé un an, export complet, données conservées dix ans.
- Le coût total
Temps de recherche, de correction, de présentation en contrôle ; réversibilité ; ce que vous perdez si l’outil disparaît.
Les trois voies « gratuites » face aux textes
Le prix ne figure dans aucun texte ; les conditions de tenue, si.
| Option | Légale ? | Conditions | Limites |
|---|---|---|---|
| Cahier papier conforme au modèle officiel | Oui (article R.321-6) | Coté et paraphé avant usage, un registre par établissement, encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation, cinq ans après clôture | Recherche page par page, pas de sauvegarde, discipline de tenue |
| Modèle PDF ou Excel imprimé, puis coté et paraphé | Oui, comme registre papier | Conforme au modèle de l’arrêté du 15 mai 2020, mêmes conditions que le cahier | Les mêmes que le papier |
| Modèle PDF ou Excel rempli à l’écran | Non démontré (R.321-6-1 ; article 1366 du code civil) | — | Réécriture sans trace, pas de journal des consultations, auteur non identifié |
| Logiciel avec offre gratuite | Dépend du logiciel | Mêmes exigences que tout traitement automatisé : R.321-6-1 et arrêté du 15 mai 2020 | L’offre ne prouve pas la conformité : vérifier preuves, export et pérennité |
Application concrète dans votre registre
La voie papier peut être économique, mais elle exige un registre conforme au modèle applicable, coté et paraphé avant usage, un exemplaire par établissement et une tenue rigoureuse. Les PDF et tableurs gratuits ont un usage légitime pour préparer une liste, reprendre un historique ou importer des données. Utilisés seuls comme traitement automatisé, ils doivent cependant démontrer toutes les exigences applicables, ce qu’un fichier librement réinscriptible ne fait pas par défaut. Comparez donc le coût total, le temps de recherche, la procédure de correction, les sauvegardes et la réversibilité. Livre de Police permet de démarrer avec 250 objets ou 60 véhicules offerts ; cette offre commerciale ne constitue pas une preuve de conformité.
- Papier : registre conforme au modèle, coté et paraphé, un par établissement
- Fichier gratuit : préparation ou impression, jamais registre à l’écran
- Logiciel gratuit : mêmes preuves qu’un logiciel payant
- Déclaration préalable et jour par jour, quel que soit le support
Cas pratique
Une situation concrète, résolue avec les textes.
La situation
Une petite friperie achète dix à quinze pièces par mois à des particuliers et hésite entre un cahier à 20 € et un modèle Excel gratuit.
Ce qu’il faut faire
Le cahier est une voie légale s’il suit le modèle de l’arrêté du 15 mai 2020, est coté et paraphé avant usage et tenu sans blanc ni rature ; le modèle Excel rempli à l’écran ne démontre pas l’intégrité et l’intangibilité exigées par l’article R.321-6-1. À ce volume, un cahier conforme peut suffire ; un traitement automatisé devient intéressant si la recherche, les rectifications ou la conservation deviennent pénibles — à condition de l’évaluer sur ses preuves, pas sur son prix. Dans tous les cas : déclaration préalable en préfecture et tenue jour par jour.
Textes applicables : Articles R.321-6, R.321-6-1, R.321-1 et 321-7 du code pénal ; arrêté du 15 mai 2020.
Exemple complet, pas à pas : un brocanteur qui démarre, du 1ᵉʳ au 251ᵉ objet
Suivons une brocanteuse qui ouvre boutique à Bourges en janvier et enregistre ses objets au fil de l’eau. L’idée n’est pas de vous vendre quelque chose : c’est de montrer, chiffre par chiffre, ce que « gratuit » recouvre réellement et à partir de quand la question du coût se pose.
- Objet n° 1, le 8 janvier
Une malle de voyage en osier et cuir achetée 45 € sur un vide-grenier. Écriture complète : nature, description avec dimensions et défauts, provenance déclarée, identité du vendeur et les quatre références de sa pièce, prix, mode de règlement, numéro d’ordre 000001 sur une étiquette collée à l’intérieur du couvercle. Aucun paiement : les 250 premiers objets sont offerts à vie.
- Ce que « offert à vie » veut dire, et ne veut pas dire
Cela veut dire que ces 250 objets ne sont pas facturés et qu’ils ne s’effacent pas au bout d’un mois d’essai. Cela ne veut pas dire que le registre est allégé : les mentions à porter sont exactement les mêmes que pour le 3 000ᵉ objet, parce que ce sont celles des articles R.321-3 à R.321-5.
- Objet n° 60, en mars
Le rythme s’installe : une vingtaine d’objets par mois. À ce stade, ce qui coûte n’est pas l’abonnement — il n’y en a pas — mais la discipline : saisir le jour même, relever la pièce d’identité, coller l’étiquette. La brocanteuse a ajouté une ligne à sa procédure du soir : « vérifier les brouillons en attente ».
- Objet n° 250, fin septembre
Le quota offert est atteint. Rien ne se bloque brutalement : elle sait depuis le début où elle en est. C’est le moment de décider — continuer, ou changer d’outil en emportant ses données.
