La règle, et son texte
L'article R.321-3 du code pénal fixe mot pour mot le contenu de la fiche vendeur. Pour une personne physique : nom, prénoms, qualité et domicile, ainsi que la nature, le numéro, la date de délivrance et l'autorité ayant établi la pièce d'identité produite. Pour une personne morale : dénomination, siège et identité de son représentant, avec les références de sa pièce. Le même article exige la nature, la provenance et une description comprenant les caractéristiques de l'objet et ses identifiants particuliers : noms, signatures, monogrammes, lettres, chiffres, numéros de série, emblèmes et signes. Le mot choisi par le texte est « domicile » : l'adresse réelle où vit la personne, pas une adresse de correspondance retenue pour l'occasion. Porter une mention inexacte sur le registre, ou refuser de le présenter, est puni par l'article 321-8 du code pénal de six mois d'emprisonnement et 30 000 € d'amende — les mêmes peines que l'absence de tenue jour par jour sanctionnée par l'article 321-7.
- Relever les informations sur pièce officielle
- Différencier particulier et professionnel
- Garder une description exploitable
Application concrète dans votre registre
Au comptoir, trois gestes suffisent. Un : demander la pièce avant de saisir, et recopier ses références telles quelles — nature (carte d'identité, passeport…), numéro, date de délivrance, autorité — au lieu de les reconstituer de mémoire après le départ du vendeur. Deux : noter le domicile complet (numéro, rue, code postal, commune) tel que déclaré. Trois : renseigner la provenance dans le même mouvement, avec une description reprenant les identifiants visibles de l'objet (numéro de série, signature, poinçon…). Côté RGPD, aucun consentement à faire signer : le traitement repose sur l'obligation légale (article 6, paragraphe 1, c) du règlement), et cette base ne couvre que les données et finalités liées au registre. Les durées sont fixées : 5 ans après la clôture d'un registre papier (R.321-6), 10 ans après l'enregistrement dans un traitement automatisé (R.321-6-1) ; avant ce terme, le droit à l'effacement est écarté par l'article 17, paragraphe 3, b). Livre de Police guide la saisie champ par champ selon R.321-3 et applique ces durées automatiquement.
- Saisir au fil de l’eau, jamais en fin de mois
- Contrôler l’identité sur pièce avant validation
- Tracer chaque correction, ne jamais effacer
- Pouvoir présenter un extrait daté immédiatement
Erreurs fréquentes à éviter
Les pièges ci-dessous sont ceux qui reviennent le plus souvent sur ce sujet précis :
- Noter « CNI » sans numéro, date de délivrance ni autorité : la pièce doit être identifiable, pas seulement citée.
- Accepter une adresse de correspondance (« chez M. X », boîte postale) à la place du domicile demandé par R.321-3.
- Écrire « provenance : particulier » : l'identité du vendeur et la provenance de l'objet sont deux mentions distinctes.
- Pour une société, se contenter de la dénomination : R.321-3 exige aussi le siège, l'identité du représentant et les références de sa pièce.
- Reconstituer les références de la pièce de mémoire après coup : une mention inexacte relève de l'article 321-8 (6 mois, 30 000 €).
- Faire signer un consentement RGPD au vendeur : la base légale est l'obligation légale (article 6, paragraphe 1, c), pas le consentement.
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Questions fréquentes
Dois-je photocopier la pièce d'identité du vendeur ?
Non, le texte ne l'impose pas. L'article R.321-3 exige d'inscrire au registre la nature, le numéro, la date de délivrance et l'autorité ayant établi la pièce produite — quatre références, pas une copie. L'essentiel est la fidélité de la retranscription : une mention inexacte est punie par l'article 321-8 du code pénal de six mois d'emprisonnement et 30 000 € d'amende.
Le vendeur refuse de donner son adresse : puis-je quand même acheter ?
Le domicile figure parmi les mentions que l'article R.321-3 impose d'inscrire pour chaque personne physique. Sans lui, vous ne pouvez pas remplir la ligne comme le texte l'exige. La pratique la plus sûre est de ne pas conclure l'opération tant que l'identité complète — nom, prénoms, qualité, domicile et pièce d'identité — n'est pas fournie.
Que mettre en provenance quand le vendeur dit juste « ça vient de ma grand-mère » ?
Enregistrez ce qui est déclaré, tel quel et daté : « succession familiale, déclaré par le vendeur », plutôt qu'un vague « particulier ». L'article R.321-3 exige la provenance en plus de l'identité : ce sont deux informations distinctes. Complétez par la description et les identifiants particuliers de l'objet (signatures, monogrammes, numéros de série…), que le même article énumère.
Combien de temps garder ces données, et puis-je les effacer si le vendeur le demande ?
5 ans après la clôture pour un registre papier (R.321-6 du code pénal), 10 ans après l'enregistrement pour un traitement automatisé (R.321-6-1). Avant ce terme, la demande d'effacement ne peut pas aboutir : l'article 17, paragraphe 3, b) du RGPD écarte ce droit tant que la conservation reste nécessaire au respect d'une obligation légale.
Ce guide remplace-t-il un conseil juridique ?
Non. Il donne une information opérationnelle et renvoie vers les sources officielles ; un cas particulier doit être vérifié avec un conseil compétent.
Confiance et sources
LivreDePolice.com est édité par ENYWERE SAS et développé par Untelcom. Page mise à jour le 17/08/2026. Chaque règle citée ici renvoie à son texte officiel — article du code pénal, arrêté, code monétaire et financier — et la page Sources officielles pointe directement vers Légifrance.