La règle, et son texte
L’article R.321-3 du code pénal fixe mot pour mot le contenu de la fiche vendeur. Pour une personne physique : nom, prénoms, qualité et domicile, ainsi que la nature, le numéro, la date de délivrance et l’autorité ayant établi la pièce d’identité produite. Pour une personne morale : dénomination, siège et identité de son représentant, avec les références de sa pièce. Le même article exige la nature, la provenance et une description comprenant les caractéristiques de l’objet et ses identifiants particuliers : noms, signatures, monogrammes, lettres, chiffres, numéros de série, emblèmes et signes. Le mot choisi par le texte est « domicile » : l’adresse réelle où vit la personne, pas une adresse de correspondance retenue pour l’occasion. Porter une mention inexacte sur le registre, ou refuser de le présenter, est puni par l’article 321-8 du code pénal de six mois d’emprisonnement et 30 000 € d’amende — les mêmes peines que l’absence de tenue jour par jour sanctionnée par l’article 321-7.
- Personne physique : nom, prénoms, qualité et domicile, puis nature, numéro, date de délivrance et autorité ayant établi la pièce produite (article R.321-3).
- Personne morale : dénomination et siège, puis identité, qualité, domicile et références de pièce de son représentant.
- Objet : nature, provenance et description avec ses caractéristiques et signes — noms, signatures, monogrammes, lettres, chiffres, numéros de série, emblèmes.
- Le texte exige les références de la pièce, pas une photocopie générale : une copie relève d’un fondement distinct (RGPD, éventuelle règle sectorielle).
- Une mention inexacte est punie de six mois d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende (article 321-8).
Ce que cela veut dire concrètement
Au comptoir, la ligne se construit en trois blocs. Bloc 1, la personne : ce qui est écrit sur sa pièce (nom, prénoms), sa qualité (particulier ; ou représentant d’une société, avec sa fonction) et son domicile — l’adresse où elle vit, pas une adresse de passage. Bloc 2, la pièce : quatre références — sa nature (le type de pièce présentée), son numéro, sa date de délivrance et l’autorité qui l’a délivrée — recopiées en la lisant, jamais reconstituées après coup. Bloc 3, l’objet : sa nature (une montre), sa provenance telle que déclarée (achat ancien, succession, cadeau), et sa description par ce que vous observez — marque, signature, monogramme, numéro de série, poinçon, dimensions. Le RGPD n’interdit rien de tout cela : ces données reposent sur l’obligation légale (article 6, paragraphe 1, c). Il impose en revanche de ne pas collecter au-delà — la date de naissance, un téléphone ou une copie de la pièce ne deviennent pas obligatoires parce qu’un champ existe — et d’informer la personne au moment du recueil, en quelques lignes claires.
- Demander et lire la pièce
Recopiez ses quatre références — nature, numéro, date de délivrance, autorité — en la lisant. Vous ne photocopiez pas par réflexe : R.321-3 demande les références, pas une copie.
- Noter la personne
Nom, prénoms, qualité et domicile déclaré. Pour une société : dénomination, siège, puis nom, prénoms, qualité et domicile de son représentant, avec les références de la pièce qu’il produit.
- Renseigner la provenance
Telle que déclarée, datée : « succession familiale, déclaré par le vendeur » plutôt qu’un vague « particulier ». Identité et provenance sont deux mentions distinctes.
- Décrire l’objet et informer
Décrivez par ce qui est observé (signes, numéros, dimensions) ; remettez ou affichez la notice courte d’information sur l’usage des données (voir le modèle ci-dessous).
Personne physique ou personne morale : les mentions de l’article R.321-3
Le texte distingue le vendeur, l’apporteur à l’échange ou le déposant, et la personne physique qui réalise effectivement l’opération. Dans le cas habituel, il s’agit de la même personne.
| Mention | Vendeur particulier | Société ou autre personne morale |
|---|---|---|
| Identité | Nom, prénoms, qualité, domicile | Dénomination et siège |
| Représentant | — | Nom, prénoms, qualité et domicile de la personne qui agit pour elle |
| Pièce produite | Nature, numéro, date de délivrance, autorité | Les mêmes références, pour la pièce produite par le représentant |
| Objet | Nature, provenance, description avec caractéristiques et signes | Identique |
| Copie de la pièce | Non exigée par R.321-3 | Non exigée par R.321-3 |
Application concrète dans votre registre
Au comptoir, trois gestes structurent la saisie. Un : demander la pièce et recopier ses références — nature, numéro, date de délivrance, autorité — sans les reconstituer de mémoire. Deux : noter le domicile complet tel que déclaré. Trois : renseigner la provenance avec une description reprenant les identifiants visibles de l’objet. Côté RGPD, la base légale et les droits doivent être appréciés pour la finalité concernée ; l’obligation légale peut justifier les données exigées par le registre, sans couvrir d’autres usages. Les durées diffèrent selon le support et la donnée. Livre de Police guide les champs liés à R.321-3 et prévoit des règles de conservation ; leur paramétrage et leur exécution doivent être vérifiés, sans promettre un effacement automatique universel.