- Objet n° 251 : ce que coûte la suite
L’abonnement est de 8,50 € HT par mois, soit 10,20 € TTC, sans engagement. Rapporté à une vingtaine d’objets par mois, cela représente moins de 43 centimes HT par objet enregistré. C’est le calcul à faire avec vos propres volumes, quel que soit l’outil que vous comparez.
- Le vrai comparatif : le cahier
Un registre papier coté et paraphé coûte quelques euros. Mais comptez aussi le temps de recherche d’une écriture ancienne, l’impossibilité de trier, le risque de perte du cahier unique, et le rattrapage du samedi soir. Le bon comparatif n’est pas « 0 € contre 8,50 € » : c’est « combien de minutes par objet, et quel risque en cas de perte ».
- L’autre gratuit : le tableur
Gratuit lui aussi, et parfaitement adapté à la préparation d’un import. Mais un tableur ordinaire ne garantit ni l’intégrité, ni l’intangibilité, ni la sécurité des données enregistrées que demande l’article R.321-6-1 : une cellule se réécrit sans laisser de trace. Le prix n’est pas le sujet ; la traçabilité l’est.
- La question à poser avant de s’engager où que ce soit
« Si j’arrête demain, comment je récupère mes écritures, et sous quelle forme ? » Une offre gratuite qui ne rend pas les données coûte beaucoup plus cher qu’un abonnement modeste. Testez l’export avant le 250ᵉ objet, pas après.
Chiffres du service : 250 objets offerts à vie (60 véhicules pour l’automobile), puis 8,50 € HT par mois (10,20 € TTC), sans engagement. Textes appliqués : articles R.321-3 à R.321-5 pour le contenu de l’écriture, article R.321-6-1 pour les exigences du traitement automatisé. Exemple de parcours fictif.
Erreurs fréquentes à éviter
Les pièges ci-dessous sont ceux qui reviennent le plus souvent sur ce sujet précis :
- Télécharger un modèle PDF « livre de police gratuit », l’imprimer et s’en servir sans jamais le faire coter et parapher par le commissaire de police ou le maire (art. R.321-6)
- Tenir le registre dans un tableur gratuit modifiable à volonté : aucune garantie d’intégrité ni d’intangibilité des données (art. R.321-6-1)
- Choisir le papier pour économiser, puis laisser des blancs, des ratures ou des abréviations, alors que R.321-6 impose une tenue à l’encre indélébile, sans blanc, rature ni abréviation
- Jeter l’ancien cahier terminé : le registre papier se conserve 5 ans à compter de sa clôture, les données numériques 10 ans à compter de leur enregistrement
- Croire qu’un outil gratuit dispense de la déclaration préalable en préfecture ou sous-préfecture (art. R.321-1, Cerfa n° 11733*02)
- Comparer uniquement les prix sans vérifier les preuves, la conservation, la réversibilité et le périmètre de journalisation
Les erreurs qu’on voit le plus souvent — et comment les corriger
Chercher une solution gratuite est parfaitement légitime quand on démarre. Voici les cinq façons de s’y prendre mal.
Confondre « gratuit » et « conforme »
Ce qui se passe : on suppose qu’un outil proposé sans frais a été validé par quelqu’un. La correction : aucun logiciel n’est agréé pour ce registre, gratuit ou non. Vérifiez vous-même les mentions des articles R.321-3 à R.321-5 et l’intangibilité exigée par l’article R.321-6-1.
Prendre un essai limité dans le temps pour un registre
Ce qui se passe : au bout de trente jours, l’accès se ferme et les écritures deviennent inaccessibles — alors qu’elles doivent être conservées dix ans à compter de leur enregistrement. La correction : distinguez un essai gratuit d’une offre durable, et exigez de savoir ce qu’il advient de vos données à l’échéance.
Télécharger un modèle Word ou Excel « conforme »
Ce qui se passe : le modèle vient d’un site inconnu, cite parfois un arrêté abrogé, et reste un fichier réécrivable sans trace. La correction : un modèle peut aider à structurer les colonnes, il ne fait pas un registre. Vérifiez au minimum la date du texte cité — le texte technique en vigueur est l’arrêté du 15 mai 2020.
Ne pas compter le temps de saisie
Ce qui se passe : l’outil gratuit fait perdre deux minutes par objet et, à trois cents objets par an, cela représente dix heures de travail. La correction : chronométrez une saisie complète et multipliez par votre volume. Comparez ce coût-là aussi.
Attendre d’être bloqué pour se poser la question
Ce qui se passe : le quota est atteint un samedi de foire, et l’on saisit sur un papier volant en se disant qu’on régularisera. La correction : regardez où vous en êtes une fois par mois. Une décision prise à froid vaut mieux qu’un contournement pris dans l’urgence.
Choisir un outil dont on ne peut pas sortir
Ce qui se passe : au moment de partir, aucun export complet n’est proposé, et il faut tout ressaisir. La correction : testez l’export dès les premiers objets, ouvrez le fichier obtenu, vérifiez qu’il contient les mentions et pas seulement les titres.
Le bon critère n’est pas le prix, c’est le coût complet : temps de saisie, capacité à retrouver une écriture, sécurité des données et liberté de partir avec.