Ce que ce terme désigne
L’article R.321-6 du Code pénal prévoit la cotation et le paraphe du registre physique. L’article R.321-6-1 indique que la tenue au moyen d’un traitement automatisé de données à caractère personnel dispense de ce registre physique coté et paraphé.
Cette dispense n’efface pas les autres exigences : R.321-6-1 demande que le traitement garantisse l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité, et l’arrêté du 15 mai 2020 fixe des spécifications techniques. La présence d’un chaînage, de verrous ou de scellements peut documenter certains contrôles ; elle ne suffit pas, seule, à conclure à la conformité du traitement.
À quoi ça sert concrètement : à savoir si vous devez encore aller faire coter et parapher un cahier. Si votre registre est tenu par un traitement automatisé conforme, le registre physique coté et paraphé n’est plus l’objet de la formalité — mais les autres exigences, elles, restent entières.
Un exemple : une friperie tenait un cahier paraphé par la mairie et passe au numérique. Elle ne fait pas parapher un second cahier : elle vérifie que son traitement répond aux exigences d’intégrité, d’intangibilité et de sécurité, et elle conserve son ancien cahier, qui reste consultable pour la période qu’il couvre.
Les erreurs fréquentes :
Cette dispense n’efface pas les autres exigences : R.321-6-1 demande que le traitement garantisse l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité, et l’arrêté du 15 mai 2020 fixe des spécifications techniques. La présence d’un chaînage, de verrous ou de scellements peut documenter certains contrôles ; elle ne suffit pas, seule, à conclure à la conformité du traitement.
À quoi ça sert concrètement : à savoir si vous devez encore aller faire coter et parapher un cahier. Si votre registre est tenu par un traitement automatisé conforme, le registre physique coté et paraphé n’est plus l’objet de la formalité — mais les autres exigences, elles, restent entières.
Un exemple : une friperie tenait un cahier paraphé par la mairie et passe au numérique. Elle ne fait pas parapher un second cahier : elle vérifie que son traitement répond aux exigences d’intégrité, d’intangibilité et de sécurité, et elle conserve son ancien cahier, qui reste consultable pour la période qu’il couvre.
Les erreurs fréquentes :
- Comprendre « dispense de paraphe » comme « dispense de registre ». L’obligation de tenir le registre ne bouge pas.
- Jeter ou abandonner l’ancien registre papier lors du passage au numérique : il couvre une période et doit rester présentable.
- Considérer que la présence d’un chaînage ou de scellements suffit à conclure à la conformité du traitement. Ces éléments documentent des contrôles ; ils ne remplacent pas l’examen des exigences applicables.