- Lire la pièce et recopier ses quatre références, sans copie par réflexe
- Noter le domicile réel, pas une adresse de correspondance
- Séparer l’identité du vendeur et la provenance de l’objet
- Informer la personne au moment du recueil, en quelques lignes
Cas pratique
Une situation concrète, résolue avec les textes.
La situation
Un salarié d’une société de nettoyage apporte du mobilier de bureau que son employeur souhaite vendre. Que noter ?
Ce qu’il faut faire
La dénomination et le siège de la société, puis les nom, prénoms, qualité et domicile du salarié qui agit pour elle, avec la nature, le numéro, la date de délivrance et l’autorité de la pièce qu’il produit. La qualité du représentant doit être documentée : notez à quel titre il agit. Suivent la nature, la provenance et la description du mobilier, le numéro d’ordre, le prix et le mode de règlement.
Textes applicables : Article R.321-3 du code pénal.
Exemple complet, pas à pas : une société dépose trois tableaux, par mandataire
Le cas le plus souvent raté est celui de la personne morale représentée par un mandataire : trois identités possibles se bousculent. Déroulons-le entièrement. Le 5 mai, la SARL Atelier Verrier dépose trois tableaux en dépôt-vente dans une galerie de Tours ; la personne qui se présente n’est pas la gérante, mais un salarié muni d’un mandat.
- Qui est qui, avant de saisir
Trois rôles à ne pas mélanger. Le déposant : la SARL Atelier Verrier, personne morale. Son représentant : la gérante, Mme Verdier. La personne physique qui réalise effectivement l’opération au comptoir : M. Bahri, salarié mandaté. L’article R.321-3 demande l’identité du déposant, celle de son représentant, et séparément les références de la pièce produite par la personne physique qui réalise l’opération.
- Ce qu’on saisit pour la personne morale
Déposant : « Atelier Verrier SARL — siège : 8 rue de la Fonderie, 37000 Tours ». On saisit la dénomination et le siège tels qu’ils figurent sur les documents de la société, pas le nom de la boutique ni une adresse de livraison.
- Ce qu’on saisit pour le représentant
Représentant : « VERDIER, Anne, Marie — gérante — 22 rue des Ursulines, 37000 Tours ». On note sa qualité (« gérante »), qui est l’un des éléments expressément visés par le texte, et son domicile — pas le siège social recopié une deuxième fois.
- Ce qu’on saisit pour la pièce produite
Personne présente à l’opération : « BAHRI, Karim — salarié mandaté, mandat écrit du 04/05/2026 joint ». Pièce produite : « Carte nationale d’identité — n° 000000000000 (numéro fictif) — délivrée le 11/06/2019 — par la préfecture d’Indre-et-Loire ». C’est bien la pièce de M. Bahri, parce que c’est lui qui réalise l’opération. On ne recopie pas la pièce de la gérante, qui n’est pas là.
- La provenance, qui n’est pas l’identité
Provenance : « Dépôt en vue de la vente par l’atelier producteur ; trois tableaux issus du fonds d’atelier de l’artiste Louise Verdier, déclarés invendus d’une exposition de 2024 à Blois. » La provenance répond à « d’où vient l’objet », l’identité répond à « qui me l’apporte ». Ce sont deux champs, deux questions.
- Les trois tableaux : trois écritures, pas une
Chaque tableau a sa propre valeur et son propre sujet : on ne les groupe pas. Le regroupement en lot n’est ouvert par le dernier alinéa de R.321-3 que pour des objets dont la valeur unitaire ne dépasse pas le seuil fixé par arrêté — 60 € inclus selon l’article 1 de l’arrêté du 29 décembre 1988 — et qui ne présentent pas d’intérêt artistique ou historique. Des tableaux d’atelier ne cochent ni l’une ni l’autre condition.
- La transaction, en dépôt
Il n’y a pas de prix d’achat : rien n’a été acheté. On saisit donc, comme le prévoit l’article R.321-5 pour le dépôt en vue de la vente, l’estimation de la valeur vénale : « 450,00 € », « 380,00 € » et « 620,00 € » pour les trois toiles. Le champ « mode de règlement » reste vide — et c’est correct.
- La description, tableau par tableau
Pour le premier : « Huile sur toile, 61 × 50 cm (12F), paysage de bord de Loire, signée en bas à droite “L. Verdier”, datée 2023 au dos, châssis à clés, cadre bois doré rapporté, petit manque de matière de 4 mm en bordure gauche. » Chaque toile reçoit son numéro d’ordre — 002214, 002215, 002216 — porté sur une étiquette au dos du châssis (article R.321-4).
