Fiche · Registre
Registre (liste des objets)
Le Registre rassemble les objets enregistrés, du plus récent au plus ancien. Vous y retrouvez une écriture, validez un brouillon, consultez un objet ou éditez un extrait PDF. Dans le logiciel, une écriture validée n'est plus modifiée ni supprimée en place : l'historique évolue par ajout et une rectification est tracée séparément. Cette conception contribue à satisfaire les exigences d'intégrité et d'intangibilité, sans constituer à elle seule une garantie ou une certification juridique du système complet.
Comment l'utiliser
1
Ouvrez le Registre
Cliquez sur Registre dans le menu. La liste de vos objets s'affiche, les plus récents en haut.
2
Retrouvez un objet
Utilisez la barre de recherche (tapez un mot de la désignation, un nom de vendeur, un numéro) ou les filtres (par date, catégorie, statut brouillon/validé) pour retrouver rapidement une entrée.
3
Ouvrez le détail
Cliquez sur une ligne pour voir toute la fiche de l'objet : description, vendeur, transaction, et son statut (brouillon ou validé, verrouillé).
4
Validez un brouillon
Si l'objet est en brouillon, vous pouvez encore le compléter puis cliquer sur « Valider & inscrire au livre de police » pour le rendre définitif.
5
Éditez un extrait PDF
Depuis le détail d'un objet ou la liste, générez un extrait PDF pour l'archiver ou le présenter. Contrôlez séparément le statut des preuves associées.
Les champs, un par un
Barre de recherche
Tapez n'importe quel mot : une partie de la désignation, un nom de vendeur, un numéro de série. La liste se filtre au fur et à mesure.
Filtres (date, catégorie, statut)
Affinez la liste : n'afficher que les objets d'un mois, d'une catégorie, ou seulement les brouillons non validés.
Statut (brouillon / validé)
Un badge indique si l'écriture est encore modifiable (brouillon) ou verrouillée définitivement (validée). Le cadenas signifie inaltérable.
Numéro d'écriture / référence
Chaque objet reçoit une référence unique dans le registre. C'est elle qu'on cite quand une nouvelle écriture corrige une ancienne.
Blocages fréquents & solutions
Je ne retrouve pas un objet que j'ai pourtant saisi
Vérifiez le filtre de statut : il est peut-être réglé sur « validés » alors que votre objet est en brouillon (ou l'inverse). Remettez le filtre sur « tous ». Essayez aussi de chercher par nom de vendeur plutôt que par désignation.
Vérifiez le filtre de statut : il est peut-être réglé sur « validés » alors que votre objet est en brouillon (ou l'inverse). Remettez le filtre sur « tous ». Essayez aussi de chercher par nom de vendeur plutôt que par désignation.
Je veux supprimer une écriture validée par erreur
Une écriture validée n'est pas supprimée en place. Créez un événement de correction daté qui référence l'écriture erronée et conserve l'historique.
Une écriture validée n'est pas supprimée en place. Créez un événement de correction daté qui référence l'écriture erronée et conserve l'historique.
Je veux modifier le prix ou le vendeur d'un objet déjà validé
Une écriture validée est verrouillée. Utilisez une rectification datée qui référence l'original afin de préserver la chronologie contrôlable.
Une écriture validée est verrouillée. Utilisez une rectification datée qui référence l'original afin de préserver la chronologie contrôlable.
La liste est très longue et lente à parcourir
Utilisez les filtres par date ou catégorie pour réduire l'affichage, plutôt que de faire défiler toute la liste. La recherche par mot-clé est le moyen le plus rapide.
Utilisez les filtres par date ou catégorie pour réduire l'affichage, plutôt que de faire défiler toute la liste. La recherche par mot-clé est le moyen le plus rapide.
Astuces
- Considérez le registre comme un cahier à l'encre : on préserve l'écriture initiale et on trace la rectification séparément. Cette méthode protège l'historique ; sa conformité dépend aussi de l'ensemble du système et de son archivage.
- Quand vous corrigez une erreur par une nouvelle écriture, indiquez clairement dans la description « rectifie l'écriture n° … » pour que l'historique soit limpide.
- Filtrez sur « brouillons » une fois par semaine pour vous assurer qu'aucune entrée n'a été oubliée sans validation.
- Un extrait PDF par objet est utile pour joindre une preuve à une facture ou à un dossier d'assurance.