Règlement (UE) 2016/679, notamment articles 4 à 6, 12 à 18, 21, 25, 28 et 32
Finalités, minimisation, bases légales, information, droits, rôles et sécurité
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Parcours juridique · module 8 sur 12
Données du registre : base légale, droits et sécurité
Traiter chaque donnée selon sa finalité réelle : registre obligatoire, éventuelle règle sectorielle ou usage distinct.
À retenir avant de lire
L'obligation du registre ne couvre que les données nécessaires au texte. R.321-3 n'impose pas une copie générale de la pièce ; les durées de 5 ans, 6 ans et 10 ans répondent à des régimes distincts.
Séparer les rôles, les finalités et les bases légales
📜 Une base par finalité :
Les mentions nécessaires à la tenue du registre peuvent reposer sur l'obligation légale de l'article 6, paragraphe 1, c), du RGPD, en lien avec les articles 321-7 et R.321-3 à R.321-6-1 du Code pénal. Cette base ne couvre pas automatiquement un champ facultatif, une copie du titre, une prospection ou une autre réutilisation. Le professionnel qui détermine pourquoi et comment les données du registre sont traitées relève de la définition du responsable de traitement ; un prestataire qui agit sur instructions peut relever de la sous-traitance. Vérifiez la répartition exacte dans les documents contractuels et pour chaque finalité, sans la déduire du seul nom du service.
Les mentions nécessaires à la tenue du registre peuvent reposer sur l'obligation légale de l'article 6, paragraphe 1, c), du RGPD, en lien avec les articles 321-7 et R.321-3 à R.321-6-1 du Code pénal. Cette base ne couvre pas automatiquement un champ facultatif, une copie du titre, une prospection ou une autre réutilisation. Le professionnel qui détermine pourquoi et comment les données du registre sont traitées relève de la définition du responsable de traitement ; un prestataire qui agit sur instructions peut relever de la sous-traitance. Vérifiez la répartition exacte dans les documents contractuels et pour chaque finalité, sans la déduire du seul nom du service.
Collecter le minimum et ne pas copier la pièce par réflexe
⚠️ Références obligatoires, copie distincte :
R.321-3 exige la nature, le numéro, la date de délivrance et l'autorité ayant établi la pièce produite par la personne physique qui réalise l'opération ; il n'impose pas, à lui seul, d'en conserver une image ou une photocopie. La date et le lieu de naissance, un téléphone ou une adresse électronique ne deviennent pas obligatoires parce qu'un champ existe. Le référentiel CNIL de gestion commerciale indique, dans son champ formel limité aux clients et prospects, que la simple consultation peut suffire et qu'une copie demande une loi ou un besoin probatoire justifié, une durée propre, un archivage intermédiaire et une sécurité renforcée. Cette doctrine de comparaison n'autorise pas une copie générale de la pièce de tous les vendeurs. Le guide de l’achat direct à un particulier montre comment limiter la saisie au cas direct réellement couvert.
R.321-3 exige la nature, le numéro, la date de délivrance et l'autorité ayant établi la pièce produite par la personne physique qui réalise l'opération ; il n'impose pas, à lui seul, d'en conserver une image ou une photocopie. La date et le lieu de naissance, un téléphone ou une adresse électronique ne deviennent pas obligatoires parce qu'un champ existe. Le référentiel CNIL de gestion commerciale indique, dans son champ formel limité aux clients et prospects, que la simple consultation peut suffire et qu'une copie demande une loi ou un besoin probatoire justifié, une durée propre, un archivage intermédiaire et une sécurité renforcée. Cette doctrine de comparaison n'autorise pas une copie générale de la pièce de tous les vendeurs. Le guide de l’achat direct à un particulier montre comment limiter la saisie au cas direct réellement couvert.
Borner exactement l'exception LCB-FT
📜 R.561-5-1 n'est pas une règle générale du registre :
Pour les seules personnes réellement visées par L.561-2 et la vérification prévue au 2° du I de L.561-5, R.561-5-1 énumère plusieurs modalités. Son 3° prévoit, lorsqu'une personne physique est présente lors de l'établissement de la relation d'affaires, la présentation de l'original valide d'un document officiel avec photographie et la prise d'une copie. La présence physique n'en fait pas une règle autonome applicable à tout revendeur : confirmez d'abord l'assujettissement, l'opération et la modalité pertinente.
Pour les seules personnes réellement visées par L.561-2 et la vérification prévue au 2° du I de L.561-5, R.561-5-1 énumère plusieurs modalités. Son 3° prévoit, lorsqu'une personne physique est présente lors de l'établissement de la relation d'affaires, la présentation de l'original valide d'un document officiel avec photographie et la prise d'une copie. La présence physique n'en fait pas une règle autonome applicable à tout revendeur : confirmez d'abord l'assujettissement, l'opération et la modalité pertinente.