Textes appliqués : article R.321-3 (identité, provenance, description, et groupement en lot), article R.321-4 (numéro d’ordre apparent), article R.321-5 (valeur vénale en cas de dépôt), article 1 de l’arrêté du 29 décembre 1988 (seuil de 60 €). Exemple fictif.
Modèle : la notice courte d’information au comptoir
Lors d’une collecte directe, la CNIL demande d’informer la personne au moment du recueil : responsable, finalité, base légale, caractère obligatoire, durée, droits, contact et possibilité de saisir la CNIL. Voici une trame en quatre phrases, à adapter à votre établissement et à faire relire par votre conseil.
- « Les informations d’identité et les références de votre pièce sont recueillies par [nom de l’établissement] pour tenir le registre des objets mobiliers imposé par l’article 321-7 du code pénal (obligation légale). »
- « Elles sont obligatoires : sans elles, l’opération ne peut pas être inscrite au registre comme le texte l’exige. »
- « Elles sont conservées [cinq ans après la clôture du registre papier / dix ans après leur enregistrement dans le registre informatisé] et peuvent être présentées aux autorités compétentes. »
- « Vous pouvez accéder à ces informations et demander leur rectification ; leur effacement est limité tant que la loi impose leur conservation. Contact : [adresse]. Vous pouvez saisir la CNIL. »
Cette trame n’est pas un formulaire officiel : elle reprend les éléments d’information cités par la CNIL et les durées des articles R.321-6 et R.321-6-1. Elle n’autorise pas à collecter davantage que ce que le registre exige.
Erreurs fréquentes à éviter
Les pièges ci-dessous sont ceux qui reviennent le plus souvent sur ce sujet précis :
- Noter « CNI » sans numéro, date de délivrance ni autorité : la pièce doit être identifiable, pas seulement citée.
- Accepter une adresse de correspondance (« chez M. X », boîte postale) à la place du domicile demandé par R.321-3.
- Écrire « provenance : particulier » : l’identité du vendeur et la provenance de l’objet sont deux mentions distinctes.
- Pour une société, se contenter de la dénomination : R.321-3 exige aussi le siège, l’identité du représentant et les références de sa pièce.
- Reconstituer les références de la pièce de mémoire après coup : une mention inexacte relève de l’article 321-8 (6 mois, 30 000 €).
- Faire signer un consentement RGPD au vendeur : la base légale est l’obligation légale (article 6, paragraphe 1, c), pas le consentement.
Les erreurs qu’on voit le plus souvent — et comment les corriger
L’identité et la provenance sont les deux champs les plus souvent bâclés, et ceux qui font toute la valeur d’un registre. Six erreurs, six gestes.
Fusionner l’identité et la pièce d’identité
Ce qui se passe : on écrit « M. Dupont, CNI 1234 » dans un seul champ, et l’on perd la date de délivrance comme l’autorité émettrice. La correction : deux blocs distincts. D’un côté nom, prénoms, qualité, domicile ; de l’autre nature, numéro, date de délivrance et autorité de la pièce produite — c’est la lettre de l’article R.321-3.
Pour une société, ne noter que la dénomination
Ce qui se passe : « SARL Atelier Verrier » et rien d’autre : ni siège, ni représentant, ni pièce. La correction : dénomination et siège de la personne morale, puis identité, qualité, domicile et références de pièce de son représentant. Trois blocs, pas un.
Confondre le mandataire et le représentant légal
Ce qui se passe : on relève la pièce du gérant absent parce que « c’est lui le patron ». La correction : le texte vise les références de la pièce produite par la personne physique qui réalise l’opération. C’est celle qui est devant vous. Si elle agit pour autrui, notez son mandat en plus, ne remplacez rien.
Écrire « particulier » comme provenance
Ce qui se passe : le champ est rempli mais ne dit rien : « particulier » n’explique pas d’où vient l’objet. La correction : décrivez la circonstance et ce que le vendeur déclare — « succession familiale déclarée par le vendeur », « achat en salle des ventes X le 12/08/2026 », « déstockage d’un atelier ». Présentez la déclaration comme une déclaration.
Grouper des objets pour aller plus vite
Ce qui se passe : « lot de bijoux divers, 900 € » — et plus rien n’est identifiable. La correction : le groupement n’est ouvert que pour des objets dont la valeur unitaire ne dépasse pas 60 € inclus (article 1 de l’arrêté du 29 décembre 1988) et qui ne présentent pas d’intérêt artistique ou historique. Au-delà, une écriture par objet.
Ne pas relire l’orthographe du nom
Ce qui se passe : « Lemoine » écrit « Lemoyne », et la recherche ne retrouve plus rien six mois plus tard. La correction : recopiez le nom depuis la pièce, caractère par caractère, y compris les traits d’union et les prénoms composés. Une fiche vendeur réutilisable évite de ressaisir — et donc de refaire la faute.
La règle simple : ce qui est déclaré se présente comme déclaré, ce qui est vérifié se présente comme vérifié, et ce qui est inconnu reste vide. On ne remplit jamais un champ au jugé.