Informer la personne au moment du recueil
🔧 Notice courte au comptoir :
Lors d'une collecte directe, indiquez de façon accessible l'identité et les coordonnées du responsable, les finalités, la base légale, les données obligatoires ou facultatives, la conséquence d'un refus, les destinataires, la durée ou ses critères, les droits, le contact de protection des données et la possibilité de saisir la CNIL. Une politique générale difficile à trouver ne remplace pas nécessairement cette information au bon moment. L'information ne rend pas licite une donnée excessive.
Lors d'une collecte directe, indiquez de façon accessible l'identité et les coordonnées du responsable, les finalités, la base légale, les données obligatoires ou facultatives, la conséquence d'un refus, les destinataires, la durée ou ses critères, les droits, le contact de protection des données et la possibilité de saisir la CNIL. Une politique générale difficile à trouver ne remplace pas nécessairement cette information au bon moment. L'information ne rend pas licite une donnée excessive.
Appliquer une durée à chaque donnée et à chaque support
⚠️ Ne mélangez pas 5, 6 et 10 ans :
Le registre papier se conserve cinq ans après sa clôture ; les données du registre automatisé, dix ans après leur enregistrement. Dans le seul champ LCB-FT applicable, L.561-12 prévoit cinq ans avec les points de départ qu'il distingue. Le repère maximal de six ans du référentiel CNIL concerne, dans son champ clients et prospects, une copie justifiée par la loi ou la preuve ; il ne devient pas la durée du registre ni une règle pour chaque vendeur. Les exports, sauvegardes, journaux et éventuelles copies suivent eux aussi une finalité, des accès et une échéance documentés. La fin de l'abonnement ne permet ni de détruire trop tôt le registre du professionnel ni de promettre une conservation indéfinie : vérifiez la restitution, l'export et le sort des données dans les documents courants.
Le registre papier se conserve cinq ans après sa clôture ; les données du registre automatisé, dix ans après leur enregistrement. Dans le seul champ LCB-FT applicable, L.561-12 prévoit cinq ans avec les points de départ qu'il distingue. Le repère maximal de six ans du référentiel CNIL concerne, dans son champ clients et prospects, une copie justifiée par la loi ou la preuve ; il ne devient pas la durée du registre ni une règle pour chaque vendeur. Les exports, sauvegardes, journaux et éventuelles copies suivent eux aussi une finalité, des accès et une échéance documentés. La fin de l'abonnement ne permet ni de détruire trop tôt le registre du professionnel ni de promettre une conservation indéfinie : vérifiez la restitution, l'export et le sort des données dans les documents courants.
Répondre aux droits sans masquer l'écriture initiale
🔧 Examiner la demande donnée par donnée :
Organisez l'accès, la rectification et la limitation. Pour un traitement fondé sur l'obligation légale, l'opposition et la portabilité ne sont normalement pas les droits attachés à cette base. L'effacement peut être refusé seulement dans la mesure où la conservation reste nécessaire au respect du texte ; les données facultatives, copies et autres usages doivent être examinés séparément. Une donnée inexacte d'une écriture validée se rectifie sans supprimer silencieusement l'original. Motivez toute réponse partielle et indiquez la voie de réclamation.
Organisez l'accès, la rectification et la limitation. Pour un traitement fondé sur l'obligation légale, l'opposition et la portabilité ne sont normalement pas les droits attachés à cette base. L'effacement peut être refusé seulement dans la mesure où la conservation reste nécessaire au respect du texte ; les données facultatives, copies et autres usages doivent être examinés séparément. Une donnée inexacte d'une écriture validée se rectifie sans supprimer silencieusement l'original. Motivez toute réponse partielle et indiquez la voie de réclamation.
Limiter les accès et protéger toutes les copies
🔧 Sécurité proportionnée au risque :
Réservez les données aux personnes qui en ont besoin, utilisez des accès individuels, protégez les postes et les moyens de connexion, contrôlez les exports et les destinataires, sécurisez les sauvegardes et purgez les données arrivées à échéance. Une copie de titre réellement justifiée appelle des protections renforcées et un archivage séparé ; le référentiel CNIL cite notamment la réduction de la qualité de l'image ou un filigrane daté comme exemples. Ces mesures ne constituent ni une certification ni la preuve automatique de conformité d'un produit.
Réservez les données aux personnes qui en ont besoin, utilisez des accès individuels, protégez les postes et les moyens de connexion, contrôlez les exports et les destinataires, sécurisez les sauvegardes et purgez les données arrivées à échéance. Une copie de titre réellement justifiée appelle des protections renforcées et un archivage séparé ; le référentiel CNIL cite notamment la réduction de la qualité de l'image ou un filigrane daté comme exemples. Ces mesures ne constituent ni une certification ni la preuve automatique de conformité d'un produit.
Cas pratique
Scénario
Un vendeur demande, un an après l'opération, l'accès, la correction de son adresse et la suppression de toutes ses données. Que répondre ?
Analyse
Identifier d'abord toutes les données et leurs finalités. Donner accès aux données le concernant ; traiter l'adresse inexacte au moyen d'une rectification qui préserve l'écriture initiale ; refuser de supprimer seulement les mentions dont la conservation reste nécessaire au registre et expliquer la durée applicable ; examiner séparément une éventuelle copie, des coordonnées facultatives ou tout autre usage. La réponse doit être motivée, compréhensible et indiquer comment saisir la CNIL.
Base légale
Articles 12, 15 à 18 du RGPD ; article 17.3.b du RGPD ; R.321-6 et R.321-6-1 du Code pénal.
Sources officielles du module 13
Les textes sur lesquels ce module s’appuie. Ouvrez-les : la version consultée et sa date sont indiquées.
Article R.321-3 du Code pénal
Identité, provenance et description des objets
Article R.321-6 du Code pénal
Tenue et conservation du registre papier
Article R.321-6-1 du Code pénal
Tenue du registre par traitement automatisé
Article L.561-2 du CMF
Liste stricte des assujettis aux obligations LCB-FT
Article R.561-5-1 du CMF
Modalités de vérification de l'identité au titre de la LCB-FT
Article L.561-12 du CMF
Conservation des documents et informations de vigilance LCB-FT
Fiche « Minimiser les données collectées »
Collecter seulement les données nécessaires à chaque finalité
Fiche « Information des personnes et transparence »
Informer la personne au moment de la collecte directe
Fiche « Les durées de conservation des données »
Définir une durée par finalité et séparer l'archivage
Fiche « Les six grands principes du RGPD »
Transparence, exercice des droits, conservation et sécurité
Référentiel relatif à la gestion des activités commerciales, délibération n° 2021-131
Doctrine de prudence sur la consultation et la copie d'un justificatif
Fiche « Sécurité des données : les règles essentielles »
Protéger les accès, les supports, les sauvegardes et les données
Toutes les sources du parcours sont réunies dans la bibliothèque.
Quiz — vérifiez votre lecture
Choisissez la réponse qui vous paraît exacte : la bonne s’affiche avec son explication et renvoie au texte. Aucune note n’est enregistrée.
1. Le consentement est-il nécessaire pour les seules mentions indispensables à la tenue légale du registre ?
Explication
L'article 6.1.c peut fonder les données nécessaires au registre. Il ne couvre pas automatiquement les champs facultatifs, les copies ou d'autres usages.
2. R.321-3 impose-t-il une photocopie de la pièce à chaque opération ?
Explication
R.321-3 demande les références de la pièce. Une éventuelle obligation sectorielle, notamment LCB-FT, se vérifie séparément selon son champ exact.
3. Quelle durée appliquer à une donnée ou à une copie ?
Explication
Le papier, le registre automatisé, les documents LCB-FT et une copie probatoire n'ont ni le même objet ni forcément le même point de départ.
4. Une demande d'effacement doit-elle être refusée en bloc pendant dix ans ?
Explication
L'exception de l'article 17.3.b vaut dans la mesure nécessaire au respect de l'obligation. Les autres données et finalités sont examinées séparément.
Poursuivre le parcours
Régimes propres à certains métiers : métaux, LCB-FT, véhicules d’occasion
Maîtriser l’interdiction de paiement en espèces pour les métaux (L.112-6 CMF), le champ exact de la LCB-FT (L.561-2 CMF) et les mentions qui identifient un objet — véhicule d’occasion compris — au titre de R.321-3.
22 minVérifié le 22/08/2026
Lire le module
Toute l’aide
Les sept rubriques du centre d’aide
Chaque rubrique répond à un moment différent : vous lancer, comprendre un écran, vérifier un mot, résoudre un blocage ou lire ce que dit le texte. Elles se renvoient l’une à l’autre ; commencez où vous voulez.
Une question que l’aide ne couvre pas ?
Une vraie personne vous répond, en français, 7 jours sur 7 — que vous soyez client ou non. Et si vous préférez essayer avant de demander : le registre se crée en quelques minutes, avec 250 objets offerts à vie (60 véhicules en automobile) et sans carte bancaire.
Réforme française
Facturation électronique incluse
Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques au 1er septembre 2026. Livre de Police met le parcours d’activation, la réception, l’émission, les statuts et l’e-reporting à disposition dans chaque compte, sans abonnement séparé.